Serientermine in der Physiotherapie mit KI planen

Das Problem

Eine Patientin braucht neun Behandlungen, am liebsten zweimal pro Woche am späten Nachmittag, immer bei derselben Therapeutin. Gleichzeitig soll der Raum mit dem Gerät frei sein, die Therapeutin hat Teilzeit, und die Patientin ist in der dritten Woche in den Ferien. Die Empfangsfrau verschiebt Termine auf dem Papier, ruft zurück, und am Ende ist die Agenda ein Flickwerk, in dem jemand doppelt gebucht ist.

Die Terminplanung in der Physiotherapie hat eigene Tücken: Serien, feste Zeiten, Fortsetzung bei derselben Person, Gerätenutzung, unterschiedliche Behandlungsdauern, kurzfristige Absagen und Wartelisten. Eine gute Planung verhindert Leerlauf und Frust und sorgt dafür, dass Patientinnen regelmässig kommen können.

Viele Praxissoftwares haben Funktionen für Serientermine. KI kann zusätzlich bei der Analyse helfen: Wo entstehen Lücken, welche Regeln machen Probleme, wie lassen sich Mitteilungen formulieren? Sie ist aber kein Ersatz für Planungssoftware. Das optimale Planen von Terminen ist ein mathematisches Problem, das Programme zuverlässiger lösen als ein Sprachmodell.

Einfach erklärt

Hinter einer guten Terminplanung stehen vier Elemente:

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Heutige Planung aufnehmen: Wie laufen Terminvergabe, Serien und Änderungen? Wo entstehen Fehler und Wartezeiten? Siehe Prozesse aufnehmen.
2. Regeln aufschreiben: Dauer je Behandlungsart, Pausen, Raum- und Gerätebedarf, Wunsch nach gleicher Therapeutin, Serienlänge, Regeln für Wartelisten, Umgang mit Absagen. Die Regeln legt die Praxis fest. Siehe Absageregeln erklären.
3. Software prüfen: Bietet Ihre Praxissoftware Serientermine, Raumplanung, Wartelisten und Erinnerungen? Oft ist mehr möglich als genutzt wird. Fragen Sie den Anbieter oder lesen Sie die Anleitung. Siehe KI-Software für die Arztpraxis auswählen.
4. Engpässe analysieren: Lassen Sie sich mit anonymisierten Zahlen (Auslastung pro Wochentag und Zeitfenster, Ausfallquoten) von der KI Muster beschreiben und Fragen stellen: Wann sind Lücken, wann Überlast? Rechnen Sie in Excel, nicht mit der KI.
5. Regeln mit KI verständlich formulieren: Aus Ihren Stichworten entsteht ein Regelblatt für den Empfang und eine Information für Patientinnen. Prüfen Sie alle Angaben.
6. Serienplanung vereinfachen: Bieten Sie bei der ersten Behandlung die ganze Serie an, so dass Patientinnen gleich ihre Termine sehen. Fragen Sie nach Ferien und festen Verpflichtungen.
7. Wartelisten und Nachrücken: Legen Sie fest, wie freie Termine bei Absagen vergeben werden und wer informiert wird.
8. Mitteilungen vorbereiten: Die KI entwirft Texte für Terminbestätigung, Änderung und Erinnerung ohne Gesundheitsangaben. Siehe Prophylaxe-Recall für ein ähnliches Vorgehen.
9. Testen und anpassen: Starten Sie mit einer Therapeutin oder einem Wochentag. Messen Sie Auslastung, Leerzeiten und Beschwerden.
10. Auswerten: Nach vier bis acht Wochen prüfen Sie, ob die Regeln greifen. Passen Sie sie an.

