Alte Gemeindeprotokolle für eine KI-Suche aufbereiten

Das Problem

Der Gemeinderat soll über einen Antrag zur Dorfstrasse entscheiden. Jemand sagt: «Das haben wir doch schon einmal beschlossen, 2009 oder 2011.» Im Archiv stehen die Protokolle in Ordnern, teils als Papier, teils als PDF ohne Suchfunktion. Die Sachbearbeiterin blättert stundenlang. Am Ende ist unklar, was wann beschlossen wurde und ob der Beschluss noch gilt.

Das ist in vielen Gemeinden Alltag. Wissen steckt in alten Protokollen, aber niemand findet es. Digitalisierung und eine Suche könnten helfen. KI kann dabei unterstützen, zum Beispiel beim Lesen gescannter Seiten und beim Finden passender Stellen.

Aber: Protokolle sind sensibel (Personendaten, nicht öffentliche Sitzungen), alte Schriften sind schwer lesbar, und eine KI-Suche kann Fehler machen. Deshalb braucht es einen sorgfältigen Weg: erst Ordnung und Regeln, dann Technik.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Klären Sie den Zweck. Wer soll suchen: Verwaltung, Behörde, Öffentlichkeit? Wofür: frühere Beschlüsse finden, Hintergründe klären, Geschichte erforschen? Der Zweck bestimmt Aufwand und Zugriffsrechte.

1. Prüfen Sie die rechtlichen Rahmenbedingungen. Welche Protokolle sind öffentlich, welche nicht? Gelten Aufbewahrungs- und Archivierungsregeln (kantonales Archivrecht, Datenschutzrecht)? Gibt es Sperrfristen? Fragen Sie die Gemeindeschreiberei und die zuständige Archiv- und Datenschutzstelle. Für Gemeinden gilt in der Regel kantonales Recht.

1. Verschaffen Sie sich einen Überblick. Wie viele Protokolle, welche Jahre, welche Gremien, welcher Zustand? Eine Liste mit Jahrgang, Gremium, Umfang, Format genügt.

1. Beginnen Sie klein. Wählen Sie einen Jahrgang oder ein Gremium als Pilot. Erfahrungen aus dem Pilot helfen bei der Planung des Rests.

1. Scannen Sie sorgfältig. Gute Auflösung, gerade Seiten, vollständig, mit Dateinamen nach festem Schema (Gremium, Datum). Originale bleiben erhalten, Scans sind Arbeitskopien oder Sicherungskopien.

1. Machen Sie Texte durchsuchbar. Mit Texterkennung (OCR) wird aus dem Bild Text; siehe OCR einfach erklärt. Bei alten Schreibmaschinen- oder Handschriften ist die Fehlerquote höher. Prüfen Sie Stichproben und notieren Sie die Qualität.

1. Versehen Sie jedes Dokument mit Angaben. Datum, Gremium, Sitzungsnummer, Dokumentart (Protokoll, Anhang), Öffentlich/nicht öffentlich, Fundstelle im Original. Diese Metadaten machen Suchergebnisse nachvollziehbar.

1. Legen Sie Zugriffsrechte fest. Wer darf was sehen? Nicht öffentliche Protokolle, Personalfragen und Daten Dritter dürfen nicht in eine öffentliche Suche gelangen. Trennen Sie Bestände sauber.

1. Bauen Sie erst dann eine KI-Suche auf. Sie soll nur Treffer mit Quellenangabe liefern (Protokoll, Datum, Seite) und angeben, wenn sie nichts findet. Siehe Gescannte Dokumente im Chatbot. Prüfen Sie mit bekannten Fragen, ob die Treffer stimmen.

1. Machen Sie klar, was die Suche ist. Ein Hinweisgeber, keine rechtsverbindliche Auskunft. Wichtige Beschlüsse prüfen Sie im Originalprotokoll nach.

Phasen im Überblick:

Vorlage zum Kopieren

Mit diesem Prompt planen Sie den Pilot. Verwenden Sie keine echten Protokollinhalte.

