Text in einfache Sprache umschreiben mit KI

Das Problem

Sie haben eine korrekte Mitteilung geschrieben, aber Kolleginnen oder Kundinnen fragen immer wieder nach. Viele Fachwörter, lange Sätze und unausgesprochene Voraussetzungen erschweren das Verständnis. Das Problem liegt dann nicht unbedingt beim Inhalt, sondern bei seiner Darstellung.

Einfache Sprache soll den Zugang erleichtern, ohne die Menschen herablassend anzusprechen. Nicht jede Vereinfachung darf eine sachliche Unterscheidung entfernen. Ein wichtiges Fachwort mit kurzer Erklärung kann hilfreicher sein als ein ungenaues Alltagswort.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Beschreiben Sie Ihren Leserkreis. Nennen Sie der KI, welche Vorkenntnisse Sie voraussetzen können und wozu der Text gelesen wird. Bleiben Sie bei konkreten Bedürfnissen statt pauschalen Zuschreibungen. Eine neue Mitarbeiterin kennt etwa betriebliche Abkürzungen noch nicht.

1. Markieren Sie unverzichtbare Aussagen. Halten Sie Termine, Bedingungen, Ausnahmen und geforderte Handlungen fest. Diese Liste begleitet die ganze Überarbeitung. Ein verständlicher Satz darf nicht aus einer Möglichkeit eine Pflicht oder aus einer Empfehlung eine Zusage machen.

1. Suchen Sie sprachliche Hindernisse. Lassen Sie Fachwörter, lange Satzgefüge und unklare Verweise auflisten. Entscheiden Sie, welche Begriffe erklärt und welche ersetzt werden können. Namen offizieller Formulare oder wichtiger Dokumente sollten auffindbar bleiben.

1. Lassen Sie abschnittsweise umschreiben. Verwenden Sie die Vorlage und verlangen Sie kurze, vollständige Sätze. Pro Absatz soll ein Gedanke im Mittelpunkt stehen. Bitten Sie um direkte Anweisungen, wenn die lesende Person etwas tun soll, statt um unpersönliche Wendungen.

1. Prüfen Sie fachliche Genauigkeit. Vergleichen Sie jeden Abschnitt mit dem Original und Ihrer Pflichtliste. Achten Sie besonders auf Fachbegriffe, die durch ein ungenaues Wort ersetzt wurden. Lassen Sie dann lieber eine kurze Erklärung neben dem korrekten Begriff stehen.

1. Testen Sie das Verständnis. Bitten Sie eine Person aus dem vorgesehenen Leserkreis, den nächsten Schritt mit eigenen Worten zu beschreiben. Fragen Sie konkret, was sie tun würde und welche Information fehlt. Ein freundliches «ist verständlich» allein zeigt mögliche Missverständnisse kaum.

1. Übernehmen Sie die geprüfte Fassung. Verbessern Sie Stellen, an denen der Verständnistest Fragen aufgeworfen hat. Prüfen Sie danach nochmals die Fakten. Behalten Sie bei formellen oder fachlich verbindlichen Texten den Bezug zur massgeblichen Originalfassung und klären Sie Einzelfragen fachlich.

Prüfen Sie die fertige Arbeitsfassung:

Vorlage zum Kopieren

Ein Prompt ist der Arbeitsauftrag, den Sie in das Eingabefeld der KI schreiben. Kopieren Sie diese Vorlage und setzen Sie nur Angaben ein, die Sie für diese Bearbeitung verwenden dürfen.

Schreibe [Ausgangstext] in einfacher, respektvoller Sprache um.
Leserkreis und Vorwissen: [Angaben]. Zweck: [was verstanden oder getan werden soll].
Unverzichtbare Inhalte: [Liste].
Nutze kurze vollständige Sätze und übersichtliche Absätze.
Erkläre notwendige Fachbegriffe direkt beim ersten Auftreten.
Erhalte Bedingungen, Verneinungen, Termine und offizielle Dokumentnamen.
Erfinde keine Beispiele oder Fakten, die im Ausgangstext nicht belegt sind.
Liste danach ersetzte Begriffe und mögliche Bedeutungsänderungen zur Prüfung auf.
Bezeichne das Ergebnis nicht als fachlich zertifizierte Fassung.

