Überlastung von Mitarbeitenden ansprechen

Das Problem

Eine Mitarbeiterin, die sonst zuverlässig arbeitet, macht Flüchtigkeitsfehler, bleibt bis spät im Büro und wirkt angespannt. Ein anderer meldet sich häufiger kurzfristig krank. Sie vermuten, dass die Arbeitslast zu hoch ist, aber Sie wissen es nicht. Vielleicht gibt es auch private Gründe.

Viele Führungspersonen zögern, das anzusprechen. Sie fürchten, zu nahe zu treten oder etwas Falsches zu sagen. Dadurch vergeht oft Zeit, in der sich die Lage verschlechtert. Ein Gespräch zu früh ist meist weniger riskant als ein Gespräch, das erst nach einem Ausfall stattfindet.

Wichtig ist die Rollenklärung: Sie sind Vorgesetzte, nicht Ärztin und nicht Therapeut. Sie dürfen und sollen Beobachtungen schildern und nach der Arbeitssituation fragen. Sie dürfen keine Diagnosen stellen und keine Gesundheitsdaten verlangen. KI kann Ihnen helfen, das Gespräch ruhig vorzubereiten und Ihre Sätze zu prüfen.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Sammeln Sie Beobachtungen. Notieren Sie, was Sie konkret gesehen haben: Termine, Arbeitszeiten, Qualitätsänderungen. Lassen Sie Vermutungen über Ursachen weg.

1. Prüfen Sie die Arbeitslast zuerst bei sich. Schauen Sie, welche Aufgaben, Fristen und Zusatzprojekte die Person trägt. Oft liegt ein Teil der Ursache in der Verteilung, die Sie beeinflussen können.

1. Beschreiben Sie die Lage anonym für die KI. Verwenden Sie «Mitarbeiterin A» und Rollenbeschreibungen. Namen, Krankheitsangaben und private Umstände gehören nicht in öffentliche KI-Dienste.

1. Lassen Sie offene Einstiegsfragen entwerfen. Gut sind Fragen wie «Wie erleben Sie im Moment Ihre Arbeitsmenge?». Schlechte Fragen sind «Sind Sie ausgebrannt?».

1. Lassen Sie die KI eine Beschäftigte spielen. Üben Sie, wie Sie reagieren, wenn die Person abwehrt, schweigt oder weint. Beenden Sie die Übung, sobald Sie sich sicherer fühlen.

1. Klären Sie Ihre Angebote vorher. Was können Sie konkret ändern: Fristen verschieben, Aufgaben abgeben, Zusatzprojekte pausieren, Unterstützung organisieren? Versprechen Sie im Gespräch nur, was Sie halten können.

1. Führen Sie das Gespräch ohne KI. Wählen Sie einen ruhigen Raum, planen Sie genug Zeit ein und hören Sie zu. Die Person entscheidet, wie viel sie persönlich erzählen will.

1. Vereinbaren Sie einen Folgetermin. Halten Sie fest, was Sie ändern und wann Sie wieder sprechen. Dokumentieren Sie sachlich und nur, was nötig ist.

Vorlage zum Kopieren

Dieser Prompt bereitet das Gespräch vor und kommt ohne Personendaten aus.

Ich bin Teamleiter/in im Bereich [Bereich] und möchte eine Mitarbeitende/n auf mögliche Überlastung ansprechen.
Meine Beobachtungen (nur Tatsachen): [z. B. Überstunden in den letzten drei Wochen, mehr Fehler bei Aufgabe X].
Das kann ich ändern: [z. B. Frist verschieben, Aufgabe abgeben].
Das kann ich nicht ändern: [Rahmenbedingungen].
1. Formuliere einen ruhigen Gesprächseinstieg in drei Sätzen.
2. Schlage fünf offene Fragen zur Arbeitsbelastung vor.
3. Nenne drei Sätze, die ich vermeiden sollte, und erkläre kurz warum.
4. Spiele danach die mitarbeitende Person, die zurückhaltend reagiert, und lasse mich antworten.
Stelle keine Diagnosen und gib keine Gesundheitsratschläge.

Passen Sie die Beobachtungen und Ihre Handlungsmöglichkeiten an und lassen Sie die Übung mehrmals mit verschiedenen Reaktionen laufen.

Worauf Sie achten müssen

• Als Arbeitgeberin oder Arbeitgeber haben Sie eine Fürsorgepflicht: Sie müssen die Persönlichkeit und die Gesundheit der Mitarbeitenden schützen (Art. 328 OR). Die Anwendung im Einzelfall klären Sie mit der Personalabteilung oder einer Fachperson.
• Gesundheitsdaten sind besonders schützenswerte Personendaten. Geben Sie solche Angaben nie in öffentliche KI-Dienste ein und fragen Sie nicht aktiv nach Diagnosen.
• KI kann Verhalten fehlinterpretieren. Sie ersetzt weder ärztliche Einschätzungen noch Ihre Kenntnis der Person.
• Sprechen Sie Belastung nicht in Gegenwart anderer an und vermeiden Sie Spekulation im Team.
• Bei Anzeichen von akuter Not oder Selbstgefährdung raten Sie zu einer Fachperson, etwa zur Hausärztin. Hilfe rund um die Uhr bietet in der Schweiz die Dargebotene Hand unter der Nummer 143. Coaching ist keine Therapie.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Die Leiterin des Kundendiensts eines Zürcher Treuhandbüros bemerkt, dass eine erfahrene Mitarbeiterin seit dem Jahresabschluss täglich Überstunden macht und Rückfragen von Kunden verspätet beantwortet. Die Leiterin übt vorab mit KI drei Gesprächseinstiege und sammelt eigene Entlastungsmöglichkeiten.

Im Gespräch fragt sie offen nach der Arbeitsmenge. Die Mitarbeiterin sagt, dass ihr die Menge von Zusatzaufgaben über den Kopf wächst. Gemeinsam verschieben sie zwei interne Aufgaben und übergeben eine Kundengruppe an eine Kollegin. Nach drei Wochen sprechen sie erneut, die Überstunden sind zurückgegangen.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Sie als Führungsperson selbst unter Druck stehen und Ihre Rolle in solchen Gesprächen klären wollen, kann ein Coaching helfen. my-coach.ch bietet Life Coaching und Mental Coaching mit Nataliya Fiechter an. Veröffentlichte Themen sind unter anderem Stress, Resilienz, Grenzen und Work-Life-Balance. Das Erstgespräch ist kostenlos und unverbindlich, Termine sind online oder in Safenwil möglich.

Das Angebot richtet sich an Sie als Person. Betriebliche Gesundheitsberatung oder ärztliche Abklärungen für Mitarbeitende sind dort nicht beschrieben.

Häufige Fragen

Darf ich nach der Ursache der Überlastung fragen?

Sie dürfen nach der Arbeitssituation fragen: Menge, Fristen, Zuständigkeiten. Nach privaten oder gesundheitlichen Gründen fragen Sie nicht, die Person kann sie aber freiwillig nennen.

Was, wenn die Person alles abstreitet?

Das ist möglich und kein Misserfolg. Bleiben Sie bei Ihren Beobachtungen, bieten Sie Unterstützung an und vereinbaren Sie ein Wiedersehen. Oft öffnet sich jemand erst später.

Kann ich die KI auch für Gesprächsnotizen nutzen?

Nur ohne Namen und ohne persönliche Angaben. Aussagen über Befinden und Gesundheit gehören nicht in öffentliche KI-Dienste. Halten Sie Vereinbarungen lieber selbst knapp fest.