Vorlage zum Kopieren

Mit diesem Auftrag lassen Sie sich Regeln klären und Engpässe beschreiben. Verwenden Sie nur anonymisierte, aggregierte Angaben:

Ich plane in einer Physiotherapiepraxis in der Schweiz ([Anzahl] Therapeutinnen, [Anzahl] Behandlungsräume, [Geräte]) die Terminvergabe für Serien neu. Unsere Regeln (Stichworte): [z. B. Behandlungsdauer 30 Minuten, Serien à 9 Termine, Wunsch nach gleicher Therapeutin, Absage bis 24 Stunden vorher kostenlos].
Erstelle: 1. eine Liste von zehn Fragen, die ich klären muss, bevor ich die Regeln in der Software einstelle (Ausnahmen, Wartelisten, Ferien, Notfälle, Geräte), 2. ein einseitiges Regelblatt für den Empfang in einfacher Sprache, 3. eine Vorlage für eine Terminbestätigung ohne Gesundheitsangaben, mit Platzhaltern.
Hier sind anonymisierte Auslastungszahlen pro Wochentag und Zeitfenster: [Tabelle]. Beschreibe in einfachen Sätzen, wo Muster erkennbar sind, ohne neue Zahlen zu berechnen oder Ursachen zu behaupten, und formuliere Fragen, die ich im Team klären sollte.

Setzen Sie Regeln und Zahlen ein. Berechnen Sie Auslastung und Summen in Excel.

Worauf Sie achten müssen

• Keine Patientendaten in KI: Terminlisten mit Namen und Behandlungsarten sind Gesundheitsdaten. Verwenden Sie in KI-Werkzeugen nur anonymisierte, aggregierte Angaben. Siehe KI und Patientendaten in der Arztpraxis.
• Software statt Chat für die Optimierung: Das eigentliche Zuweisen von Terminen sollte die Praxissoftware machen. KI-Chats erzeugen schnell Doppelbelegungen.
• Gleichbehandlung: Regeln für Wartelisten und Prioritäten sollten transparent und fair sein. Dringliche Fälle brauchen eine eigene Regel.
• Fachliche Priorität: Wer wann behandelt werden muss, entscheidet die Therapeutin, nicht der Algorithmus.
• Mitarbeitende: Arbeitszeiten, Pausen und Wünsche der Therapeutinnen gehören in die Planung. Siehe KI-Schichtplanung und Arbeitsrecht für die Grundsätze zu Arbeits- und Ruhezeiten.
• Barrierefreiheit: Ältere und eingeschränkte Patientinnen brauchen oft feste Zeiten und gut erreichbare Räume.
• Erinnerungen: Nachrichten per SMS oder E-Mail diskret formulieren. Einwilligung klären.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Eine Physiotherapiepraxis in Wil mit vier Therapeutinnen hat viele Leerzeiten am Nachmittag und Überlast am Morgen.

Vorher: Termine werden von Hand vergeben, Serien nur schrittweise. Absagen führen zu Lücken, und Patienten warten Wochen auf einen Wunschtermin.

Nachher: Die Praxis nutzt die Serienfunktion ihrer Software, bietet bei der ersten Behandlung die ganze Serie an und führt eine Warteliste für Absagen ein. Mit anonymisierten Auslastungszahlen sieht sie, dass der Nachmittag schwach gebucht ist, und bietet gezielt Zeitfenster an. Die KI formuliert Regelblatt und Mitteilungen, die Praxisleiterin prüft sie. Die Leerzeiten sinken spürbar.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Sie Termin- und Planungsabläufe der Praxis analysieren und digital verbessern möchten, begleitet Sie Alpasana mit KI-Beratung und digitaler Transformation. Laut Beschreibung gehören dazu die Aufnahme von Prozessen, die Verbesserung von Geschäftsprozessen, digitale Workflows und Automatisierungen, Schnittstellen und Systemanbindungen sowie die Dokumentation der Umsetzung. Projekte werden individuell offeriert.

Häufige Fragen

Kann eine KI die Termine automatisch vergeben?

Eine Planungssoftware kann es, eine KI-Chat nicht verlässlich. Entscheidend sind klare Regeln und eine Kontrolle durch Menschen bei Ausnahmen.

Wie gehe ich mit Absagen um?

Mit Regeln und einer Warteliste. Die Regeln sollten Patientinnen vorab kennen. Siehe Absageregeln erklären.

Was ist wichtiger: Auslastung oder Kontinuität?

Beides. Kontinuität bei derselben Therapeutin ist für viele Patientinnen wichtig, Auslastung für die Praxis. Legen Sie fest, wann welches Vorrang hat.

Brauche ich dafür neue Software?

Nicht unbedingt. Prüfen Sie zuerst, was Ihre Praxissoftware kann. Bei grossen Praxen kann sich zusätzliche Planungssoftware lohnen.