Warum macht mir KI mehr Arbeit statt weniger?

Das Problem

Sie haben es versucht: einen Brief entwerfen lassen, eine Tabelle ordnen, einen Bericht zusammenfassen. Was kam, war nicht schlecht, aber auch nicht brauchbar. Sie haben gestrichen, ergänzt, umformuliert, Zahlen geprüft. Am Ende haben Sie so lange daran gearbeitet, dass Sie es auch gleich selbst hätten schreiben können.

Dieses Gefühl kennen viele. Es ist kein Zeichen, dass Sie «es nicht können». Meistens liegt es an einer von wenigen Ursachen: Der Auftrag war zu ungenau, die Aufgabe zu gross, wichtige Informationen fehlten, oder die Aufgabe eignet sich nicht für KI.

Die gute Nachricht: Sie können die Ursachen erkennen und gezielt beheben. Manchmal heisst die Lösung auch, die KI für diese Aufgabe nicht zu nutzen.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Nacharbeit aufschreiben. Notieren Sie bei den nächsten drei Aufgaben, was Sie an der KI-Antwort ändern: Länge, Ton, Fakten, Aufbau, fehlende Inhalte, Format. Kurze Stichworte genügen.

1. Muster erkennen. Wiederholen sich die Korrekturen? Wenn Sie jedes Mal dasselbe ändern, gehört die Änderung in den Auftrag.

1. Ursache bestimmen. Verwenden Sie die Tabelle unten: Vage Aufgabe, fehlender Kontext, zu grosse Aufgabe, fehlende Beispiele, kein Ergebnisformat, ungeeignete Aufgabe, zu hohe Erwartung.

1. Auftrag verbessern. Ergänzen Sie, was gefehlt hat: Zweck, Zielgruppe, Material, Format, Länge, Ton. Eine Vorlage hilft. Siehe Arbeitsauftrag beschreiben.

1. Beispiele beilegen. Zeigen Sie ein gelungenes Muster, etwa einen früheren Brief. Beispiele sparen lange Erklärungen.

1. Aufgabe teilen. Lassen Sie die KI nicht alles auf einmal erledigen. Gliederung, Rohtext und Feinschliff sind drei Schritte. Siehe Aufgabe in Schritte zerlegen.

1. Qualitätskriterien festlegen. Schreiben Sie vor dem Start auf, woran Sie ein gutes Ergebnis erkennen. Fügen Sie die Kriterien in den Auftrag ein. Lassen Sie die KI ihr Ergebnis dagegen prüfen und Lücken nennen.

1. Aufwand messen und entscheiden. Vergleichen Sie die Zeit mit und ohne KI, wie bei Zeitersparnis selbst messen. Wenn sie nach Verbesserungen immer noch nicht spart, lassen Sie die KI bei dieser Aufgabe weg.

Vorlage zum Kopieren

Du bist eine erfahrene Trainerin für den Einsatz von KI im Büro. Ich muss KI-Ergebnisse stark überarbeiten und möchte herausfinden, warum. Analysiere meine Beispiele und verbessere meinen Auftrag. Erfinde keine Details.

Aufgabe: [z. B. Kundenbrief entwerfen]
Mein bisheriger Auftrag: [Text des Auftrags]
Ergebnis der KI (Ausschnitt, ohne Vertrauliches): [Text]
Was ich ändern musste: [Stichworte, z. B. zu lang, zu förmlich, Zahlen falsch, Gliederung fehlt]

Aufgabe:
1. Ordne die Probleme möglichen Ursachen zu (unklarer Auftrag, fehlender Kontext, zu grosse Aufgabe, fehlendes Format, fehlende Beispiele, ungeeignete Aufgabe).
2. Schreibe meinen Auftrag neu, mit Zweck, Zielgruppe, Format, Länge, Ton und Prüfregeln.
3. Nenne drei Qualitätskriterien, die ich beilegen kann.
4. Sage ehrlich, ob die Aufgabe für KI gut geeignet ist oder besser selbst erledigt wird.
Regeln: Wenn Angaben fehlen, stelle Rückfragen. Markiere Annahmen.

Fügen Sie Ihren ursprünglichen Auftrag und das Ergebnis ein. Testen Sie den neuen Auftrag mit demselben Fall und vergleichen Sie.

Ursachen und Gegenmittel

Worauf Sie achten müssen

• Nicht aufgeben nach einem Versuch: Oft genügt eine bessere Anweisung. Aber geben Sie der Sache eine faire Chance und nicht endlos Zeit.
• KI ist nicht für alles geeignet: Aufgaben mit viel Fachwissen, genauen Zahlen oder heiklen Aussagen brauchen Ihre Sorgfalt. Siehe Welche Aufgaben an die KI abgeben?.
• Halluzinationen: KI erfindet manchmal Angaben. Wer nur das Gelieferte zulässt und Unsicheres markieren lässt, verringert das Risiko. Siehe Halluzinationen mit Prompts reduzieren.
• Vertrauliches: Mehr Material heisst nicht, vertrauliche Daten einzufügen. Verwenden Sie Platzhalter.
• Erwartungen anpassen: KI liefert einen Entwurf, selten ein fertiges Ergebnis. Rechnen Sie mit Überarbeitung.
• Werkzeugwahl: Manchmal liegt es am Werkzeug oder Modell. Probieren Sie dieselbe Aufgabe in einem zweiten Werkzeug.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Frau Haas, 55, arbeitet in der Personalabteilung einer Gemeinde bei Olten und lässt Stelleninserate entwerfen. Vorher: Jeder Entwurf klingt nach Werbung, ist zu lang, und die Anforderungen weichen vom Stellenprofil ab. Sie braucht für die Korrektur eine Stunde.

Sie erkennt das Muster: Zielgruppe, Ton und Stellenprofil fehlen im Auftrag. Sie ergänzt sie, legt ein früheres gutes Inserat als Beispiel bei und verlangt ausdrücklich «nur Angaben aus dem Stellenprofil». Nachher: Die Nacharbeit dauert 15 Minuten. Die Anforderungen prüft sie weiterhin selbst, weil Fehler dort teuer sind.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Sie lernen möchten, KI-Aufträge so zu gestalten, dass weniger Nacharbeit nötig ist, bietet Alpasana den Kurs Prompt Engineering an. Beschrieben sind das Festlegen von Aufgabe, Rolle, Kontext, Ziel und Ausgabeformat, der Einsatz von Beispielen, das schrittweise Bearbeiten komplexer Aufgaben, das Überarbeiten von Prompts und das Prüfen der Ergebnisse. Am Ende steht ein getestetes Prompt-Set für einen wiederkehrenden beruflichen Prozess, als Online-Kurs mit Zertifikat und ohne Programmierkenntnisse.

Der Kurs berücksichtigt den Datenschutz. Eine Garantie, dass jede Aufgabe mit KI schneller wird, gibt es nicht.

Häufige Fragen

Liegt es an mir oder an der KI?

Meistens am Zusammenspiel: Die KI kennt Ihren Kontext nicht, und Aufträge sind oft ungenau. Beides lässt sich verbessern. Manche Aufgaben sind aber schlicht ungeeignet.

Wie viel Nacharbeit ist normal?

Etwas immer. Wichtig ist, dass die Gesamtzeit inklusive Prüfen kleiner ist als ohne KI. Das zeigt eine kurze Messung.

Soll ich ein besseres Modell nehmen?

Das kann helfen, ist aber selten die erste Lösung. Verbessern Sie zuerst den Auftrag. Erst dann lohnt sich ein Vergleich von Werkzeugen.