Wie sammelt ein Chatbot Angaben für eine Offerte?

Das Problem

Eine Offertanfrage kommt als Zweizeiler: «Wir brauchen eine Offerte für ein neues Dach.» Mehr nicht. Nun müssen Sie nachfragen: Welche Fläche, welcher Standort, bis wann, welche Ausführung? Das kostet Zeit, und manche Interessenten antworten gar nicht mehr.

Sie möchten vor einer Offerte die nötigen Angaben erhalten, statt mehrfach nachfragen zu müssen. Ein Chatbot kann das übernehmen: Er stellt die Fragen, die Sie sonst selbst stellen würden, und liefert eine geordnete Zusammenfassung.

Wichtig ist die Abgrenzung. Der Chatbot sammelt Angaben, er verspricht keinen Preis. Die Offerte bleibt Sache Ihres Teams.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Notieren Sie Ihre Standardfragen. Welche Angaben brauchen Sie, damit eine Offerte möglich ist? Schreiben Sie diese Fragen aus Ihren letzten fünf Offerten auf.

1. Teilen Sie nach Pflicht und Zusatz. Pflicht sind Angaben ohne die keine Offerte möglich ist (Art des Auftrags, Ort, Umfang). Zusatzangaben beschleunigen, sind aber freiwillig (Budgetrahmen, Wunschtermin).

1. Ordnen Sie die Reihenfolge. Beginnen Sie mit einfachen Fragen und lassen Sie Kontaktdaten für den Schluss. Wer erst Einsatz gezeigt hat, gibt Kontaktdaten eher an.

1. Setzen Sie Auswahlmöglichkeiten ein. Statt «Welche Art Heizung?» bietet der Chatbot Knöpfe: Öl, Gas, Wärmepumpe, weiss nicht. Das beschleunigt und liefert saubere Daten.

1. Erlauben Sie «weiss nicht». Viele Interessenten kennen Fachbegriffe nicht. Der Chatbot soll auch dann weiterfragen und das Feld als «unklar» markieren.

1. Bauen Sie die Zusammenfassung. Am Ende zeigt der Chatbot alle Angaben, die Interessentin prüft sie. Dann geht die Anfrage an Ihr Team, siehe Kontaktformular verbinden.

1. Regeln Sie die Preisfrage. Legen Sie fest, ob der Chatbot Richtwerte nennen darf. Wenn ja, nur aus veröffentlichten Unterlagen und mit dem Hinweis «unverbindlich». Siehe Preisauskunft.

1. Testen und anpassen. Spielen Sie fünf Beispielanfragen durch. Prüfen Sie, ob Ihr Team mit der Zusammenfassung direkt eine Offerte erstellen könnte.

Vorlage zum Kopieren

Mit dieser Vorlage entwerfen Sie die Fragenfolge für Ihre Branche:

Du bist Berater für Kundenanfragen in einem Schweizer KMU. Entwirf eine Fragenfolge für einen Chatbot, der Angaben für eine Offerte sammelt.

Branche und Leistung: [z. B. Malerarbeiten in Wohnungen, Region Aargau]
Angaben, die wir für eine Offerte brauchen: [z. B. Anzahl Zimmer, Fläche, Zustand der Wände, Wunschtermin]
Angaben, die wir nur freiwillig erfragen: [z. B. Budgetrahmen]
Was der Chatbot nicht tun darf: [z. B. keine Preise nennen, keine Termine zusagen]

Erstelle:
1. Eine nummerierte Fragenfolge mit höchstens 8 Fragen, je eine Frage pro Nachricht, mit Auswahlmöglichkeiten, wo sinnvoll.
2. Eine Möglichkeit «weiss ich nicht» bei Fachfragen.
3. Eine Zusammenfassung in Tabellenform zum Bestätigen.
4. Einen Abschlusssatz, der keine Preise oder Fristen verspricht.

Schreibe in Sie-Form, Deutsch (Schweiz). Erfinde keine Preise.

Ersetzen Sie die Beispiele durch Ihre echten Angaben und prüfen Sie die Fragenfolge mit einer Kollegin aus dem Verkauf.

Worauf Sie achten müssen

• Keine verbindlichen Preise: Ein Chatbot kann sich verrechnen. Preise gehören in Ihre Offerte, geprüft von einem Menschen.
• Datenschutz: Kontaktdaten und Projektangaben sind Personendaten. Informieren Sie vor der Erfassung transparent, wozu sie dienen.
• Abbrüche: Wer mittendrin aufhört, hat vielleicht keine Zeit. Bieten Sie «Rückruf wünschen» als schnelle Alternative an.
• Fehlinformationen: Interessenten kennen oft Fachbegriffe nicht oder verwechseln sie. Lassen Sie «weiss nicht» zu, damit keine falschen Angaben entstehen.
• Anfragen sortieren: Legen Sie fest, wer die Anfragen erhält und wie schnell er reagiert.
• Qualität prüfen: Vergleichen Sie nach einem Monat die Anfragen mit und ohne Chatbot. Sind die Angaben wirklich besser?

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Ein Küchenbauer in Sursee erhält Anfragen wie «Brauche eine neue Küche, was kostet das?». Für eine Offerte braucht er Raummasse, Geräte, Stil und Budgetrahmen.

Vorher: Der Verkaufsleiter ruft jeden Interessenten an und stellt dieselben zehn Fragen. Nachher: Der Chatbot erfragt in sechs Schritten Raumgrösse, Wünsche zu Geräten und Material, Wunschtermin und Kontaktangaben. Zum Budget gibt es eine freiwillige Auswahl. Die Zusammenfassung landet im Postfach des Verkaufs. Bei Preisfragen sagt der Chatbot, dass die Preise von der Planung abhängen und ein Berater die Offerte erstellt. Der Verkaufsleiter ruft nur noch bei Unklarheiten an.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Ihre Offertanfragen automatisch erfasst und in Ihre Abläufe übergeben werden sollen, hilft die KI-Beratung und digitale Transformation der Alpasana GmbH. Nach Leistungsbeschreibung gehören dazu digitale Workflows und Automatisierungen, Schnittstellen und die Integration von KI-Agenten mit Pilot und Einsatzregeln. Projekte werden individuell offeriert.

Häufige Fragen

Darf der Chatbot Richtpreise nennen?

Das ist Ihre Entscheidung. Wenn ja, nur aus Ihren veröffentlichten Preisangaben und klar als unverbindlich gekennzeichnet. Besser ist oft ein Hinweis, dass der Preis nach Klärung der Angaben in der Offerte steht.

Wie viele Fragen sind zu viele?

Fünf bis acht Fragen sind für die meisten Anfragen gut verkraftbar. Wenn Sie mehr brauchen, teilen Sie in «sofort» und «später im Gespräch» auf.

Kann der Chatbot Offerten selbst erstellen?

Technisch lassen sich Entwürfe erzeugen, aber eine Offerte ist ein verbindliches Angebot. Lassen Sie jede Offerte von einer Person prüfen und freigeben, bevor sie an Kunden geht.

Wie vermeide ich, dass Konkurrenten den Chatbot ausfragen?

Ganz verhindern lässt sich das nicht. Der Chatbot sollte deshalb keine internen Kalkulationen oder Preislisten für Grosskunden kennen. Geben Sie ihm nur Angaben, die Sie auch öffentlich zeigen würden.