Chatbot-Öffnungszeiten an Feiertagen pflegen

Das Problem

Am Karfreitag steht ein Kunde vor verschlossener Tür, weil der Chatbot am Vorabend «Heute bis 18 Uhr geöffnet» gesagt hat. Oder in den Betriebsferien fragt jemand nach einem Termin, und der Chatbot bietet fröhlich den nächsten Dienstag an.

Sie möchten, dass Kunden auch an Feiertagen die richtigen Öffnungszeiten erhalten. Die Schwierigkeit: Ein Chatbot kennt Ihren Kalender nicht von selbst. Er weiss vielleicht, dass der 1. August ein Feiertag ist, aber nicht, ob Sie an diesem Tag offen haben. Dazu kommen Besonderheiten der Schweiz, denn Feiertage unterscheiden sich von Kanton zu Kanton.

Ein Chatbot mit falschen Zeitangaben schadet mehr als gar keiner, denn Kunden vertrauen auf die Auskunft und stehen dann vor geschlossenen Türen.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Schreiben Sie die Regelzeiten auf. Für jeden Standort und jeden Wochentag: von wann bis wann, mit Mittagspause. Das ist die Grundlage.

1. Sammeln Sie die Ausnahmen des Jahres. Betriebsferien, Brückentage, verkürzte Zeiten vor Feiertagen, Inventur, Weihnachtsverkauf. Notieren Sie jeweils Datum, Zeiten oder «geschlossen».

1. Berücksichtigen Sie Ihren Kanton. Feiertage wie Berchtoldstag, Fronleichnam oder Allerheiligen gelten nur in bestimmten Kantonen oder Gemeinden. Schreiben Sie nur auf, was für Ihren Standort gilt, und prüfen Sie es bei der kantonalen Stelle.

1. Führen Sie alles an einer Stelle. Eine Seite oder Tabelle: «Öffnungszeiten und Ausnahmen». Diese Stelle ist die einzige Wahrheit für Website und Chatbot.

1. Verbinden Sie den Chatbot mit dieser Stelle. Besprechen Sie mit Ihrem Anbieter, ob der Chatbot die Seite regelmässig neu liest oder ob Sie die Tabelle aktualisieren müssen. Siehe Wissen automatisch aktualisieren.

1. Geben Sie klare Regeln für Auskünfte. Der Chatbot nennt Zeiten nur aus der Tabelle. Findet er für ein Datum nichts, sagt er das und verweist auf Telefon oder Website.

1. Setzen Sie Erinnerungen. Tragen Sie in Ihren Kalender einen Termin ein: «Öffnungszeiten für kommendes Quartal prüfen». Eine verantwortliche Person aktualisiert die Tabelle.

1. Testen Sie Stichtage. Fragen Sie den Chatbot nach Auskünften zu einem Feiertag, zu einem Tag in den Betriebsferien und zu einem gewöhnlichen Samstag. Prüfen Sie die Antworten gegen Ihre Tabelle.

Vorlage zum Kopieren

Mit dieser Vorlage bringen Sie Ihre Angaben in eine saubere Form für den Chatbot:

Du bist Redaktor für Wissensdokumente. Wandle meine Angaben zu Öffnungszeiten in ein klares, maschinenlesbares Dokument für einen Chatbot um.

Standort: [Name, Ort, Kanton]
Regelzeiten: [z. B. Mo–Fr 8–12 und 13.30–17.30 Uhr, Sa 9–12 Uhr, So geschlossen]
Ausnahmen (Datum, Zeiten oder «geschlossen»): [z. B. 24.12. bis 17 Uhr; 25.–26.12. geschlossen; 1.–14.7. Betriebsferien]
Stand der Angaben: [Datum]

Erstelle:
1. Eine Tabelle «Regelzeiten» mit Wochentag, Zeiten.
2. Eine Tabelle «Ausnahmen» mit Datum von/bis, Zeiten, Bemerkung.
3. Drei Regeln für den Chatbot, wie er mit unbekannten Daten umgehen soll (z. B. «nicht raten, auf Telefon verweisen»).
4. Fünf Testfragen mit der erwarteten Antwort.

