Aufgaben mit KI erledigen: Was eignet sich?

Das Problem

Auf Ihrem Schreibtisch liegt vieles, das Zeit frisst: Anfragen beantworten, Protokolle schreiben, Listen aktualisieren. Sie haben gehört, dass KI das übernehmen kann. Doch welche Aufgaben genau? Und welche nicht?

Wer wahllos probiert, erlebt schnell Enttäuschungen. Manche Aufgaben gelingen sofort, bei anderen entstehen Fehler, die später teuer werden, etwa eine falsch zugesagte Frist.

Besser ist ein kurzer Eignungscheck vor jeder Aufgabe. Er braucht drei Minuten und schützt vor Fehlgriffen.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Liste schreiben: Notieren Sie eine Woche lang, was Sie täglich tun. Eine einfache Liste in Word oder auf Papier genügt.
2. Aufgaben markieren: Streichen Sie an, was sich wiederholt und in ähnlicher Form wiederkommt.
3. Ampel anwenden: Bewerten Sie jede markierte Aufgabe nach der Tabelle unten.
4. Grün zuerst: Starten Sie mit einer grünen Aufgabe und üben Sie daran mit der KI.
5. Prüfregel festlegen: Entscheiden Sie vorab, was Sie am Ergebnis kontrollieren, zum Beispiel Zahlen, Namen und Fristen.
6. Nach zwei Wochen auswerten: Hat es Zeit gespart, oder war die Nacharbeit grösser? Behalten Sie nur, was sich bewährt.
7. Gelb vorsichtig öffnen: Gelbe Aufgaben probieren Sie erst, wenn Sie mit Grün sicher sind, und nur mit Kontrolle durch eine zweite Person.

Drei Fragen, die jede Aufgabe klären

Falls Ihnen die Ampel zu grob ist, helfen diese drei Fragen. Sie lassen sich ohne Fachwissen beantworten.

1. Kann ich das Ergebnis schnell prüfen? Ein Entwurf, den Sie in einer Minute lesen, ist unkritisch. Eine Zahlenreihe mit hundert Positionen ist es nicht.
2. Was passiert im schlimmsten Fall? Ein holpriger Satz in einer internen Notiz ist harmlos. Eine falsche Frist in einem Kundenbrief ist es nicht.
3. Darf ich die Daten überhaupt eingeben? Wenn Sie zögern, ist die Antwort in der Regel nein, bis Sie es geklärt haben.

Fällt eine Antwort ungünstig aus, ist die Aufgabe nicht verboten, aber sie braucht mehr Kontrolle. Wer vertieft auswählen möchte, findet Hilfe unter Wie teilen Mensch und KI die Arbeit sinnvoll auf?.

Was Sie nach dem Abgeben beachten sollten

Eine abgegebene Aufgabe bleibt Ihre Aufgabe. Legen Sie fest, wer das Ergebnis liest, bevor es das Haus verlässt, und wo Sie erfolgreiche Aufträge ablegen. Die Frage, wer am Ende entscheidet, behandelt Welche Entscheidungen sollten Menschen selbst treffen?.

Planen Sie ausserdem eine kurze Überprüfung nach einigen Wochen ein. Aufgaben, die anfangs gut liefen, können sich ändern, etwa wenn ein Programm aktualisiert wird oder sich Ihre Kundschaft verändert.

Vorlage zum Kopieren

Ich möchte prüfen, ob sich eine Aufgabe für KI eignet.
Aufgabe: [Beschreibung, z. B. Offertanfragen beantworten]
Wie oft: [z. B. fünfmal pro Woche]
Daten, die vorkommen: [z. B. Name, Adresse, Preise]
Mögliche Folgen eines Fehlers: [z. B. falsche Preisangabe]
Bewerte die Aufgabe mit Grün, Gelb oder Rot und begründe kurz.
Nenne drei Punkte, die ich am Ergebnis immer selbst prüfen sollte.
Gib keine Rechts- oder Steuerberatung.

Setzen Sie echte Beschreibungen ein, aber keine Namen oder Kundendaten. Die Einschätzung der KI ist eine Denkhilfe, die Entscheidung treffen Sie.

Worauf Sie achten müssen

• Datenschutz: Heikle Daten, etwa Personalakten oder Gesundheitsangaben, gehören nur in Programme, die Ihr Betrieb dafür freigegeben hat.
• Halluzinationen: KI erfindet manchmal Zahlen oder Quellen. Besonders bei Zahlenaufgaben gilt: nachrechnen. Siehe Rechenfehler der KI.
• Verantwortung: Auch wenn die KI den Text schrieb, haftet der Betrieb für das, was nach aussen geht.
• Nutzen ehrlich messen: Manche Aufgaben sind in Eigenarbeit schneller. Mehr dazu unter Wann sich KI nicht lohnt.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Herr Brunner führt ein kleines Treuhandbüro in Winterthur. Seine Liste zeigt vier Dinge: Mahnungstexte entwerfen (grün), Sitzungsnotizen zusammenfassen (grün), Abschlusszahlen kommentieren (gelb), Steuerempfehlungen an Kunden (rot).

Vorher hat er alles selbst getippt. Nachher lässt er Mahnungstexte und Notizen entwerfen und liest alles gegen. Die Zahlenkommentare lässt er einmal von seiner Kollegin gegenprüfen. Die Steuerempfehlungen bleiben vollständig bei ihm.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Sie mit mehreren Mitarbeitenden klären möchten, welche Arbeiten sich eignen, hilft die KI-Weiterbildung für Unternehmen von absofort. Sie behandelt KI für Verwaltung, Kommunikation, Analyse und Texte und vermittelt den sorgfältigen Umgang mit Unternehmensdaten.

Die Teilnehmenden lernen online im eigenen Tempo. Für Firmenlösungen und Teambuchungen gibt es eine Kontaktmöglichkeit.

Häufige Fragen

Muss eine Aufgabe zu 100 Prozent automatisch laufen?

Nein. Meist ist es sinnvoller, die KI einen Entwurf erstellen zu lassen und selbst freizugeben. Vollautomatik lohnt sich nur bei sehr klaren, risikoarmen Abläufen.

Was ist mit Aufgaben, die ich nur selten erledige?

Hier kann die KI als Starthilfe dienen, etwa mit einer Gliederung. Weil Sie weniger Übung haben, prüfen Sie das Ergebnis besonders sorgfältig.

Woran merke ich, dass eine Aufgabe doch nicht geeignet war?

Typische Zeichen sind viel Nacharbeit, immer neue Korrekturen oder ein ungutes Gefühl beim Absenden. Dann lohnt es sich, die Aufgabe wieder selbst zu erledigen oder sie stärker aufzuteilen. Das ist kein Scheitern, sondern ein normales Ergebnis des Ausprobierens.

Wann sollte ich meiner Führung Bescheid geben?

Sobald Daten von Kundinnen, Kunden oder Mitarbeitenden betroffen sind oder die Ergebnisse nach aussen gehen. Klären Sie das vor dem Einsatz, nicht danach.