Ersetzen Sie die Angaben in eckigen Klammern durch Ihre geprüften Informationen und passen Sie Zweck, Leserkreis und Umfang an Ihren konkreten Fall an.

Worauf Sie achten müssen

• Daten begrenzen: Arbeiten Sie mit einer bereinigten Kopie und dem im Betrieb freigegebenen Werkzeug. Namen zu entfernen genügt nicht immer, wenn andere Angaben Personen weiterhin erkennbar machen; klären Sie Zweifelsfälle vor der Eingabe.
• Erfindungen erkennen: KI kann plausibel klingende Inhalte ergänzen, die in Ihren Unterlagen nicht stehen; solche Erfindungen werden auch Halluzinationen genannt. Prüfen Sie jede entscheidende Aussage an der tatsächlichen Grundlage.
• Vereinfachung ist keine Fachfreigabe: Bei Sicherheitsanweisungen, Verträgen oder behördlichen Vorgaben können einzelne Wörter entscheidend sein. Lassen Sie solche Fassungen von der zuständigen Fachperson prüfen, bevor andere Menschen danach handeln.
• Verantwortung festlegen: Bestimmen Sie vor der Weitergabe, wer den Inhalt prüfen und freigeben soll. Ungeklärte fachliche, rechtliche oder datenschutzbezogene Fragen gehören zur zuständigen Fachperson, nicht in eine weitere Runde blosser sprachlicher Überarbeitung.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Frau Müller erklärt in einem KMU in Biel, wie Mitarbeitende eine interne Materialbestellung abgeben sollen. Der alte Text verwendet mehrere Abkürzungen und versteckt die nötige Freigabe in einem Nebensatz. Neue Kolleginnen verstehen deshalb den Ablauf nicht vollständig.

Die KI teilt den Text in kurze Handlungsschritte und erklärt den Begriff Freigabe. Frau Müller prüft, dass die Reihenfolge unverändert bleibt, und lässt eine neue Kollegin den Ablauf nacherzählen. Eine letzte Rückfrage zeigt, wo die zuständige Person noch ausdrücklich genannt werden muss.

Für verwandte Arbeitsschritte helfen Ihnen Text mit KI kürzen, ohne wichtige Inhalte zu verlieren und Text in übersichtliche Stichpunkte umwandeln mit KI. Wählen Sie die Vorlage passend zur nächsten Aufgabe, damit Zweck und erforderliche Kontrolle klar bleiben.

So hilft Ihnen Alpasana

Im Prompt-Engineering-Kurs von absofort lernen Sie, Arbeitsaufträge an KI mit Aufgabe, Kontext, Ziel und Ausgabeformat zu formulieren. Sie üben, Vorlagen schrittweise zu verbessern und Ergebnisse zu prüfen. Programmierkenntnisse sind dafür nicht erforderlich.

Für verständliche Texte können Sie üben, Vorwissen und Informationsbedarf Ihres Leserkreises im Auftrag zu beschreiben. Die Rückmeldungen echter Leserinnen helfen anschliessend, Ihre Vorlage gezielt weiterzuentwickeln.

Häufige Fragen

Ist einfache Sprache dasselbe wie Leichte Sprache?

Die Begriffe sollten nicht ohne Weiteres gleichgesetzt werden. Leichte Sprache arbeitet mit eigenen Regeln und richtet sich an bestimmte Verständlichkeitsbedürfnisse. Wenn eine solche Fassung ausdrücklich verlangt wird, klären Sie die Anforderungen und lassen Sie sie entsprechend prüfen.

Soll ich jedes Fremdwort ersetzen?

Nicht unbedingt, denn manche Begriffe müssen auf einem Formular oder im Arbeitsablauf wiedererkannt werden. Erklären Sie sie kurz und verwenden Sie sie danach einheitlich. Ein ungenauer Ersatz kann sonst mehr Verwirrung schaffen als das erklärte Fachwort.

Wie verhindere ich einen kindlichen Ton?

Nennen Sie ausdrücklich einen erwachsenen Leserkreis und eine respektvolle Anrede. Vermeiden Sie übertriebene Vereinfachungen und unnötige Verniedlichungen. Lassen Sie die Aussage klarer werden, ohne die Leserinnen zu belehren.