Dokumentversionen vergleichen: Änderungen mit KI erklären

Das Problem

Der Vertrag, das Reglement oder die Offerte liegt in einer neuen Fassung vor. Die Gegenseite schreibt: «Kleine Anpassungen.» Doch welche genau? Zwei Dokumente Satz für Satz zu vergleichen, ist mühsam und fehleranfällig, besonders bei vielen Seiten.

Das Risiko ist real: Eine geänderte Frist, ein neuer Ausschluss oder ein gestrichener Absatz kann grosse Folgen haben und fällt beim Überfliegen leicht durch.

Eine KI kann dabei helfen, Unterschiede aufzuspüren und verständlich zu erklären. Sie ist aber kein zuverlässiges Vergleichsprogramm. Darum gilt: KI als Hilfe nutzen, wichtige Änderungen im Original prüfen und bei rechtlich bedeutsamen Texten eine Fachperson beiziehen.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Fassungen bereitstellen: Sichern Sie beide Fassungen als Text mit Datum und Namen, zum Beispiel «Fassung A, 3. Mai» und «Fassung B, 12. Juni».
2. Vertraulichkeit prüfen: Dürfen die Dokumente in ein KI-Programm? Wenn nicht, arbeiten Sie nur mit dem Vergleich in Ihrem Textprogramm.
3. Vergleichsfunktion nutzen: Programme wie Word können Fassungen vergleichen und Änderungen markieren. Das ist die verlässlichere Grundlage.
4. KI für die Erklärung nutzen: Fügen Sie beide Fassungen oder die markierten Änderungen ein und verlangen Sie eine Änderungsliste.
5. Liste prüfen: Vergleichen Sie jede genannte Änderung mit den beiden Fassungen.
6. Fehlende Änderungen suchen: Suchen Sie gezielt nach Zahlen, Fristen, Namen und Begriffen, die in beiden Fassungen vorkommen.
7. Folgen beurteilen: Besprechen Sie wesentliche Änderungen mit den Zuständigen. Bei Verträgen fragen Sie eine Fachperson.
8. Ergebnis dokumentieren: Halten Sie fest, welche Änderungen Sie akzeptieren, ablehnen oder klären müssen.

Vorlage zum Kopieren

Du vergleichst zwei Fassungen eines Dokuments. Fassung A (alt): [Datum/Name]. Fassung B (neu): [Datum/Name].
Aufgabe:
1. Erstelle eine Tabelle mit den Spalten: Nr., Fundstelle (Abschnitt oder Artikel), alter Wortlaut (Fassung A), neuer Wortlaut (Fassung B), Art der Änderung (hinzugefügt / gestrichen / geändert), kurze Erklärung in einfacher Sprache.
2. Hebe Änderungen bei Zahlen, Fristen, Beträgen, Namen und Pflichten besonders hervor.
3. Liste Stellen auf, bei denen du unsicher bist.
Regeln: Verwende nur Inhalte aus den beiden Fassungen. Gib keine rechtliche Bewertung ab. Erfinde nichts.
Fassung A:
[Text A]
Fassung B:
[Text B]

Ersetzen Sie die Angaben zu den Fassungen. Bei langen Dokumenten vergleichen Sie Kapitel für Kapitel.

Variante: Nur die Änderungen erklären lassen

Wenn Sie mit der Vergleichsfunktion Ihres Programms bereits eine Liste markierter Änderungen haben, fügen Sie nur diese ein. Die KI erklärt dann jede Änderung in einfacher Sprache und nennt mögliche Fragen, die Sie klären sollten. Das ist zuverlässiger, weil die Änderungen nicht von der KI gesucht werden müssen.

Kurz-Check vor der Entscheidung

• Wurden Zahlen, Fristen und Pflichten in beiden Fassungen verglichen?
• Hat die Vergleichsfunktion des Textprogramms dieselben Änderungen gezeigt?
• Sind alle gemeldeten Änderungen im Original bestätigt?
• Wurden wesentliche Änderungen mit den Zuständigen besprochen?
• Ist die Entscheidung dokumentiert?

Typische Stolpersteine beim Versionsvergleich

Häufig werden Änderungen nicht bemerkt, die nur ein Wort betreffen, etwa «kann» statt «muss». Auch gehen verschobene Absätze unter, weil sie an anderer Stelle erscheinen. Tabellen und Anhänge werden besonders leicht übersehen.

Lassen Sie sich daher zusätzlich alle Stellen anzeigen, an denen Zahlen, Fristen oder Pflichten vorkommen, und vergleichen Sie diese gezielt. Prüfen Sie am Schluss auch Anhänge und Fusszeilen.

Worauf Sie achten müssen

• Übersehene Änderungen: Die KI findet nicht alle Unterschiede, besonders bei langen Texten. Nutzen Sie zusätzlich eine Vergleichsfunktion. Siehe KI-Änderungen markieren.
• Erfundene Änderungen: Manchmal nennt sie Unterschiede, die gar nicht bestehen. Prüfen Sie jede Zeile.
• Rechtliche Wirkung: Bei Verträgen und Reglementen kann eine Änderung rechtlich bedeutend sein. Lassen Sie solche Texte von einer Fachperson prüfen.
• Datenschutz: Fügen Sie vertrauliche Dokumente nur in freigegebene Programme ein.
• Formatierung: Tabellen und Fussnoten gehen beim Kopieren leicht verloren. Prüfen Sie, ob der Text vollständig ist.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Die Verwaltungsleiterin einer Stiftung in Aarau erhält die überarbeitete Fassung eines Mietvertrags für Büroräume. Die Vermieterin erwähnt nur «redaktionelle Anpassungen».

Vorher überfliegt sie den Text und unterschreibt beinahe. Nachher nutzt sie die Vergleichsfunktion ihres Textprogramms und lässt die Änderungen von der KI in einfacher Sprache erklären. Die Liste zeigt eine neue Kündigungsfrist und einen gestrichenen Absatz zur Nebenkostenabrechnung. Sie holt eine rechtliche Beurteilung ein, bevor sie antwortet.

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Häufige Fragen

Reicht die KI für den Vergleich zweier Verträge?

Als Hilfe ja, als alleinige Prüfung nein. Nutzen Sie ein Vergleichsprogramm und lassen Sie wichtige Verträge fachlich prüfen.

Wie vergleiche ich Fassungen in Word?

Word bietet eine Funktion zum Vergleichen von Dokumenten. Sie zeigt Änderungen als Markierungen an. Die genaue Bedienung finden Sie in der Hilfe Ihrer Programmversion.

Kann die KI auch Zahlen in Tabellen vergleichen?

Eingeschränkt. Tabellen werden oft falsch gelesen. Prüfen Sie Zahlen mit Excel oder von Hand.

Was mache ich bei Änderungen, die ich nicht verstehe?

Fragen Sie bei der Gegenseite nach oder holen Sie Rat ein. Unterschreiben Sie nichts, was Sie nicht verstehen.

Wie behalte ich den Überblick bei mehreren Überarbeitungen?

Benennen Sie jede Fassung mit Datum und Versionsnummer und führen Sie eine kurze Änderungsliste. So lässt sich später nachvollziehen, was wann geändert wurde.