Begrüssung für einen Website-Chatbot: Vorlage zum Anpassen

Das Problem

Der Chatbot ist eingerichtet, das Fenster öffnet sich, und dann steht dort: «Hallo! Wie kann ich helfen?» Besucherinnen wissen nicht, ob sie mit einer Person oder einer Maschine sprechen, wobei geholfen wird und was sie lieber nicht eintippen sollten. Manche schreiben ihre Kontonummer hinein, andere erwarten Rechtsauskünfte oder schliessen das Fenster sofort wieder.

Frau Müller möchte eine Begrüssung, die freundlich klingt, ehrlich ist und Besucher in die richtige Richtung lenkt. Sie schreibt nicht gern Texte und sucht deshalb eine Vorlage zum Anpassen.

Die Startnachricht ist die kleine Visitenkarte Ihres Chatbots. Sie entscheidet mit, ob Besucher ihn nutzen und ob sie ihm vertrauen.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Zweck festhalten. Notieren Sie in einem Satz, wobei der Chatbot hilft, zum Beispiel: «Fragen zu Öffnungszeiten, Lieferung und Terminen».

1. Grenzen notieren. Was soll er nicht tun? Etwa keine Preisverhandlungen, keine Rechts- oder Gesundheitsauskünfte, keine Bestellungen ändern.

1. Ton wählen. Passt Ihr Betrieb eher förmlich oder persönlich? Sie-Form ist in der Schweiz im Kundenkontakt meist die sichere Wahl.

1. KI offenlegen. Sagen Sie klar, dass hier ein digitaler Assistent antwortet. Das schafft Vertrauen und vermeidet Missverständnisse.

1. Datenschutzhinweis aufnehmen. Bitten Sie, keine sensiblen Angaben wie Passwörter, Kartennummern oder Gesundheitsdaten einzugeben, und verlinken Sie die Datenschutzerklärung.

1. Weg zur Person zeigen. Nennen Sie, wie man ein Teammitglied erreicht. Siehe Übergabe an Mitarbeitende.

1. Einstiegsfragen anbieten. Zwei bis drei Schaltflächen mit typischen Fragen erleichtern den Start. Ideen finden Sie bei Einstiegsfragen.

1. Testen und kürzen. Lesen Sie die Begrüssung auf dem Handy. Passt der Text ohne Scrollen? Kürzen Sie, bis nur Wichtiges bleibt.

Vorlage zum Kopieren

Erste Variante: die Begrüssung direkt zum Einsetzen.

Guten Tag und willkommen bei [Firmenname]!
Ich bin der digitale Assistent und beantworte Fragen zu [Thema 1], [Thema 2] und [Thema 3].
Ich bin eine KI und kann mich irren. Bitte geben Sie keine Passwörter, Kartennummern
oder Gesundheitsdaten ein. Für persönliche Anliegen erreichen Sie unser Team unter
[Telefon] oder [E-Mail], [Öffnungszeiten].
Womit kann ich Ihnen helfen?

Zweite Variante: ein Prompt, mit dem Sie sich von einer KI mehrere Fassungen vorschlagen lassen.

Schreibe fünf Begrüssungstexte für einen Website-Chatbot von [Firmenname], [Branche], [Ort].
Ton: [freundlich-sachlich / persönlich]. Anrede: Sie. Länge: höchstens 50 Wörter.
Jeder Text muss enthalten: Hinweis, dass es sich um eine KI handelt, drei Themen, bei denen der Chatbot
hilft, Bitte, keine sensiblen Daten einzugeben, Kontakt zur Person.
Schreibe in Schweizer Rechtschreibung (ohne Eszett). Nenne bei jedem Text den Tonfall in einem Wort.

Ersetzen Sie die Platzhalter, wählen Sie eine Fassung und lassen Sie sie von einer zweiten Person gegenlesen.

Experimentieren Sie ruhig mit zwei Fassungen. Zeigen Sie einer Hälfte der Besucher die erste, der anderen die zweite Begrüssung und vergleichen Sie nach zwei Wochen, welche häufiger zu einem Gespräch führt. Dafür braucht es kein Spezialwissen, nur etwas Geduld und eine einfache Strichliste. Entscheidend ist, dass Sie nur eine Sache auf einmal ändern, sonst wissen Sie nicht, was gewirkt hat.

Worauf Sie achten müssen

• Transparenz: Verschweigen Sie nicht, dass es sich um eine KI handelt. Menschen fühlen sich getäuscht, wenn sie es später merken.
• Keine Versprechen: Schreiben Sie nicht «Ich beantworte alle Ihre Fragen». Das weckt Erwartungen, die kein Chatbot erfüllt.
• Datenschutz: Der Hinweis in der Begrüssung ersetzt die Datenschutzerklärung nicht. Siehe Datenschutzerklärung für Chatbots.
• Barrierefreiheit: Verwenden Sie kurze Sätze und einen gut lesbaren Kontrast. Mehr: Chatbot barrierefrei gestalten.
• Pflege: Öffnungszeiten und Telefonnummern in der Begrüssung müssen aktuell bleiben.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Eine Zahnarztpraxis in Aarau stellt einen Chatbot für Terminfragen und Praxisinformationen auf die Website. Zuerst steht dort nur «Hallo, wie kann ich helfen?». Besucher schildern ausführlich Schmerzen und Medikamente und erwarten eine Diagnose.

Vorher: Verwirrte Besucher, viele Gesundheitsangaben im Chat. Nachher: Die neue Begrüssung nennt «Termine, Öffnungszeiten und Anfahrt», weist darauf hin, dass keine medizinischen Auskünfte gegeben werden, und nennt für Notfälle die Telefonnummer der Praxis. Die Gespräche werden kürzer und passender.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Sie Begrüssung und Einstiegsfragen für Ihren Chatbot formulieren, helfen klare Prompts dabei, Rolle, Kontext und gewünschtes Antwortformat festzuhalten. Im Kurs Prompt Engineering üben Sie, Anweisungen aufzubauen und Ergebnisse zu prüfen, damit Sie Texte und Antwortregeln selbst weiterentwickeln können.

Häufige Fragen

Wie lang darf die Begrüssung sein?

So kurz, dass sie auf dem Handy ohne Scrollen lesbar ist. Als Richtwert gelten drei bis vier kurze Sätze. Alles Weitere gehört in Einstiegsfragen oder in die Datenschutzerklärung.

Soll der Chatbot einen Namen und ein Gesicht haben?

Ein Name ist möglich, aber das Bild einer Person kann täuschen. Wenn Sie ein Symbol verwenden, wählen Sie ein neutrales, und nennen Sie ihn deutlich «digitaler Assistent».

Muss ich die Begrüssung für jede Sprache anpassen?

Ja, und nicht nur übersetzen: Anrede, Kontaktangaben und Öffnungszeiten müssen in jeder Sprache stimmen. Siehe Was braucht ein Chatbot für mehrere Sprachen?