Welche KI kann Angebote übersichtlich vergleichen?

Das Problem

Für die neue Büroeinrichtung, die Wartung der Heizung oder den Druck der Jahresberichte liegen drei Angebote vor. Jeder Anbieter gliedert anders: Der eine nennt Preise pro Stück, der andere pauschal, der dritte rechnet Lieferung und Montage separat. Wer vergleichen will, übersetzt alles in eine gemeinsame Form, und das dauert.

Dazu kommt die Sorge, etwas zu übersehen: eine Klausel zur Lieferzeit, eine Gewährleistung, die kürzer ist, oder Kosten, die nur im Kleingedruckten stehen. Ein KI-Assistent soll helfen, die Angebote nebeneinanderzulegen.

Das gelingt gut, wenn Sie klare Kriterien vorgeben und prüfen. Ohne Struktur liefert die KI eine hübsche, aber lückenhafte Tabelle.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Vergleichskriterien festlegen: Preis netto/brutto, Lieferzeit, Gewährleistung, Zahlungsbedingungen, Leistungsumfang, Service, Laufzeit. Schreiben Sie sie vorab auf.
2. Angebote vollständig bereitstellen: Als PDF oder Text, inklusive Anhängen und allgemeinen Bedingungen, soweit sie relevant sind.
3. Vertraulichkeit klären: Angebote enthalten Preise und Firmendaten. Nutzen Sie nur zugelassene Konten und anonymisieren Sie wenn möglich, siehe KI für vertrauliche Daten.
4. Dokumente einzeln einlesen lassen: Bitten Sie den Assistenten, zuerst jedes Angebot kurz zusammenzufassen, damit Sie sehen, ob er alles gefunden hat.
5. Vergleichstabelle erstellen lassen: Mit Ihren Kriterien als Spalten und mit Fundstelle (Seite/Abschnitt) bei jeder Angabe.
6. Lücken und Abweichungen markieren: Wo fehlt eine Angabe? Wo ist etwas nicht vergleichbar? Siehe Mehrere Dateien vergleichen.
7. Zahlen nachprüfen: Kontrollieren Sie Preise, Mengen, Rabatte und Steuer im Original, und rechnen Sie die Gesamtkosten selbst nach.
8. Rückfragen an Anbieter formulieren: Lassen Sie die KI Fragen zu unklaren Punkten entwerfen.
9. Entscheiden und dokumentieren: Halten Sie fest, warum Sie sich für ein Angebot entschieden haben.

Vorlage zum Kopieren

Ich gebe dir [Zahl] Angebote für [Gegenstand, z. B. die Wartung unserer Heizungsanlage].
Erstelle eine Vergleichstabelle mit diesen Spalten pro Angebot:
Anbieter | Preis netto (CHF) | MwSt | Preis brutto | Leistungsumfang | Lieferzeit/Termin |
Gewährleistung | Zahlungsbedingungen | Laufzeit/Kündigung | Besonderheiten
Regeln:
- Gib bei jeder Zahl die Fundstelle an (Dokument, Seite).
- Wenn eine Angabe fehlt, schreibe [nicht angegeben]. Rate nichts.
- Nenne danach alle Punkte, bei denen die Angebote nicht vergleichbar sind
  (z. B. unterschiedlicher Leistungsumfang) und Stellen im Kleingedruckten,
  die Kosten verursachen können.
- Triff keine Kaufempfehlung.
[Angebote einfügen oder hochladen]

Passen Sie Gegenstand und Spalten an. Die Fundstellen ermöglichen eine schnelle Kontrolle im Original.

Worauf Sie achten müssen

• Fehlende Vergleichbarkeit: Unterschiedliche Leistungsumfänge lassen sich nicht einfach nebeneinanderstellen. Lassen Sie diese Punkte ausdrücklich benennen.
• Zahlenfehler: Bei Preisen, Mengen und Rabatten kann die KI sich irren, siehe Rechnen mit KI.
• Übersehenes Kleingedrucktes: Klauseln in Anhängen oder allgemeinen Bedingungen werden gern ausgelassen. Fragen Sie gezielt danach.
• Erfundene Angaben: Fehlt etwas im Angebot, darf die KI es nicht ergänzen.
• Vertraulichkeit und Fairness: Geben Sie Angebote nicht ungeschützt weiter. Preise anderer Anbieter nennen Sie nicht, ohne dass das zulässig ist.
• Keine Rechtsberatung: Bei vertraglichen Fragen holen Sie bei Bedarf fachlichen Rat ein.
• Gesamtkosten: Berücksichtigen Sie Folgekosten wie Wartung, Verbrauchsmaterial und Schulung, siehe Gesamtkosten bei der Beschaffung.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Die Verwalterin einer Stockwerkeigentümergemeinschaft in Baden holt drei Offerten für die Erneuerung der Briefkastenanlage ein.

Vorher: Jeder Anbieter gliedert anders. Sie erstellt von Hand eine Tabelle und übersieht, dass in einem Angebot die Montage fehlt und in einem anderen Entsorgung nicht enthalten ist.

Nachher: Sie legt Kriterien fest, lässt die KI die Vergleichstabelle mit Fundstellen erstellen und markiert die Lücken. Die Frage nach Montage und Entsorgung geht als Rückfrage an die Anbieter. Zwei Preise rechnet sie nach. Die Entscheidung des Verwaltungsrats stützt sich auf eine nachvollziehbare Tabelle.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Sie lernen möchten, Beschaffung, Projektmanagement und Dokumentenvergleiche mit KI sorgfältig vorzubereiten, bietet absofort KI und IT für konkrete Arbeitsaufgaben an. Laut Beschreibung gehören Vorbereitung von Buchhaltungsunterlagen, Projektmanagement, Einkauf sowie Qualitätsprüfung dazu, mit Praxisaufgaben und verifizierbarem Abschluss.

Häufige Fragen

Kann die KI das beste Angebot auswählen?

Sie kann Unterschiede aufzeigen und nach Kriterien bewerten, wenn Sie diese vorgeben. Die Entscheidung berücksichtigt aber auch Vertrauen, Erfahrung und Verhandlung. Sie bleibt bei Ihnen.

Wie gehe ich mit Angeboten in verschiedenen Formaten um?

Lassen Sie jedes Angebot zuerst einzeln zusammenfassen. So erkennen Sie, ob Scans, Tabellen und Anhänge gelesen wurden. Bei Scans prüfen Sie die Texterkennung, siehe Gescannte Dokumente.

Wie viele Angebote kann ich gleichzeitig vergleichen?

Das hängt von Länge und Programm ab. Bei sehr langen Unterlagen vergleichen Sie paarweise oder abschnittsweise.

Darf ich Angebote an eine KI geben?

Nur, wenn Vertraulichkeit, Datenschutz und betriebliche Vorgaben es erlauben. Im Zweifel anonymisieren Sie Namen und Preise vorab oder fragen die Geschäftsleitung.