Gemeindeversammlung mit KI protokollieren

Das Problem

Der Gemeindeschreiber hat nach der Versammlung drei Seiten handschriftliche Notizen. Zwischen Diskussionsbeiträgen, Anträgen und Abstimmungen springen die Gedanken hin und her. Bis zur nächsten Sitzung soll ein Protokoll vorliegen, das alle Beschlüsse korrekt festhält.

Das Schwierige: Ein Protokoll soll nicht alles abbilden, was gesagt wurde, aber genau festhalten, was beschlossen wurde. Beschlüsse, Anträge, Abstimmungsergebnisse und Diskussion müssen auseinanderzuhalten sein. Werden sie vermischt, entstehen später Streitigkeiten darüber, was die Versammlung wirklich entschieden hat.

Eine KI kann beim Ordnen und Formulieren helfen. Sie war aber nicht dabei. Alles, was sie wissen soll, müssen Sie ihr geben, und alles, was sie schreibt, müssen Sie gegen Ihre Notizen und Unterlagen prüfen. Besonders bei Zahlen, Namen und Anträgen darf nichts erfunden werden.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Vorlage der Gemeinde bereithalten. Viele Gemeinden haben eine Protokollvorlage oder Vorgaben in der Gemeindeordnung. Halten Sie sich daran und lassen Sie sich von der KI nur beim Ausfüllen helfen.

1. Notizen ordnen. Gliedern Sie Ihre Stichworte nach Traktanden. Notieren Sie je Traktandum: Antrag, wichtigste Wortmeldungen, Abstimmungsergebnis, Beschluss.

1. Heikle Angaben entfernen. Wenn Personen in der Diskussion genannt werden, prüfen Sie, was im Protokoll stehen soll. Geben Sie nur nötige Angaben in ein freigegebenes KI-Werkzeug.

1. Prompt mit Struktur verwenden. Nutzen Sie die Vorlage unten. Verlangen Sie, dass die KI Beschlüsse und Diskussion getrennt darstellt und nichts ergänzt.

1. Zahlen selbst eintragen. Stimmenzahlen, Beträge und Datumsangaben tragen Sie nach Ihren Unterlagen ein. Lassen Sie diese von der KI höchstens als Platzhalter markieren.

1. Entwurf mit Notizen abgleichen. Prüfen Sie jeden Beschluss: Stimmt der Wortlaut des Antrags? Stimmt das Ergebnis? Wurde etwas hinzugefügt, das niemand gesagt hat?

1. Freigabe einholen. Legen Sie den Entwurf der zuständigen Stelle vor, zum Beispiel der Präsidentin oder dem Gemeinderat, und holen Sie die Genehmigung nach den Vorgaben Ihrer Gemeinde ein.

1. Ablegen und verwerten. Speichern Sie das genehmigte Protokoll am vorgesehenen Ort. Notieren Sie Pendenzen, die aus den Beschlüssen folgen.

Vorlage zum Kopieren

Ich bin Gemeindeschreiber/in in einer Schweizer Gemeinde. Bitte bringe die folgenden Stichworte in ein Protokollgerüst für eine Gemeindeversammlung.

Regeln:
- Gliedere nach Traktanden.
- Pro Traktandum trennst du klar: «Antrag», «Wortmeldungen (sinngemäss, kurz)», «Abstimmung/Ergebnis», «Beschluss».
- Verwende nur Informationen aus meinen Notizen. Erfinde keine Namen, Zahlen, Beträge oder Aussagen.
- Wo eine Angabe fehlt, schreibe [FEHLT: …] statt zu raten.
- Sachlich, im Präteritum oder Perfekt, in neutralem Amtsdeutsch (Schweizer Schreibweise).
- Keine Wertungen und keine Namen bei Wortmeldungen, ausser ich nenne sie ausdrücklich.

Notizen:
[Stichworte zu den Traktanden einfügen]

Fügen Sie Ihre Stichworte ein und passen Sie die Gliederung an die Vorlage Ihrer Gemeinde an.

