Wie plane ich einen Arbeitsablauf mit KI?

Das Problem

Sie nutzen KI für einzelne Fragen: einen Text umformulieren, eine Mail entwerfen, eine Zusammenfassung schreiben. Das klappt. Doch bei einer grösseren Aufgabe, etwa der Vorbereitung eines Kundenberichts oder einer Offerte mit Beilagen, verlieren Sie den Überblick. Welche Schritte erledigt die KI, welche Sie? Wo geben Sie Daten ein, wo prüfen Sie? Und was geht an die Kollegin weiter?

Ohne Plan entstehen Reibungsverluste: Die KI erhält zu wenig Information, ihre Ergebnisse passen nicht zum nächsten Schritt, und Fehler werden erst am Ende entdeckt. Dann ist die Nacharbeit gross.

Ein Arbeitsablauf mit KI ist nichts Kompliziertes. Er ist eine einfache Tabelle, in der jeder Schritt steht, mit Zuständigkeit, Eingabe, Ergebnis und Prüfung.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Aufgabe und Ziel festlegen. Beschreiben Sie in zwei Sätzen, was am Ende vorliegen soll und für wen. Beispiel: «Ein zweiseitiger Statusbericht für die Geschäftsleitung bis Freitag.»

1. Heutigen Ablauf aufschreiben. Notieren Sie, wie Sie die Aufgabe bisher erledigen: von der Information bis zur Abgabe. Jeder Handgriff ein Schritt.

1. Schritte der KI zuordnen. Markieren Sie für jeden Schritt, ob die KI ihn vorbereiten kann (Material zusammenfassen, Entwurf, Gliederung, Umformulieren) oder ein Mensch nötig ist (Fakten klären, entscheiden, Kundenbeziehung, Freigabe). Siehe Welche Aufgaben an die KI abgeben?.

1. Eingaben und Ergebnisse festlegen. Was braucht die KI an jeder Stelle (Text, Zahlen, Beispiele, Vorgaben)? Welches Format soll das Ergebnis haben, damit der nächste Schritt damit arbeiten kann?

1. Übergaben klären. Wo wechselt die Arbeit von KI zu Mensch und umgekehrt? Dort passieren die meisten Fehler. Legen Sie fest, wer was in welcher Form übergibt.

1. Prüfschritte einbauen. Bestimmen Sie, was Sie nach jedem KI-Schritt kontrollieren: Zahlen, Namen, Aussagen, Ton. Bei wichtigen Ergebnissen kommt eine zweite Person dazu. Siehe Wer prüft KI-Ergebnisse im Team?.

1. Ablauf mit KI schärfen. Lassen Sie die KI Ihre Tabelle durchsehen und Lücken, Risiken und Verbesserungen nennen. Verwenden Sie die Vorlage unten.

1. Testen und anpassen. Spielen Sie den Ablauf mit einem echten Fall durch. Notieren Sie, wo es hakt, und verbessern Sie die Tabelle. Nach zwei bis drei Durchläufen ist sie brauchbar.

Vorlage zum Kopieren

Du bist eine erfahrene Prozessberaterin. Ich möchte einen Arbeitsablauf planen, in dem KI bei einer ganzen Aufgabe hilft. Stelle mir Fragen, bis alles klar ist, und erstelle dann eine Tabelle. Erfinde keine Details.

Aufgabe und Ziel: [z. B. Statusbericht für die Geschäftsleitung bis Freitag]
Heutiger Ablauf in Stichworten: [Schritte]
Verfügbare Werkzeuge: [z. B. Word, Excel, Outlook, ein KI-Assistent]
Besonderheiten: [z. B. vertrauliche Zahlen, enge Frist]

Aufgabe:
1. Stelle mir höchstens fünf Rückfragen pro Runde zu Zielen, Eingaben, Ergebnissen, Prüfungen und Risiken.
2. Erstelle danach eine Tabelle mit den Spalten: Nr., Schritt, Wer (Mensch/KI), Eingabe, Ergebnis/Format, Prüfung.
3. Markiere Übergaben und die riskantesten Schritte.
4. Nenne Schritte, die besser ohne KI erledigt werden.
Regeln: Wenn Angaben fehlen, frage nach. Keine vertraulichen Daten in Beispielen verwenden.

Beantworten Sie die Rückfragen konkret. Die fertige Tabelle besprechen Sie mit den Beteiligten.

Vorlage als Tabelle

Worauf Sie achten müssen

• Nicht alles der KI übergeben: Entscheiden, abwägen und Verantwortung übernehmen bleibt beim Menschen. Siehe Mensch und KI: Arbeit aufteilen.
• Daten schützen: Prüfen Sie bei jedem Schritt, welche Daten in ein KI-Werkzeug gelangen. Vertrauliches nur in freigegebene Werkzeuge.
• Prüfung wirklich durchführen: Ein Prüfschritt, der nur auf dem Papier steht, nützt nichts. Planen Sie Zeit dafür ein.
• Ablauf nicht zu fein: Zehn bis zwölf Schritte genügen meist. Mehr überfordert.
• Ändern erlaubt: Der erste Plan ist ein Entwurf. Anpassungen nach den ersten Durchläufen sind normal.
• Vorgaben im Betrieb: Beachten Sie Regeln zu KI-Werkzeugen und Freigaben in Ihrem Betrieb.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Frau Zumbühl, 54, arbeitet im Sekretariat eines Ingenieurbüros in Baden und bereitet monatlich einen Statusbericht für die Geschäftsleitung vor. Vorher: Sie kopiert Notizen in die KI, bekommt einen Text, der nicht zu den Zahlen passt, und überarbeitet zwei Stunden.

Sie legt einen Ablauf mit sechs Schritten fest: Zahlen sammeln, Gliederung durch die KI, Rohtext durch die KI mit den Zahlen als Eingabe, Fakten und Zahlen prüfen, Gegenlesen durch den Projektleiter, Versand. Nachher: Die Arbeit dauert eine gute Stunde, die Prüfpunkte sind klar, und der Projektleiter findet vor dem Versand einen Zahlendreher.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Sie Abläufe im Betrieb so gestalten möchten, dass KI sinnvoll mitarbeitet, bietet Alpasana KI-Beratung und digitale Transformation an. Beschrieben sind die Aufnahme von Prozessen, die Verbesserung von Geschäftsprozessen, digitale Workflows und Automatisierungen, die Integration von KI-Agenten mit Anwendungsfall, Pilot, Einsatzregeln und Skalierung sowie die Dokumentation der Umsetzung.

Projekte werden individuell offeriert. Eine Zusage zu Zeitersparnis ist nicht Teil der Beschreibung.

Häufige Fragen

Muss ich jeden Ablauf so detailliert planen?

Nein. Für einfache Aufgaben genügt eine kurze Liste. Eine Tabelle lohnt sich bei Aufgaben, die oft vorkommen oder bei denen mehrere Personen beteiligt sind.

Kann die KI den ganzen Ablauf allein erledigen?

Bei einfachen Aufgaben teilweise, aber Prüfung und Verantwortung bleiben beim Menschen. Wie weit Automatisierung gehen sollte, zeigt KI oder klassische Automatisierung.

Wie teile ich eine grosse Aufgabe auf?

Gehen Sie vom Ergebnis rückwärts: Welche Bausteine braucht es, welche Schritte führen dahin? Eine Anleitung dazu bietet Aufgaben mit KI in Schritte zerlegen.