Coaching-Abschlussbericht: KI-Vorlage für Auftraggeber

Das Problem

Ein Unternehmen hat ein Coaching für eine Mitarbeiterin bezahlt und möchte am Ende wissen, was es gebracht hat. Die Personalabteilung fragt: «Schicken Sie uns bitte einen Abschlussbericht.» Frau Berger gerät in ein Spannungsfeld. Der Auftraggeber hat ein berechtigtes Interesse an Information, doch die Gespräche waren vertraulich. Was darf sie weitergeben, was nicht?

Die Antwort steht idealerweise schon am Anfang des Coachings, im Dreiecksvertrag oder in der Vereinbarung mit dem Auftraggeber und dem Coachee. Dort sollte stehen, welche Informationen am Ende berichtet werden. Üblich und unproblematisch sind Angaben zum Rahmen: Zeitraum, Anzahl der Sitzungen, Teilnahme und Format. Inhaltliche Aussagen, etwa zu Ergebnissen oder Entwicklung, nur dann, wenn der Coachee sie selbst formuliert oder ausdrücklich freigibt. Bewertungen der Person, Eignungsurteile oder persönliche Themen gehören nicht in den Bericht.

KI kann eine Vorlage für einen solchen Bericht entwerfen, mit klaren Feldern und Platzhaltern. Der Text selbst entsteht ohne KI-Dienste, in Ihrem geschützten System, und der Coachee liest ihn vor der Übermittlung.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Prüfen Sie die Vereinbarung. Was wurde zu Beginn über Berichte festgelegt? Wenn nichts geregelt ist, klären Sie das jetzt mit dem Coachee, bevor Sie schreiben. Siehe Dreiecksgespräch.

1. Sprechen Sie mit dem Coachee. Fragen Sie, was aus seiner Sicht an die Auftraggeberin gehen darf, und halten Sie das fest.

1. Beschreiben Sie den Berichtsrahmen allgemein. Notieren Sie für die KI nur: Art des Berichts, Länge, vereinbarte Inhalte. Keine Namen, keine Gesprächsthemen.

1. Lassen Sie eine leere Vorlage entwerfen. Bitten Sie um Abschnitte: Auftrag und Rahmen, Zeitraum und Umfang, Prozessbeschreibung (Methoden allgemein), vom Coachee freigegebene Ergebnisse, Empfehlungen des Coachees, Schlusswort.

1. Sehen Sie Hinweise zur Vertraulichkeit vor. Die Vorlage soll ausdrücklich festhalten, dass keine Gesprächsinhalte wiedergegeben werden.

1. Schreiben Sie den Bericht selbst. Nutzen Sie die Vorlage und füllen Sie sie in Ihrem geschützten System aus. Verwenden Sie nur Informationen aus der Vereinbarung und vom Coachee freigegebene Aussagen.

1. Legen Sie den Bericht dem Coachee vor. Er soll jeden Satz kennen und der Weitergabe zustimmen, bevor Sie senden. Änderungswünsche übernehmen Sie.

1. Senden Sie sicher und dokumentieren Sie. Verwenden Sie einen geschützten Weg und notieren Sie, was wann versendet wurde.

Vorlage zum Kopieren

Dieser Prompt erstellt eine leere Berichtsvorlage. Keine Inhalte einfügen.

Ich bin Coach in der Schweiz und brauche eine leere Vorlage für einen Abschlussbericht an einen Auftraggeber (Unternehmen). Der Bericht umfasst nur den vereinbarten Rahmen und vom Coachee freigegebene Aussagen.
Erstelle eine Vorlage mit Abschnitten und [Platzhaltern]: Auftrag und Rahmen, Zeitraum und Anzahl Sitzungen, Format, Prozessbeschreibung (Methoden allgemein), vom Coachee freigegebene Ergebnisse, Empfehlungen aus Sicht des Coachees, Hinweis auf Vertraulichkeit, Schlusswort.
Füge bei jedem Abschnitt einen kurzen Hinweis ein, was dort stehen darf und was nicht (keine Gesprächsinhalte, keine Beurteilung der Person).
Füge keine Beispielinhalte und keine Bewertungen hinzu und gib keine Rechtsauskunft.

Besprechen Sie die Vorlage mit dem Auftraggeber, bevor das Coaching beginnt, damit alle denselben Bericht erwarten.

Worauf Sie achten müssen

• Coaches haben in der Regel kein gesetzliches Berufsgeheimnis, daher ist die vertragliche Vertraulichkeit zentral. Klären Sie Berichtsinhalte schriftlich im Voraus. Lassen Sie Verträge fachlich prüfen.
• Personendaten gehören nicht in öffentliche KI-Dienste. Das revidierte Datenschutzgesetz (DSG) gilt auch für Coaches; die Anwendung im Einzelfall klärt eine Fachperson.
• Geben Sie keine Eignungsbeurteilungen ab. Coaching ist keine Personalbeurteilung. Wenn der Auftraggeber das erwartet, ist es der falsche Rahmen.
• Beschönigen Sie nichts. Wenn Ziele nicht erreicht wurden, darf der Coachee das benennen. Sie berichten, was vereinbart ist.
• Bei Hinweisen auf gesundheitliche Belastungen oder Krisen gehört das nicht in den Bericht. Verweisen Sie den Coachee an Fachstellen; die Dargebotene Hand erreicht man unter 143.
• Lassen Sie den Coachee nicht zu einer Zustimmung drängen. Freiwilligkeit gilt auch hier.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Eine Coachin aus Olten schliesst ein Coaching für eine Teamleiterin ab, das ein Elektrotechnik-Unternehmen bezahlt hat. Die Personalabteilung wünscht einen Bericht.

Mit KI lässt sie eine leere Vorlage erstellen, die sie mit dem Auftraggeber vorab abgestimmt hat. Sie schreibt: sechs Sitzungen über vier Monate, Format online und vor Ort. Unter «Ergebnisse aus Sicht der Coachee» steht ein Satz, den die Teamleiterin selbst formuliert hat. Gesprächsinhalte fehlen. Vor dem Versand liest die Teamleiterin den Bericht und streicht einen Halbsatz. Erst dann geht er an die Personalabteilung.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Ihr Unternehmen KI für Berichte und Dokumentation einsetzt, zeigt absofort in der KI-Weiterbildung für Unternehmen, wie Mitarbeitende KI für Texte und Entscheidungsgrundlagen nutzen und dabei Daten sorgfältig behandeln: Datenschutz und verantwortungsbewusster Umgang mit Unternehmensdaten sind Lerninhalte. Es gibt Online-Weiterbildung von Grundlagen bis zum Executive-Diplomlehrgang, mit verifizierbaren Abschlüssen und Kontaktmöglichkeit für Firmenlösungen und Teambuchungen.

Eine Beratung zur Gestaltung von Coaching-Verträgen gehört nicht dazu.

Häufige Fragen

Muss ich dem Auftraggeber überhaupt einen Bericht geben?

Nur wenn es vereinbart ist. Ohne Vereinbarung ist es sinnvoll, vorab zu klären, ob und in welcher Form berichtet wird.

Darf der Auftraggeber Inhalte verlangen?

Nicht gegen den Willen des Coachees und nicht, wenn Vertraulichkeit vereinbart ist. Verweisen Sie auf die Vereinbarung.

Kann KI den Bericht schreiben?

Als Vorlage ja. Den Inhalt schreiben Sie selbst, in einem geschützten System, und der Coachee prüft ihn. Siehe auch Abschlussgespräch.