Wie beschreibe ich einer KI meinen Arbeitsauftrag?

Das Problem

Sie schreiben der KI: «Mach mir eine Zusammenfassung vom Bericht.» Heraus kommt eine Seite, die zu lang ist, in einem Ton, den Sie nicht wollen, und sie nennt Dinge, die Ihnen unwichtig sind. Sie ändern, fragen noch einmal, ändern wieder. Am Ende haben Sie es fast selbst geschrieben.

Das passiert, weil die KI nicht weiss, was Sie meinen. Sie kennt weder Ihren Betrieb noch Ihre Leserinnen und Leser, noch den Zweck. Was für Sie selbstverständlich ist, muss in den Auftrag.

Ein guter Arbeitsauftrag ist wie die Anweisung an eine neue Mitarbeiterin am ersten Tag: Sie sagt, was zu tun ist, warum, für wen und woran Sie die gute Arbeit erkennen. Mit einer Vorlage gelingt das jedes Mal.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Aufgabe in einem Satz sagen. Beginnen Sie mit einem klaren Verb: «Fasse den Bericht zusammen», «Entwirf eine Antwort», «Ordne die Liste». Vermeiden Sie vage Wörter wie «mach was mit».

1. Zweck nennen. Wofür brauchen Sie das Ergebnis? «Für eine Sitzung der Geschäftsleitung, in der entschieden wird.» Der Zweck bestimmt, was wichtig ist.

1. Zielgruppe beschreiben. Wer liest das Ergebnis? Mit welchem Vorwissen? «Mitarbeitende ohne Fachkenntnisse» führt zu einfacher Sprache.

1. Kontext liefern. Geben Sie die nötigen Informationen mit: Text, Zahlen, bisherige Entscheidungen, Rahmenbedingungen. Vertrauliches ersetzen Sie durch Platzhalter. Siehe Kontext im Prompt.

1. Vorgaben machen. Länge, Ton, Anrede, Sprache, Schweizer Schreibweise, Begriffe, die verwendet oder vermieden werden sollen.

1. Ergebnisformat festlegen. Soll es eine Liste, eine Tabelle, ein Brief oder Fliesstext sein? In welcher Gliederung? Siehe Ausgabeformat wählen.

1. Grenzen und Regeln setzen. Sagen Sie, was die KI nicht tun soll: nichts erfinden, nur den gelieferten Text verwenden, Unsicheres markieren, Rückfragen stellen, wenn etwas fehlt.

1. Prüfkriterien nennen und verbessern. Schreiben Sie, woran Sie ein gutes Ergebnis erkennen. Wenn die Antwort nicht passt, ändern Sie den Auftrag, nicht nur das Ergebnis, und speichern Sie die gute Fassung als Vorlage.

Vorlage zum Kopieren

Du bist [Rolle, z. B. eine erfahrene Sachbearbeiterin im Treuhandbereich].

Aufgabe: [Ein Satz mit Verb, z. B. «Fasse den folgenden Bericht für die Geschäftsleitung zusammen.»]
Zweck: [Wofür wird das Ergebnis gebraucht?]
Zielgruppe: [Wer liest es, mit welchem Vorwissen?]

Kontext und Material (ohne Vertrauliches):
[Text, Zahlen, Rahmenbedingungen einfügen]

Vorgaben:
- Länge: [z. B. höchstens eine Seite]
- Ton und Anrede: [z. B. sachlich, «Sie»]
- Sprache: [Deutsch (Schweiz), «ss» statt «ß»]
- Begriffe: [verwenden / vermeiden]

Ergebnisformat: [z. B. fünf Stichpunkte plus ein Satz Empfehlung]

Regeln:
- Verwende nur die Informationen oben. Erfinde nichts.
- Markiere Unsicheres mit «[prüfen]».
- Wenn Angaben fehlen, stelle mir zuerst Rückfragen.

So erkenne ich ein gutes Ergebnis: [z. B. Zahlen stimmen, in zwei Minuten lesbar, Entscheidung klar]

Füllen Sie die Platzhalter aus und speichern Sie die Vorlage für ähnliche Aufträge. Passen Sie sie jeweils an Aufgabe und Zielgruppe an.

Vage und klare Aufträge

Worauf Sie achten müssen

• Vertrauliches nicht einfügen: Auch im besten Auftrag haben Personendaten und Interna in nicht freigegebenen Werkzeugen nichts verloren. Verwenden Sie Platzhalter.
• Zu lange Aufträge: Ein Auftrag mit zehn Wünschen wird unscharf. Teilen Sie grosse Aufgaben auf. Siehe Aufgaben in Schritte zerlegen.
• Ergebnisse prüfen: Auch ein klarer Auftrag schützt nicht vor Fehlern. Prüfen Sie Zahlen und Aussagen.
• Widersprüche vermeiden: «Kurz, aber ausführlich» verwirrt. Setzen Sie Prioritäten.
• Beispiele helfen: Ein gutes Beispiel zeigt mehr als lange Beschreibungen. Verwenden Sie es, wo möglich.
• Vorlagen pflegen: Gute Aufträge gehören gesammelt und weitergegeben. Siehe Gemeinsame Prompt-Sammlung.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Frau Marti, 52, arbeitet im Sekretariat einer Gemeinde bei Biel und lässt Protokolle zusammenfassen. Vorher: Ihr Auftrag lautet «Fasse das Protokoll zusammen». Die KI liefert eine halbe Seite Fliesstext, die der Gemeindeschreiber nicht brauchen kann.

Sie erweitert den Auftrag um Zweck («Information für den Gemeinderat»), Format («Beschlüsse als Liste, Aufgaben mit Verantwortlichen und Frist») und Regeln («nichts erfinden, Offenes markieren»). Nachher: Die Zusammenfassung passt auf eine Seite, enthält die Beschlüsse und Aufgaben, und die Überarbeitung dauert fünf statt dreissig Minuten.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Sie lernen möchten, KI so zu beauftragen, dass die Antworten zu Ihrer Aufgabe passen, bietet Alpasana den Kurs Prompt Engineering an. Beschrieben sind das Festlegen von Aufgabe, Rolle, Kontext, Ziel und Ausgabeformat, der Einsatz von Beispielen zur Steuerung von Inhalt und Format, das schrittweise Bearbeiten komplexer Aufgaben, das Überarbeiten von Prompts und das Prüfen der Ergebnisse. Am Ende steht ein getestetes Prompt-Set für einen wiederkehrenden beruflichen Prozess, als Online-Kurs mit Zertifikat und ohne Programmierkenntnisse.

Der Kurs berücksichtigt den Datenschutz. Er ersetzt nicht Ihre Prüfung der Ergebnisse.

Häufige Fragen

Muss ich immer so ausführlich schreiben?

Für kleine Fragen nicht. Für Aufgaben, deren Ergebnis Sie verwenden, lohnt sich der Aufwand. Mit einer gespeicherten Vorlage geht es schnell.

Soll ich der KI eine Rolle geben?

Eine Rolle wie «erfahrene Sachbearbeiterin» kann Ton und Fachsprache beeinflussen. Sie ersetzt aber nicht die übrigen Angaben. Wichtiger sind Zweck, Material und Format.

Was, wenn das Ergebnis trotzdem nicht passt?

Ändern Sie den Auftrag und nicht nur das Ergebnis. Fragen Sie sich, was gefehlt hat. Hilfe bietet Warum macht mir KI mehr Arbeit statt weniger?.