KI-Software für die Arztpraxis auswählen: Checkliste

Das Problem

Ein Anbieter stellt in der Praxis ein KI-Programm vor: Es soll Gespräche mitschreiben, Berichte entwerfen, Termine koordinieren oder Rechnungen vorprüfen. Die Demonstration beeindruckt, und die Ärztin fragt: «Sollen wir das nehmen?» Das Team ist neugierig, aber niemand weiss, welche Fragen man stellen müsste.

Die Auswahl einer Software ist für eine Arztpraxis anspruchsvoller als für andere Betriebe. Patientendaten sind besonders schützenswert und unterliegen dem Berufsgeheimnis. Fehler können gesundheitliche Folgen haben, und Abhängigkeiten von einem Anbieter sind schwer rückgängig zu machen. Marketingversprechen helfen nicht weiter. Gefragt sind nüchterne Prüfungen.

Eine Checkliste strukturiert die Entscheidung und verhindert, dass Wichtiges im Eindruck der Demo untergeht. KI kann dabei helfen, die Unterlagen des Anbieters zu lesen und Fragen vorzubereiten. Die Beurteilung machen die Praxisleitung und, wo nötig, Fachpersonen für Datenschutz und IT.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Bedarf klären: Welches Problem soll gelöst werden? Dokumentation, Telefon, Terminplanung, Abrechnung, Patientenkommunikation? Wie viel Zeit kostet es heute? Ohne klaren Bedarf lässt sich keine Software beurteilen.
2. Muss-Kriterien festlegen: Datenschutz und Berufsgeheimnis, Anbindung an die Praxissoftware, Bedienbarkeit, Support in Ihrer Sprache, Kosten. Schreiben Sie auf, was unverzichtbar ist.
3. Datenfluss beschreiben lassen: Lassen Sie sich vom Anbieter schriftlich darlegen, welche Daten wohin gelangen, wo sie verarbeitet und gespeichert werden (Land, Rechenzentrum), wer Zugriff hat, ob Unterauftragnehmer beteiligt sind und ob Daten zum Training verwendet werden. Siehe KI-Tool prüfen: Datenschutzfragen.
4. Berufsgeheimnis prüfen: Der Anbieter wird als Hilfsperson tätig, wenn er Patientendaten bearbeitet. Klären Sie mit Ihrer Standesorganisation oder einer Fachperson, welche Vereinbarungen und Einwilligungen nötig sind. Siehe Berufsgeheimnis: Hilfspersonen.
5. Schnittstellen klären: Lässt sich die Software mit Ihrer Praxissoftware verbinden? Welche Daten werden ausgetauscht, wer baut die Verbindung, was kostet sie, und was passiert bei Updates? Fragen Sie auch Ihren Praxissoftware-Anbieter.
6. Medizinprodukt-Frage stellen: Dient die Software der Diagnose oder Therapie, kann sie als Medizinprodukt gelten und besonderen Anforderungen unterliegen. Fragen Sie den Anbieter nach Einstufung und Konformität. Siehe KI und Medizinprodukte im AI Act.
7. Qualität und Fehler: Wie geht die Software mit Fehlern um? Gibt es einen Prüfschritt durch Menschen? Wie werden Entwürfe gekennzeichnet? Wie hoch war die Fehlerquote in Tests, und wer hat sie gemessen?
8. Vertrag und Haftung lesen: Laufzeit, Kündigung, Datenexport, Haftungsklauseln, Preisänderungen. Siehe KI-Vertrag kündigen und Daten exportieren und Haftungsausschluss.
9. Test mit erfundenen Daten: Lassen Sie das Team die Software mit gespielten Fällen prüfen, in Dialekt, mit Fachbegriffen und typischen Stolpersteinen. Notieren Sie Zeitaufwand und Fehler.
10. Entscheiden und dokumentieren: Halten Sie fest, was geprüft wurde, welche Bedingungen gelten und wer freigegeben hat. Planen Sie eine Überprüfung nach drei bis sechs Monaten.