Erfinde keine Daten. Wenn eine Angabe fehlt, markiere sie mit «Klärung nötig».

Ergänzen Sie Ihre Angaben und aktualisieren Sie das Dokument, wann immer sich etwas ändert.

Worauf Sie achten müssen

• Einheitliche Quelle: Wenn Website, Google-Eintrag und Chatbot verschiedene Zeiten zeigen, verwirren Sie Kunden. Gleichen Sie alle ab.
• Veraltete Angaben: Nach den Ferien bleiben alte Hinweise oft stehen. Löschen oder datieren Sie sie. Siehe Veraltete Dokumente.
• Feiertage nicht annehmen: Der Chatbot sollte nicht aus dem Datum auf einen Feiertag schliessen, weil kantonale Unterschiede bestehen. Er verwendet nur Ihre Ausnahmeliste.
• Zeitangabe mit Datum: Statt «nächsten Montag» besser «Montag, 12. Oktober». So entstehen weniger Missverständnisse.
• Telefonnummer parat: Bei Zweifeln soll der Chatbot eine Nummer nennen.
• Verantwortung: Bestimmen Sie eine Person, die für die Tabelle zuständig ist, und eine Stellvertretung.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Eine Bäckerei mit drei Filialen in Zug, Baar und Cham ist an Feiertagen teils geöffnet, teils geschlossen. Beim Auskunftsversuch über den Chatbot erhielten Kunden an Fronleichnam falsche Angaben.

Vorher: Der Chatbot greift auf drei verschiedene Seiten zu, eine davon vom letzten Jahr. Nachher: Die Geschäftsleiterin führt eine Tabelle mit Regelzeiten pro Filiale und einer Ausnahmeliste für das ganze Jahr, die im Herbst für das nächste Jahr erstellt wird. Der Chatbot nutzt nur diese Tabelle und sagt bei Unklarheit «Bitte rufen Sie die Filiale an». Eine Mitarbeiterin prüft jeweils vor Feiertagen mit zwei Testfragen die Antworten.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Öffnungszeiten, Standorte und Chatbot automatisch zusammenspielen sollen, unterstützt die KI-Beratung und digitale Transformation der Alpasana GmbH. Nach Leistungsbeschreibung gehören dazu digitale Workflows und Automatisierungen, Schnittstellen und das Verbinden von Systemen sowie die Integration von KI-Agenten mit Pilot und Einsatzregeln. Projekte werden individuell offeriert.

Häufige Fragen

Kann der Chatbot Feiertage selbst berechnen?

Er kennt allgemeine Feiertage oft, aber nicht zuverlässig die Regeln Ihres Kantons und Ihrer Gemeinde. Verlassen Sie sich nicht darauf, sondern geben Sie ihm Ihre eigene Ausnahmeliste.

Wie oft muss ich die Zeiten aktualisieren?

Mindestens einmal pro Quartal und bei jeder Änderung. Vor Feiertagen und Betriebsferien lohnt sich ein kurzer Test.

Was, wenn sich die Zeiten kurzfristig ändern?

Aktualisieren Sie die Tabelle sofort und prüfen Sie danach mit einer Testfrage. Ein Hinweis auf der Startseite, zum Beispiel «Heute bis 16 Uhr geöffnet», hilft zusätzlich.

Soll der Chatbot auch sagen, ob gerade offen ist?

Das ist nützlich, setzt aber voraus, dass er die aktuelle Uhrzeit und Ihre Tabelle verlässlich verknüpft. Fragen Sie Ihren Anbieter, ob das unterstützt wird. Sonst ist es sicherer, die Zeiten zu nennen und die Besucher selbst vergleichen zu lassen.