Redaktionsarchiv mit KI durchsuchen und Fundstellen finden

Das Problem

Eine Redaktorin schreibt über einen Gemeinderatsstreit und möchte wissen: Was haben wir dazu in den letzten zehn Jahren berichtet? Wer wurde zitiert, welche Zahlen wurden genannt, gab es Korrekturen? Das Archiv enthält Tausende Artikel, aber die Suche liefert entweder zu viel oder zu wenig, weil Stichworte nicht immer passen: Im einen Beitrag heisst es «Schulhausneubau», im anderen «Erweiterung der Oberstufe».

Wer lange sucht, verliert Zeit. Wer nichts findet, schreibt womöglich Dinge, die schon früher richtiggestellt wurden. Ein gutes Archiv ist ein Qualitätsfaktor.

KI-gestützte Suche kann helfen, weil sie Bedeutung versteht und verwandte Begriffe findet. Sie ergänzt die Stichwortsuche, ersetzt sie nicht. Wichtig sind klare Grenzen: Die KI darf nichts erfinden, und jede Fundstelle muss im Archiv tatsächlich existieren und von Menschen geprüft werden.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Klären Sie, was durchsucht werden soll. Eigenes Archiv, Agenturmeldungen, Protokolle, Interviews? Für Rechte und Vertraulichkeit macht das einen Unterschied.

1. Prüfen Sie Rechte und Schutz. Archivierte Beiträge können Persönlichkeitsrechte berühren, besonders wenn Personen später Einsprache erhoben oder Korrekturen erreicht haben. Sperrungen und Korrekturen gelten auch für die Suche. Rechtsfragen klärt die Redaktionsleitung.

1. Bereiten Sie die Daten vor. Beiträge als Text mit Datum, Titel, Autor, Rubrik, Link. Je besser die Metadaten, desto besser die Suche. Berücksichtigen Sie Korrekturen und Richtigstellungen.

1. Wählen Sie die Lösung. Das kann eine Suchfunktion Ihres Redaktionssystems sein, ein spezialisiertes Archivwerkzeug oder eine eigene Lösung. Klären Sie Datenschutz, Hosting und Zugriffsrechte. Hintergründe: Wissensdatenbank einfach erklärt.

1. Formulieren Sie Fragen offen. Statt eines einzelnen Stichworts: «Beiträge zur Erweiterung der Oberstufe in [Gemeinde] seit 2018, inklusive Kosten und Abstimmungen».

1. Verlangen Sie Fundstellen. Die Ausgabe muss auf konkrete Beiträge mit Titel, Datum und Link verweisen. Antworten ohne Fundstelle sind unbrauchbar.

1. Öffnen und lesen Sie die Beiträge. Fassen Sie nichts aus der KI-Zusammenfassung ungeprüft in einen neuen Artikel. Vergleichen Sie mit dem Originaltext und prüfen Sie Zitate, siehe KI-Zitate prüfen.

1. Beachten Sie den Stand. Alte Beiträge können überholt sein. Prüfen Sie, was sich seither geändert hat, und holen Sie aktuelle Informationen ein.

1. Verbessern Sie die Suche. Notieren Sie, wo sie nichts oder Falsches fand, und passen Sie Daten und Einstellungen an.

Gute und schlechte Archivanfragen

Vorlage zum Kopieren

Du bist Archivassistent einer Schweizer Redaktion.
Durchsuche ausschliesslich die folgenden Archivtexte (jeweils mit
Titel, Datum, Link) nach Beiträgen zu: [Thema, Ort, Zeitraum].
Gib eine Tabelle aus: Titel | Datum | Link | Worum geht es (ein
Satz) | Genannte Zahlen oder Personen (falls vorhanden) |
Besonderheiten (z. B. Korrektur, Richtigstellung, falls im Text
vermerkt).
Nenne nur Beiträge, die in den Texten unten stehen, und gib immer
die Fundstelle an. Wenn nichts Passendes vorhanden ist, schreibe
«nichts gefunden».
Fasse nicht mehr zusammen, als im Text steht, und erfinde keine Zitate.
Archivtexte: [Texte einfügen oder Suchergebnisse]

Die Vorlage gilt für kleinere Mengen, die Sie einfügen. Für ein ganzes Archiv braucht es eine technische Lösung mit Suchindex.

Worauf Sie achten müssen

• Keine erfundenen Beiträge: KI kann Titel und Daten erfinden. Prüfen Sie, dass jeder Treffer im Archiv existiert.
• Persönlichkeitsschutz und Korrekturen: Archive enthalten Beiträge, die inzwischen korrigiert oder sensibel sind. Berücksichtigen Sie Sperrungen und Löschwünsche.
• Datenschutz und Rechte: Texte von freien Autorinnen, Agenturen oder Dritte unterliegen Nutzungsrechten. Klären Sie, was durchsucht und verarbeitet werden darf.
• Alte Information: Ein früherer Beitrag ist nicht automatisch aktuell. Prüfen Sie Daten und Zahlen neu.
• Vertrauliche Inhalte: Interne Notizen und Quellen gehören nicht in die Suche, siehe Quellenschutz und KI.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Eine Lokalzeitung im Berner Oberland will ihr Archiv der letzten 15 Jahre besser nutzbar machen. Die Stichwortsuche liefert bei «Bergbahn» Hunderte Treffer ohne Ordnung.

Die IT richtet mit einem Dienstleister eine Suche ein, die Beiträge nach Bedeutung findet und bei jeder Antwort Titel, Datum und Link ausgibt. Korrigierte und gesperrte Beiträge werden ausgeschlossen oder markiert. Redaktorinnen testen sie an zehn Fragen und vergleichen mit manueller Suche.

Bei einer Recherche zur Finanzierung der Bergbahn findet die Redaktorin in Minuten drei Beiträge, die sie sonst übersehen hätte. Eine KI-Zusammenfassung enthielt eine falsche Summe, die sie am Original korrigiert.

So hilft Ihnen Alpasana

Bei der KI-Beratung und digitalen Transformation von Alpasana nehmen Sie Prozesse auf, klären, wo KI sinnvoll ist, und planen die Umsetzung. Dazu gehören Konzepte für Schnittstellen und das Verbinden von Systemen sowie die Integration von KI-Agenten mit Anwendungsfall, Pilot, Einsatzregeln und Skalierung.

Projekte werden individuell offeriert. Medienrechtliche Beratung gehört nicht zum Angebot.

Häufige Fragen

Braucht jede Redaktion eine eigene KI-Archivlösung?

Nein. Für kleine Archive genügt oft eine gute Stichwortsuche mit sauberen Metadaten. Lohnend wird KI bei grossen, unübersichtlichen Beständen. Beginnen Sie mit einem Test.

Darf die KI Beiträge zusammenfassen?

Als Orientierung ja, aber prüfen Sie die Zusammenfassung am Original, bevor Sie Inhalte übernehmen. Fehler bei Zahlen und Namen kommen vor.

Was ist mit Beiträgen, die gelöscht oder korrigiert wurden?

Sie müssen bei der Datenaufbereitung berücksichtigt werden. Legen Sie fest, wie Korrekturen im Index erscheinen, und prüfen Sie rechtliche Vorgaben mit Ihrer Redaktionsleitung.

Hilft das auch bei Interviews und Aufnahmen?

Wenn sie als Text vorliegen, ja. Zur Verschriftlichung lesen Sie Interviews transkribieren.