Vorlage zum Kopieren

Mit diesem Auftrag bereiten Sie die Anbieterbefragung vor. Fügen Sie nur öffentliche Anbieterunterlagen ein:

Du unterstützt die Praxisleitung einer Schweizer Arztpraxis bei der Vorprüfung einer KI-Software. Einsatzzweck: [z. B. Dokumentationsentwürfe aus Gesprächen]. Praxissoftware: [Name/Art].
Erstelle (1) eine Tabelle mit Prüfpunkten und Spalten Prüfpunkt | Warum wichtig | Frage an den Anbieter | Gute Antwort | Warnzeichen für die Bereiche Datenverarbeitung und Standort, Training mit Daten, Berufsgeheimnis und Hilfsperson-Vertrag, Zugriffsrechte, Verschlüsselung, Schnittstelle zur Praxissoftware, Medizinprodukt-Einstufung, Fehlerumgang, Support, Kosten, Vertrag und Ausstieg, (2) zehn Fragen für die Demo, (3) einen kurzen Bewertungsbogen für das Team.
Wenn ich Anbieterunterlagen einfüge, fasse sie nach diesen Prüfpunkten mit Fundstelle zusammen und markiere «nicht geregelt». Erfinde nichts, gib keine Rechtsberatung und empfiehl keinen Anbieter.

[Optional: öffentliche Anbieterunterlagen einfügen]

Ergänzen Sie Ihren Einsatzzweck. Die Antworten des Anbieters lassen Sie schriftlich bestätigen.

Worauf Sie achten müssen

• Patientendaten sind besonders schützenswert: Das Datenschutzgesetz verlangt bei Gesundheitsdaten besondere Sorgfalt. Ärztinnen, Zahnärzte und deren Hilfspersonen unterliegen dem Berufsgeheimnis (Art. 321 StGB).
• Kein Test mit echten Patientendaten: Für Tests verwenden Sie erfundene Fälle.
• Information der Patientinnen: Setzen Sie KI bei der Bearbeitung ihrer Daten ein, informieren Sie sie angemessen. Je nach Einsatz braucht es eine Einwilligung.
• Fachliche Verantwortung: Entwürfe der KI sind zu prüfen. Die Verantwortung für Inhalte bleibt bei der Ärztin oder dem Arzt.
• Abhängigkeit: Prüfen Sie, wie leicht ein Wechsel wäre, und ob Daten in Standardformaten exportierbar sind.
• Kosten: Berücksichtigen Sie Lizenz, Einrichtung, Schnittstelle, Schulung und Betreuung.
• Rechtliche Prüfung: Bei Zweifeln wenden Sie sich an Ihre Standesorganisation, die Datenschutzbehörde oder eine Fachperson.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Eine Gruppenpraxis in Lenzburg erwägt eine KI-Software für Dokumentationsentwürfe.

Vorher: Die Demo überzeugt, der Anbieter verspricht «volle Sicherheit». Die Praxisleiterin merkt, dass sie nicht weiss, wo die Daten verarbeitet werden, und der Vertrag ist ein Standardformular für Unternehmen.

Nachher: Die Praxis nutzt die Checkliste, stellt dem Anbieter 20 Fragen und erhält schriftliche Antworten. Zwei Punkte bleiben offen: Standort der Verarbeitung und Hilfsperson-Vereinbarung. Sie zieht ihre Standesorganisation bei und testet mit erfundenen Gesprächen. Erst nach Klärung und mit einer Pilotphase von acht Wochen entscheidet sie sich für den Einsatz.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Sie in der Praxis digitale Abläufe analysieren, Software auswählen und die Einführung dokumentieren möchten, begleitet Sie Alpasana mit KI-Beratung und digitaler Transformation. Laut Beschreibung gehören dazu die Aufnahme von Prozessen, die Analyse von KI-Potenzialen, Schnittstellen und Systemanbindungen sowie die Dokumentation der Umsetzung. Rechtliche Datenschutzprüfungen oder medizinische Bewertungen sind nicht Teil dieser Beschreibung.

Häufige Fragen

Darf ich Patientendaten in eine Cloud-KI geben?

Nur, wenn Datenschutz und Berufsgeheimnis gewahrt sind: geprüfter Anbieter, Vertrag für Hilfspersonen, geklärter Standort und gegebenenfalls Einwilligung. Im Zweifel holen Sie Fachrat ein.

Wie erkenne ich, ob eine Software ein Medizinprodukt ist?

Das hängt vom Zweck ab. Dient sie der Diagnose, Behandlung oder Überwachung, kann sie als Medizinprodukt gelten. Fragen Sie den Anbieter nach der Einstufung und den Nachweisen.

Was kostet eine KI-Software?

Das variiert stark. Rechnen Sie Gesamtkosten inklusive Schnittstelle, Schulung und Betreuung. Vergleichen Sie mit dem Zeitgewinn aus Ihrem eigenen Test.

Brauche ich eine externe Beratung?

Bei Patientendaten und grösseren Vorhaben ist sie sehr zu empfehlen, zumindest für Datenschutz und Verträge.