Wie fange ich mit KI im Büro an?

Das Problem

Im Büro hören Sie täglich, dass KI die Arbeit erleichtern soll. Gleichzeitig wissen Sie nicht, welches Programm Sie öffnen sollen, was Sie eingeben dürfen und woran Sie eine gute Antwort erkennen. Also schieben Sie das Thema vor sich her.

Das ist verständlich. Wer ohne Plan startet, verliert schnell Zeit mit Ausprobieren. Oder man gibt aus Unsicherheit Daten ein, die nicht in ein KI-Programm gehören.

Mit einem kleinen, geordneten Einstieg vermeiden Sie beides. Sie brauchen dafür keine Technikkenntnisse, sondern eine Aufgabe, eine Vorlage und etwas Aufmerksamkeit beim Prüfen.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Aufgabe wählen: Suchen Sie eine Arbeit, die oft vorkommt und wenig riskant ist, etwa eine freundliche Antwort auf eine Standardanfrage oder die Zusammenfassung eines Protokolls.
2. Regeln klären: Fragen Sie in Ihrem Betrieb, welches KI-Programm erlaubt ist und welche Daten Sie nicht eingeben dürfen. Gibt es keine Regel, verwenden Sie nur erfundene oder anonymisierte Beispiele.
3. Programm öffnen: Nutzen Sie das freigegebene Programm im Browser oder als App. Ein neues Gespräch beginnen Sie meist mit «Neuer Chat».
4. Auftrag formulieren: Schreiben Sie in normalen Sätzen, was Sie brauchen, für wen, in welchem Ton und wie lang. Die Vorlage unten hilft dabei.
5. Antwort lesen und nachbessern: Sagen Sie der KI, was nicht passt, etwa «kürzer» oder «förmlicher». Sie müssen nicht neu anfangen.
6. Prüfen: Kontrollieren Sie Namen, Zahlen, Daten und Zusagen. Die KI kann Dinge erfinden, die plausibel klingen.
7. Ergebnis notieren: Speichern Sie den Auftrag, der gut funktioniert hat, in einem Dokument. So bauen Sie sich Schritt für Schritt eine eigene Sammlung auf.

Welche Aufgaben sich für den Anfang eignen

Nicht jede Büroarbeit passt für den Start. Die folgende Übersicht zeigt, womit Sie gut beginnen und was Sie besser noch auslassen.

Der Grund ist einfach: Links lassen sich Fehler sofort erkennen, rechts können sie erst spät auffallen oder grossen Schaden anrichten. Mehr zur Auswahl finden Sie unter Welche Aufgaben kann ich an KI abgeben? und unter Welche Aufgabe eignet sich für meinen ersten KI-Versuch?.

Wie Sie nach vier Wochen Bilanz ziehen

Nehmen Sie sich nach den ersten Wochen zehn Minuten Zeit und beantworten Sie drei Fragen: Welche Aufgaben haben tatsächlich Zeit gespart? Wo musste ich mehr korrigieren als erwartet? Was möchte ich als Nächstes ausprobieren?

Schreiben Sie die Antworten kurz auf. Diese Notiz ist Ihre persönliche Grundlage für Gespräche mit Vorgesetzten und Kolleginnen. So zeigen Sie mit eigenen Erfahrungen, wo KI im Büro hilft und wo nicht.

Vorlage zum Kopieren

Ich arbeite im Sekretariat eines [Branche, z. B. Schreinerei] in der Schweiz.
Schreibe einen Entwurf für [Aufgabe, z. B. eine Antwort auf eine Anfrage nach einem Termin].
Empfänger: [z. B. Kundin, die ihren Termin verschieben möchte].
Ton: [z. B. freundlich und sachlich], Anrede «Sie».
Länge: höchstens [Anzahl] Sätze.
Wichtig: Erfinde keine Fakten. Wo eine Angabe fehlt, setze [Platzhalter] ein.
Grundlage: [kurze Stichpunkte ohne Personendaten]

Ersetzen Sie die Angaben in eckigen Klammern durch Ihre eigenen. Wie ein Auftrag grundsätzlich aufgebaut ist, zeigt Prompt: Aufbau mit Vorlage.

Worauf Sie achten müssen

• Datenschutz: Geben Sie keine Namen, Adressen, Gesundheitsdaten oder Vertragsinhalte von Dritten in ein Programm ein, das Ihr Betrieb nicht freigegeben hat. Mehr dazu unter Datenschutz bei KI im Alltag.
• Fehler: KI-Antworten können falsch sein, auch wenn sie sicher klingen. Prüfen Sie Fakten am Original, siehe KI-Antworten auf Fehler prüfen.
• Grenzen: Für Rechts-, Steuer- und Personalentscheide ersetzt die KI keine Fachperson.
• Kennzeichnung: Klären Sie, ob Ihr Betrieb verlangt, dass KI-Unterstützung erwähnt wird.
• Tempo: Rechnen Sie anfangs mit mehr Aufwand. Die Zeitersparnis kommt erst, wenn Sie bewährte Vorlagen haben.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Frau Keller führt das Sekretariat einer Schreinerei in Olten. Vorher tippt sie jede Terminverschiebung einzeln und braucht dafür pro Mail einige Minuten.

Nachher hat sie sich nach drei Versuchen eine Vorlage gebaut. Sie ergänzt nur noch Name, Wunschtermin und Ton und lässt sich einen Entwurf erstellen. Sie liest jeden Entwurf, korrigiert Kleinigkeiten und sendet ihn selbst ab. Personendaten tippt sie erst ins E-Mail-Programm, nicht in die KI.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Sie den Einstieg nicht allein erarbeiten möchten, finden Sie bei absofort Kurse zu konkreten Arbeitsaufgaben: KI und IT für konkrete Arbeitsaufgaben. Dort sind unter anderem Bürokommunikation mit E-Mails, Meetings und Präsentationen sowie Copilot und Google Workspace beschrieben.

Sie üben an einer Aufgabe, die Ihrem Alltag entspricht, mit Praxisaufgaben und einem KI-Lerncoach. Der Abschluss ist verifizierbar.

Häufige Fragen

Brauche ich ein bezahltes KI-Programm, um anzufangen?

Nicht unbedingt. Für erste Versuche reichen oft die Gratisversionen, die jedoch Nutzungsgrenzen haben und andere Datenschutzbedingungen. Fragen Sie zuerst, was Ihr Betrieb erlaubt, bevor Sie etwas Neues installieren.

Wie viel Zeit sollte ich für den Einstieg einplanen?

Zwei bis drei kurze Übungen pro Woche über einen Monat sind realistisch. Das ist ein Richtwert, kein Versprechen. Entscheidend ist, dass Sie an echten, kleinen Aufgaben üben.

Was, wenn mein Chef KI nicht möchte?

Sprechen Sie das Thema mit Beispiel an: eine kleine Aufgabe, ein Vergleich vorher und nachher, ohne vertrauliche Daten. Konkrete Ergebnisse überzeugen meist besser als allgemeine Argumente.