Du hilfst einer Gemeinde in der Schweiz, alte Gemeindeprotokolle durchsuchbar zu machen. Deutsch (Schweiz), einfache Sprache.
Ausgangslage: [Anzahl, Zeitraum, Formate, Zustand der Protokolle; z. B. Gemeinderatsprotokolle 1970–2010, Papier und PDF ohne Textebene]. Zweck: [z. B. interne Suche nach früheren Beschlüssen].
Erstelle: 1. einen Projektplan für einen Pilot in sieben Schritten (Rechtsklärung, Auswahl, Scannen, Texterkennung, Metadaten, Zugriff, Test),
2. eine Vorlage für ein Bestandsverzeichnis (Spalten),
3. ein Dateinamenschema mit Beispiel,
4. zehn Testfragen, mit denen wir prüfen, ob die Suche korrekt auf Beschlüsse verweist,
5. eine Liste von Fragen, die wir mit Archiv- und Datenschutzstelle klären müssen.
Gib keine rechtliche Beratung und nenne keine Gesetzesartikel, die du nicht sicher kennst.

Besprechen Sie den Plan mit Gemeindeschreiberei, Archiv und IT-Betreuung, bevor Sie mit dem Scannen beginnen.

Worauf Sie achten müssen

• Rechtliche Klärung zuerst. Protokolle können Personendaten und besonders schützenswerte Angaben enthalten. Welche Bestände wie behandelt werden dürfen, bestimmt kantonales Recht; klären Sie es mit der Archiv- und Datenschutzstelle.
• OCR-Fehler. Alte Schriften führen zu falsch erkannten Wörtern, Zahlen können verwechselt werden. Prüfen Sie Stichproben, besonders bei Beträgen, Daten und Namen.
• KI kann falsche Zusammenfassungen liefern. Eine KI, die frei antwortet, kann Beschlüsse falsch wiedergeben. Verlangen Sie Quellenangaben und prüfen Sie wichtige Stellen im Original.
• Zugriffsrechte beachten. Nicht öffentliche Protokolle dürfen nicht über eine öffentliche Suche erreichbar sein. Technisch heisst das: getrennte Bestände und Berechtigungen.
• Originale aufbewahren. Scans ersetzen die Originale nur, wenn das Archivrecht es erlaubt. Vernichten Sie nichts ohne Freigabe der Archivstelle.
• Kosten und Aufwand realistisch planen. Scannen, Prüfen und Beschreiben brauchen Zeit. Beginnen Sie mit einem Pilot.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Die Gemeinde Wiesental im Kanton Thurgau möchte Gemeinderatsprotokolle ab 1985 durchsuchbar machen. Die Gemeindeschreiberin klärt zuerst mit dem Staatsarchiv, welche Bestände öffentlich sind und welche Sperrfristen gelten.

Vorher: Ordner im Keller, Suchen dauert Stunden. Nachher: Als Pilot werden die Protokolle der Jahre 2000 bis 2005 gescannt, per Texterkennung durchsuchbar gemacht und mit Datum und Sitzung beschriftet. Eine einfache interne Suche zeigt Treffer mit Fundstelle. Bei der Prüfung fällt auf, dass die Erkennung Beträge teilweise falsch liest; die Gemeinde korrigiert und legt eine Stichprobenregel fest. Für wichtige Beschlüsse gilt: Original prüfen.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Ihre Gemeinde Archive und Unterlagen digital erschliessen und eine Suche geordnet aufbauen möchte, unterstützt Sie die KI-Beratung und digitale Transformation. Laut Leistungsbeschreibung gehören die Aufnahme von Prozessen, die Priorisierung von Vorhaben, Schnittstellen und Systemverbindungen, ein Umsetzungsplan sowie die Dokumentation der Umsetzung dazu.

Archivrechtliche und datenschutzrechtliche Fragen klären Fachstellen. Projekte werden individuell offeriert.

Häufige Fragen

Muss ich alle Protokolle auf einmal digitalisieren?

Nein. Ein Pilot mit einem Jahrgang oder Gremium zeigt Aufwand und Qualität. Danach lässt sich der Rest planen.

Reicht eine normale Textsuche?

Für viele Fälle ja, wenn die Texte sauber erkannt sind. Eine KI-Suche hilft bei ungenauen Suchbegriffen, braucht aber mehr Sorgfalt und Kontrolle.

Dürfen alte Protokolle öffentlich ins Internet?

Das hängt von Art, Alter, Inhalt und Sperrfristen ab und wird kantonal geregelt. Fragen Sie vorher Archiv- und Datenschutzstelle.

Wie stelle ich sicher, dass die KI nichts erfindet?

Mit einer Suche, die nur Treffer aus Ihren Dokumenten mit Quellenangabe zeigt, und mit regelmässigen Tests mit bekannten Fragen. Wichtige Aussagen immer im Original nachlesen.