Welche Ersatzlösung brauchen wir bei einem KI-Ausfall?

Das Problem

Montagmorgen, das Team möchte starten, und das KI-Werkzeug antwortet nicht. Vielleicht ist es eine Störung beim Anbieter, ein Problem mit dem Internet oder ein Konto, das gesperrt wurde. Die Offertenentwürfe, die Kundenantworten und die Protokolle bleiben liegen, und niemand weiss, was zu tun ist.

Je mehr Arbeit von KI abhängt, desto stärker trifft ein Ausfall. Dass er irgendwann eintritt, ist wahrscheinlich: Auch grosse Anbieter haben gelegentlich Störungen, Limits oder Wartungsfenster. Die Frage ist nicht, ob, sondern wie gut Sie vorbereitet sind.

Ein einfacher Notfallplan verhindert Stillstand und Hektik. Diese Seite zeigt, wie Sie ihn für Ihren Betrieb ohne grossen Aufwand erstellen. Eine ausführlichere Vorlage finden Sie unter KI-Ausfall: Notfallplan-Vorlage.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Abhängigkeiten erfassen. Listen Sie auf, welche Aufgaben ein KI-Werkzeug nutzen und wie kritisch sie sind: kann warten, sollte heute erledigt werden, ist zeitkritisch?

1. Maximale Ausfallzeit festlegen. Entscheiden Sie pro Aufgabe, wie lange sie ohne KI liegen bleiben darf, etwa eine Stunde, ein Tag oder eine Woche.

1. Manuellen Ablauf beschreiben. Notieren Sie, wie die Aufgabe ohne KI erledigt wird: Vorlagen, Checklisten, Zuständige. Siehe Arbeitsfähig bleiben bei KI-Ausfall.

1. Ersatzwerkzeug wählen. Bestimmen Sie für wichtige Aufgaben einen zweiten Anbieter oder ein anderes Modell, das Sie im Notfall verwenden können, und testen Sie es vorab mit Ihren Aufgaben. Siehe Anbieterwechsel.

1. Zugänge und Prompts bereithalten. Sorgen Sie dafür, dass Ersatzkonten eingerichtet sind und Ihre wichtigsten Prompts in einer eigenen Ablage liegen.

1. Störungsinformationen kennen. Notieren Sie, wo der Anbieter Störungen meldet (Statusseite), und wer im Team diese beobachtet.

1. Zuständigkeiten klären. Bestimmen Sie, wer bei einem Ausfall entscheidet, informiert und auf das Ersatzverfahren umstellt, samt Stellvertretung.

1. Notfallplan testen. Spielen Sie einmal pro Jahr einen Ausfall durch und verbessern Sie, was nicht funktioniert hat.

Entscheidungshilfe

Vorlage zum Kopieren

Mit dieser Seite halten Sie Ihren Notfallplan fest. Hängen Sie ihn an einen gut sichtbaren Ort und legen Sie ihn digital und auf Papier ab:

Notfallplan bei KI-Ausfall – Stand [Datum]
Verantwortlich: [Name] / Stellvertretung: [Name], Telefon: [Nummer]
Statusseite des Anbieters: [Adresse]
Kritische Aufgaben und maximale Ausfallzeit:
1. [Aufgabe] – [Zeit] – Ersatz: [manuell / zweites Werkzeug]
2. [Aufgabe] – [Zeit] – Ersatz: [ ]
Ersatzwerkzeug und Zugang: [Name, wo gespeichert]
Prompts und Vorlagen liegen hier: [Ablage]
Kommunikation: Wer informiert Team: [Name]; Kundschaft (falls nötig): [Name]
Nach dem Ausfall: Ergebnisse prüfen, Nachbearbeitung planen, Lehren festhalten.

Füllen Sie die Platzhalter aus und besprechen Sie den Plan kurz im Team.

Worauf Sie achten müssen

• Ersatzwerkzeuge verhalten sich anders: Prompts müssen eventuell angepasst werden. Testen Sie vorab. Siehe Prompts beim Modellwechsel.
• Datenschutz beim Ersatz: Auch das Ersatzwerkzeug muss die Regeln für Daten erfüllen. Weichen Sie im Notfall nicht auf unerlaubte Dienste aus.
• Verbindliche Zusagen: Prüfen Sie, ob der Anbieter Verfügbarkeitszusagen macht und was bei Ausfällen gilt. Verlassen Sie sich nicht auf Werbeaussagen.
• Eingestellte Modelle: Auch das dauerhafte Abschalten eines Modells ist eine Art Ausfall. Siehe Wenn ein Modell eingestellt wird.
• Nacharbeit: Nach dem Ausfall staut sich Arbeit. Planen Sie Zeit für Aufholen ein.
• Kundenkommunikation: Wenn Kundschaft betroffen ist, informieren Sie ehrlich und sachlich.
• Internet und Strom: Nicht jeder Ausfall liegt am Anbieter. Prüfen Sie auch Ihre Verbindung und Konten.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Ein Kundendienst-Team einer Möbelfirma in Olten nutzt KI, um Antworten auf Kundenanfragen vorzubereiten. An einem Vormittag ist der Dienst für mehrere Stunden gestört.

Vorher: Die Mitarbeitenden warten, die Anfragen stauen sich, und Kundschaft wird unruhig. Nachher: Das Team hat einen Notfallplan. Die Teamleiterin prüft die Statusseite, informiert das Team und schaltet auf manuelle Antworten mit Textbausteinen aus der Ablage um. Dringende Fälle werden zuerst bearbeitet. Das Ersatzmodell nutzt das Team nur für Texte ohne Kundendaten. Nach dem Ausfall prüft die Leiterin die Rückstände und hält fest, welche Vorlagen zusätzlich nötig sind. Der Betrieb lief ohne Stillstand weiter.

Ein letzter Hinweis betrifft die Kosten: Ein zweiter Anbieter muss nicht dauernd bezahlt werden. Oft genügt ein kostenloses oder günstiges Konto, das Sie getestet haben und im Ernstfall hochstufen können. Wichtig ist, dass der Zugang funktioniert und die Datenschutzregeln erfüllt sind, bevor der Notfall eintritt.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Sie KI-Abläufe so gestalten möchten, dass sie auch bei Störungen zuverlässig bleiben, unterstützt Alpasana mit KI-Beratung und digitaler Transformation. Laut Beschreibung gehören dazu das Verbessern von Geschäftsprozessen, digitale Workflows und Automatisierungen, das Dokumentieren der Umsetzung sowie die Integration von KI-Agenten mit Einsatzregeln. Projekte werden individuell offeriert.

Häufige Fragen

Brauche ich wirklich einen zweiten Anbieter?

Für kritische Aufgaben ist es sinnvoll, für unkritische meist nicht. Ein manueller Ablauf kann genügen. Entscheiden Sie nach der maximalen Ausfallzeit und den Folgen.

Wie erfahre ich von einer Störung?

Die meisten Anbieter haben eine Statusseite, die Sie abonnieren oder regelmässig prüfen können. Bestimmen Sie eine Person, die bei Problemen zuerst nachsieht.

Was, wenn wir nur ein Abo mit Limits haben?

Auch das Erreichen von Nutzungslimits ist eine Art Ausfall. Planen Sie dafür ein, wer bevorzugt wird und welche Aufgaben warten können.