Wie zerlege ich eine grosse Aufgabe mit KI in Schritte?

Das Problem

Der Auftrag lautet: «Bereiten Sie die Jahresversammlung vor.» Oder: «Erstellen Sie ein Konzept für die neue Ablage.» Sie sitzen davor und wissen nicht, wo anfangen. Die Aufgabe ist riesig, die Frist weit weg, und jeder Gedanke zieht fünf weitere nach sich.

Grosse Aufgaben überfordern, weil sie keine Form haben. Sobald man sie in kleine Schritte zerlegt, wird sie greifbar: Jeder Schritt hat ein Ziel, einen Aufwand und eine Reihenfolge. Dann weiss man, womit man morgen früh beginnt.

Eine KI ist dafür ein guter Denkpartner. Sie kann Bausteine vorschlagen, an vergessene Punkte erinnern und eine Reihenfolge anbieten. Sie kennt aber Ihren Betrieb nicht, deshalb prüfen und ergänzen Sie.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Endergebnis beschreiben. Schreiben Sie auf, was am Ende vorliegen soll, bis wann und für wen. Je klarer das Ziel, desto besser die Zerlegung.

1. Rahmen nennen. Welche Mittel, welche Zeit, welche Beteiligten, welche Vorgaben? Auch Einschränkungen gehören dazu: Budget, Termine, Zuständigkeiten.

1. KI Bausteine vorschlagen lassen. Lassen Sie sich mit der Vorlage unten zuerst die grossen Bausteine nennen, nicht gleich alle Einzelschritte. Das gibt einen Überblick.

1. Bausteine prüfen. Fehlt etwas? Ist etwas überflüssig? Streichen und ergänzen Sie. Sprechen Sie bei Bedarf mit Beteiligten.

1. Bausteine in Schritte zerlegen. Lassen Sie die KI jeden Baustein in konkrete Schritte aufteilen, jeweils mit einer klaren Handlung und einem sichtbaren Ergebnis.

1. Reihenfolge und Abhängigkeiten klären. Was muss zuerst fertig sein, was kann parallel laufen? Wer muss wann etwas liefern? Siehe Rückwärts von einer Frist planen.

1. Aufwand schätzen und Zwischenziele setzen. Ordnen Sie jedem Schritt eine realistische Dauer zu und legen Sie Zwischentermine fest, an denen Sie prüfen, ob Sie im Plan sind.

1. Schritt für Schritt arbeiten. Erledigen Sie einen Schritt, prüfen Sie das Ergebnis, passen Sie den Plan an. Wenn die KI bei einzelnen Schritten helfen soll, lassen Sie sie nach jedem Schritt warten. Siehe KI nach jedem Schritt warten lassen.

Vorlage zum Kopieren

Du bist eine erfahrene Projektassistentin. Ich möchte eine grosse Aufgabe in überschaubare Schritte zerlegen. Gehe in zwei Runden vor. Erfinde keine Details.

Aufgabe und Endergebnis: [z. B. Jahresversammlung des Vereins am 14. März vorbereiten]
Frist: [Datum]
Beteiligte: [Rollen]
Mittel und Einschränkungen: [z. B. kein Budget, Saal ist reserviert, vier Stunden pro Woche]
Was ich schon weiss: [Stichworte]

Runde 1:
1. Nenne fünf bis acht grosse Bausteine, aus denen die Aufgabe besteht, mit je einem Satz Erklärung.
2. Stelle mir Rückfragen zu Unklarem.
Warte auf meine Antwort.

Runde 2 (nach meiner Bestätigung):
1. Zerlege jeden Baustein in konkrete Schritte mit Verb, Ergebnis und geschätzter Dauer.
2. Zeige Reihenfolge und Abhängigkeiten in einer Tabelle.
3. Schlage Zwischentermine vor, die ich selbst im Kalender prüfe.
Regeln: Markiere Annahmen. Wenn Angaben fehlen, frage nach.

Beantworten Sie die Rückfragen der ersten Runde, bevor Sie die zweite starten. Der Zeitplan ist ein Vorschlag, den Sie am Kalender prüfen.

Von gross zu klein

Worauf Sie achten müssen

• Plan ist ein Entwurf: Die KI kennt Ihre Lage nicht. Streichen, ergänzen und verschieben Sie.
• Zeitschätzungen prüfen: KI schätzt Dauer oft zu optimistisch. Nehmen Sie Ihre Erfahrung zu Hilfe und planen Sie Reserve ein.
• Daten und Wochentage: Termine und Wochentage prüfen Sie im Kalender, denn KI rechnet damit nicht immer richtig.
• Vertrauliches: Geben Sie keine internen Details in nicht freigegebene Werkzeuge ein. Platzhalter genügen für die Planung.
• Nicht zu fein: Ein Plan mit 80 Schritten wird nicht umgesetzt. Zerlegen Sie so weit, wie es hilft.
• Beteiligte einbeziehen: Ein Plan, der Aufgaben anderer enthält, braucht deren Einverständnis.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Frau Schenk, 55, ist Präsidentin eines Kulturvereins in Thun und soll das Sommerfest organisieren. Vorher: Sie hat eine Liste mit 30 durcheinander notierten Ideen, die Angst vor dem grossen Ganzen und kaum Schlaf.

Sie lässt die KI Bausteine nennen: Ort und Bewilligung, Programm, Verpflegung, Helferinnen und Helfer, Werbung, Budget, Sicherheit. Sie ergänzt «Wetterplan» und streicht «Sponsoring». Nachher: Zu jedem Baustein hat sie vier bis sechs Schritte mit Terminen, die sie im Kalender prüft. Am nächsten Morgen weiss sie, womit sie beginnt: Bewilligung bei der Gemeinde anfragen.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Sie lernen möchten, mit KI komplexe Aufgaben schrittweise zu bearbeiten, bietet Alpasana den Kurs Prompt Engineering an. Beschrieben sind das Festlegen von Aufgabe, Rolle, Kontext, Ziel und Ausgabeformat, das schrittweise Bearbeiten komplexer Aufgaben, das Überarbeiten von Prompts und das Prüfen der Ergebnisse, als Online-Kurs mit Zertifikat und ohne Programmierkenntnisse.

Der Kurs ersetzt keine Projektmanagement-Ausbildung. Er zeigt, wie Sie die KI für Planung und Zerlegung sinnvoll einsetzen.

Häufige Fragen

Wie viele Schritte sind richtig?

So viele, dass jeder Schritt klar und an einem Tag erledigbar ist. Ein grosses Projekt hat Dutzende, eine kleine Aufgabe fünf bis zehn.

Soll ich der KI die ganze Aufgabe auf einmal geben?

Besser in Runden: erst Bausteine, dann Schritte, dann Zeitplan. So können Sie nach jeder Runde prüfen und korrigieren. Mehr dazu bei Komplexe Aufgaben in Schritte teilen.

Wie behalte ich den Überblick bei vielen Aufgaben?

Mit Priorisierung und einer zentralen Liste. Hilfe bietet Aufgaben mit KI priorisieren.