Wie erkläre ich der KI unsere internen Abkürzungen?

Das Problem

In jedem Betrieb haben sich Abkürzungen eingebürgert. «KST» für Kostenstelle, «GL» für Geschäftsleitung, «WE» für Wareneingang, «PL» für Projektleiter oder Preisliste, je nach Abteilung. Unter Kolleginnen ist das klar. Sie fügen eine Notiz mit solchen Kürzeln in die KI ein und bitten um eine Zusammenfassung, und die KI versteht «PL» als «Premier League» oder «GL» als «Gleitzeit».

Das ist keine Böswilligkeit. Die KI wählt die häufigste Bedeutung, die sie aus ihren Trainingstexten kennt. Ihre interne Bedeutung kennt sie nicht, und sie fragt auch nicht immer nach. Die Folge sind Zusammenfassungen, die auf den ersten Blick plausibel wirken, aber an entscheidenden Stellen falsch sind.

Die Lösung ist ein kleines Glossar. Sie geben der KI die Bedeutung Ihrer Begriffe mit, am besten in einer festen Form, die Sie immer wieder verwenden können. Das dauert beim ersten Mal eine halbe Stunde und spart danach bei jeder Aufgabe Zeit und Fehler.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Begriffe sammeln: Schauen Sie typische Dokumente an, etwa Protokolle, Mails und Tabellen, und notieren Sie Abkürzungen und Fachwörter, die Aussenstehende nicht verstehen.
2. Auf die wichtigsten beschränken: Nehmen Sie zuerst die zehn bis zwanzig häufigsten und die mehrdeutigen auf.
3. Bedeutung festhalten: Schreiben Sie zu jedem Begriff in einem Satz, was er heisst, und, wenn nötig, was er nicht heisst.
4. Mehrdeutiges kennzeichnen: Wenn ein Kürzel je nach Abteilung Verschiedenes bedeutet, schreiben Sie beide Bedeutungen und wann welche gilt.
5. Glossar im Prompt mitgeben: Fügen Sie es vor dem eigentlichen Material ein und kennzeichnen Sie es als «Glossar».
6. Auflösung verlangen: Bitten Sie die KI, nur die Begriffe aus dem Glossar zu verwenden und bei unbekannten Abkürzungen nachzufragen, statt zu raten.
7. Ergebnis prüfen: Achten Sie darauf, ob die Begriffe richtig verwendet wurden. Ergänzen Sie fehlende Einträge.
8. Glossar pflegen: Halten Sie es in einem gemeinsamen Dokument fest und aktualisieren Sie es bei Bedarf. Siehe Prompt-Bausteine kombinieren.

Vorlage zum Kopieren

Mit diesem Auftrag lassen Sie sich helfen, aus Ihren Dokumenten ein Glossar zu erstellen:

Hier sind Auszüge aus internen Dokumenten unseres Betriebs ([Branche]): [Texte einfügen, ohne vertrauliche Details].
Erstelle eine Liste aller Abkürzungen und Fachbegriffe, die für Aussenstehende nicht eindeutig sind.
Schreibe zu jedem: «Abkürzung – vermutete Bedeutung – Sicherheit (hoch/mittel/niedrig)».
Erfinde keine Bedeutungen. Wo du unsicher bist, schreibe «unklar, bitte erklären».
Ich ergänze danach die richtigen Bedeutungen und gebe dir das Glossar für künftige Aufgaben.

Und so verwenden Sie das fertige Glossar später:

Glossar:
KST = Kostenstelle
GL = Geschäftsleitung (nicht Gleitzeit)
[weitere Einträge]
Verwende dieses Glossar. Bei unbekannten Abkürzungen frage nach, statt zu raten.
Aufgabe: [z. B. Fasse das folgende Protokoll zusammen: …]

Worauf Sie achten müssen

• Datenschutz: Interne Glossare enthalten oft Projektnamen, Kundennamen oder Kostenstellen. Prüfen Sie, was in einen Dienst gelangen darf, und entfernen Sie Vertrauliches. Siehe Vertrauliche Firmendaten im Prompt.
• Falsche Vermutungen: Die KI schlägt Bedeutungen vor, die plausibel klingen, aber falsch sein können. Prüfen Sie jede.
• Veraltete Einträge: Abteilungen und Begriffe ändern sich. Pflegen Sie das Glossar.
• Zu lange Listen: Ein Glossar mit Hunderten Einträgen überfordert. Nehmen Sie nur das Nötige für die jeweilige Aufgabe.
• Mehrdeutige Begriffe: Kennzeichnen Sie sie besonders. Ein Fehler hier fällt nicht auf.
• Gleichbleibende Schreibweise: Verwenden Sie Kürzel immer gleich, nicht einmal «KST» und einmal «Kst.».

So bleibt das Glossar nützlich: Legen Sie fest, wer es verantwortet, und halten Sie neue Begriffe in einem gemeinsamen Dokument fest, das alle im Team einsehen können. Nehmen Sie das Glossar auch in Ihre Einarbeitung neuer Mitarbeitender auf, denn Menschen verstehen interne Kürzel ebenfalls nicht auf Anhieb. Wenn Sie KI für Übersetzungen einsetzen, ergänzen Sie die Zielsprache bei jedem Begriff, damit Fachwörter einheitlich übersetzt werden. Siehe Übersetzungsglossar mit KI erstellen. So wird aus einer kleinen Hilfsliste ein Baustein für vieles, was Sie mit KI und mit Menschen tun.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Der Projektleiter eines Bauunternehmens in Winterthur lässt wöchentliche Baustellenprotokolle zusammenfassen. Die Protokolle sind voller Kürzel wie «BL», «SiGe», «Bst.» und «MA».

Vorher: Die KI deutet «BL» als Bauleiter, in der Wirklichkeit steht es für «Betonlieferung». Die Zusammenfassung meldet, der Bauleiter habe sich verspätet, obwohl die Lieferung verspätet war. Das Missverständnis fällt erst in der Sitzung auf.

Nachher: Er erstellt mit der Vorlage ein Glossar aus zwei alten Protokollen, korrigiert die Bedeutungen und gibt es künftig mit. Die KI verwendet die richtigen Begriffe und fragt bei unbekannten Kürzeln nach. Eine Kollegin ergänzt das Glossar, wenn neue Begriffe auftauchen.

So hilft Ihnen Alpasana

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Häufige Fragen

Wie lang darf das Glossar sein?

Für eine Aufgabe genügen meist zehn bis zwanzig Einträge. Nehmen Sie nur die Begriffe auf, die im Material vorkommen.

Kann die KI ein Glossar selbst erstellen?

Sie kann Begriffe sammeln und Bedeutungen vorschlagen. Die richtige Bedeutung müssen Sie liefern oder bestätigen.

Was, wenn ein Kürzel mehrere Bedeutungen hat?

Nennen Sie beide und sagen Sie, woran man erkennt, welche gemeint ist, zum Beispiel nach Abteilung oder Dokumenttyp.

Muss ich bei jedem Auftrag das Glossar neu einfügen?

In einem neuen Chat ja. Legen Sie es als Baustein oder in gespeicherten Anweisungen ab. Siehe Dauerhafte Anweisungen formulieren.