Leistungslücken ansprechen: Mit KI fair ins Gespräch kommen

Das Problem

Ein Teammitglied liefert seit einigen Wochen weniger als vereinbart: Fristen werden knapp, Fehler häufen sich oder die Qualität sinkt. Sie merken es, schieben das Gespräch aber auf. Entweder, weil Sie den Ärger nicht verstärken wollen, oder weil Sie nicht sicher sind, wie es zu der Lücke kam.

Eine Leistungslücke ist der Unterschied zwischen dem, was erwartet wurde, und dem, was geliefert wird. Die Ursachen sind verschieden: unklare Erwartungen, fehlende Fähigkeiten, zu viel Arbeit, unklare Prioritäten, persönliche Belastung oder mangelnde Motivation. Wer vorschnell von fehlendem Willen ausgeht, trifft oft nicht den Kern.

Ein fairer Einstieg klärt zuerst, was gilt und was sich geändert hat. KI kann helfen, dieses Gespräch zu planen, aber nicht über die Person zu urteilen.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Prüfen Sie Ihre eigene Seite. War die Erwartung klar, schriftlich oder mündlich, mit Termin und Qualitätsmassstab? Hat sich die Arbeitsmenge verändert? Notieren Sie Ihre Antworten ehrlich.

1. Sammeln Sie Beobachtungen. Halten Sie fest, was Sie gesehen haben: Datum, Aufgabe, Abweichung. Lassen Sie Vermutungen über Motive weg.

1. Anonymisieren Sie. Beschreiben Sie der KI die Situation mit «eine Mitarbeiterin im Bereich X». Personalakten und Beurteilungen gehören nicht in öffentliche KI-Dienste.

1. Lassen Sie mögliche Ursachen sammeln. Bitten Sie die KI um eine Liste möglicher Hintergründe, aber nur als Fragen, die Sie dem Menschen stellen können, nicht als Diagnose.

1. Formulieren Sie den Einstieg. Entwerfen Sie ein bis zwei Sätze mit Beobachtung und Anliegen: «Mir ist aufgefallen, dass die letzten drei Berichte nach dem vereinbarten Termin kamen. Ich möchte verstehen, was dahintersteckt.»

1. Planen Sie Unterstützung. Welche Hilfen könnten Sie anbieten, etwa klarere Prioritäten, Entlastung oder eine Schulung? Notieren Sie, was in Ihrer Macht liegt.

1. Üben Sie das Gespräch. Lassen Sie die KI eine betroffene Person spielen, die Gründe nennt oder sich rechtfertigt. Üben Sie, zuzuhören und die Erwartung zu wiederholen.

1. Vereinbaren Sie Schritte. Legen Sie am Ende des echten Gesprächs gemeinsam fest, was sich bis wann ändern soll, und planen Sie einen Termin zur Überprüfung.

Beachten Sie auch den Zeitpunkt: Sprechen Sie nicht direkt nach einem Vorfall, wenn beide verärgert sind, aber auch nicht erst Wochen später. Ein ruhiger Termin im Einzelgespräch, den Sie vorher ankündigen, gibt der Person die Chance, sich vorzubereiten. Wer weiss, dass es um die Zusammenarbeit geht, erscheint weniger angespannt.

Weitere Anregungen für Gespräche mit belasteten Teammitgliedern finden Sie im Beitrag Belastung bei Mitarbeitenden ansprechen.

Vorlage zum Kopieren

Mit diesem Prompt bereiten Sie Einstieg und Fragen vor. Verwenden Sie nur anonymisierte Angaben.

Ich möchte mit einer Mitarbeiterin im Bereich [Bereich] ein Gespräch über Abweichungen von Absprachen führen.
Erwartung: [was vereinbart war]
Beobachtungen (nur Fakten, ohne Namen): [Beobachtung 1], [Beobachtung 2]
Meine eigene Rolle: [was ich klarer hätte sagen können / was sich verändert hat]
1. Schlage zwei sachliche Gesprächseinstiege vor.
2. Nenne acht offene Fragen, mit denen ich die Sicht der Mitarbeiterin und mögliche Hindernisse erfahre.
3. Zeige drei Unterstützungsmöglichkeiten, die ich anbieten könnte.
Beurteile die Mitarbeiterin nicht und stelle keine Vermutungen über ihre Motive an.

Wenn Sie eine Verwarnung erwägen, klären Sie Form und Fristen vorab mit Personalabteilung oder Fachperson, bevor Sie Texte vorbereiten.

Worauf Sie achten müssen

• Weisen Sie niemandem vorschnell Schuld zu. Fragen Sie nach der Sicht der Person, bevor Sie Schlüsse ziehen.
• Wenn gesundheitliche oder private Belastungen im Spiel sind, drängen Sie nicht auf Details. Zeigen Sie Unterstützungsmöglichkeiten und verweisen Sie bei Bedarf an Fachstellen.
• Arbeitsrechtliche Schritte wie Verwarnung oder Kündigung folgen eigenen Regeln. Holen Sie dafür Rat bei der Personalabteilung oder einer Fachperson. KI kann diese Beratung nicht ersetzen.
• Behandeln Sie alle Teammitglieder gleich. Prüfen Sie, ob Sie bei anderen dieselbe Messlatte anlegen.
• Halten Sie das Gespräch und die Vereinbarungen sachlich schriftlich fest.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: In einer Arztpraxis in Olten fällt der Praxisleiterin auf, dass eine langjährige Medizinische Praxisassistentin Rückrufe immer öfter liegen lässt. Sie wollte das schon mehrmals ansprechen, fürchtet aber Streit.

Nach der Vorbereitung mit KI beginnt sie: «In den letzten Wochen blieben mehrere Rückrufe unerledigt. Wie nehmen Sie die Situation wahr?» Die Assistentin erzählt, dass seit einer Teamveränderung die Aufgaben unklar verteilt sind. Gemeinsam legen sie eine Zuständigkeitsliste fest und vereinbaren nach drei Wochen ein kurzes Nachgespräch.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Sie selbst bei solchen Gesprächen unter Druck geraten oder merken, dass Konflikte Sie persönlich belasten, kann ein Coaching den Rücken stärken. my-coach.ch bietet Life Coaching und Mental Coaching mit Nataliya Fiechter. Zu den veröffentlichten Themen gehören Stress, Grenzen, Konflikte und Selbstwert. Es gibt ein kostenloses, unverbindliches Erstgespräch, und die Termine sind online oder in Safenwil möglich.

Für personalrechtliche Fragen ist das Coaching nicht zuständig.

Häufige Fragen

Wann sollte ich das Gespräch führen?

Möglichst zeitnah, wenn Sie das Muster erkennen, nicht erst nach Monaten. Frühe Gespräche sind meist leichter, weil Ursachen noch klar sind und Lösungen offener.

Was, wenn sich die Person gar nicht ändert?

Dann dokumentieren Sie die Vereinbarungen, prüfen die Unterstützung und klären mit der Personalabteilung die nächsten Schritte. Es ist besser, diesen Weg offen und stufenweise zu gehen.

Darf ich KI nutzen, um die Leistung zu bewerten?

Nein, nicht für Personendaten. Bewertungen von Menschen sind sensibel und gehören nicht in öffentliche KI-Dienste. Nutzen Sie KI ausschliesslich für die Vorbereitung allgemeiner Gesprächsstrukturen.