Worauf Sie achten müssen

• Verbindlichkeit. Das Protokoll hat in der Gemeinde einen bestimmten Rechtscharakter. Welche Form und Genehmigung vorgeschrieben ist, regelt Ihre Gemeindeordnung oder das kantonale Recht. Fragen Sie im Zweifel die kantonale Aufsicht.
• Personendaten. Wortmeldungen von Personen und Angaben zu Einzelfällen sind Personendaten. Geben Sie nur ein, was nötig ist, und nutzen Sie ein freigegebenes Werkzeug. Siehe Vertrauliche Besprechungen sicher mit KI transkribieren.
• Aufnahmen und Transkripte. Wer Sitzungen aufnimmt, muss vorher klären, ob das zulässig ist und wie die Betroffenen informiert werden. Das ist rechtlich zu prüfen.
• Halluzinationen. KI ergänzt gern Plausibles. Ein erfundener Satz in einem Protokoll kann später als Aussage gelten.
• Neutralität. Das Protokoll ist keine Zusammenfassung mit Meinung. Lassen Sie Wertungen streichen.
• Zahlen und Beträge. Fehler bei Franken- oder Stimmenzahlen sind besonders heikel. Immer am Original prüfen.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: In einer Gemeinde im Fricktal findet die Gemeindeversammlung mit sechs Traktanden statt, darunter ein Kreditantrag für die Sanierung eines Schulhausdachs. Der Gemeindeschreiber hat Notizen in Stichworten, teils mit Pfeilen und Abkürzungen.

Früher schrieb er das Protokoll am Wochenende von Hand und vermischte beim ersten Entwurf Diskussion und Beschluss. Jetzt sortiert er die Notizen nach Traktanden und lässt sie von der KI in das Gerüst bringen. Den Kreditbetrag und das Abstimmungsergebnis trägt er selbst nach dem Auszählungsblatt ein.

Das Ergebnis: ein klar gegliederter Entwurf, der ihn etwa einen Abend weniger Zeit kostet als früher. Er prüft jedes Traktandum nochmals gegen die Notizen und legt den Entwurf der Gemeindepräsidentin vor.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Sie lernen möchten, Aufgaben wie ein Protokoll so zu beschreiben, dass die KI brauchbare Entwürfe liefert, vermittelt der Kurs Prompt Engineering von absofort Aufgabe, Rolle, Kontext, Ziel und Ausgabeformat. Beschrieben sind zudem das schrittweise Bearbeiten komplexer Aufgaben und das Überarbeiten von Prompts. Programmierkenntnisse sind nicht nötig.

Sie erarbeiten dort ein getestetes Prompt-Set für einen wiederkehrenden Prozess, also zum Beispiel Ihr Protokoll. Mehr zum Aufbau eines guten Prompts lesen Sie unter Wie ist ein guter Prompt aufgebaut?.

Häufige Fragen

Kann die KI die Versammlung direkt aufnehmen und protokollieren?

Technisch ja, rechtlich und organisatorisch ist das aber heikel. Aufnahme, Speicherort und Information der Anwesenden müssen geklärt sein, und der Entwurf bleibt prüfpflichtig. Für den Anfang sind eigene Notizen die sicherere Grundlage.

Wie ausführlich soll ein Protokoll sein?

Das richtet sich nach den Vorgaben Ihrer Gemeinde. Üblich ist, dass Anträge, Beschlüsse und Abstimmungsergebnisse genau festgehalten werden, die Diskussion dagegen kurz und sinngemäss. Fragen Sie im Zweifel Ihre Aufsicht oder vergleichen Sie mit früheren Protokollen.

Darf ich Namen von Rednerinnen und Rednern nennen?

Ob Namen im Protokoll stehen, regelt meist die Gemeinde in ihrer Praxis oder Vorgabe. Lassen Sie die KI Namen nicht von sich aus ergänzen, und geben Sie nur ein, was im Protokoll tatsächlich erscheinen soll.

Was mache ich mit Notizen, die ich in die KI eingegeben habe?

Löschen Sie den Chatverlauf nach der Arbeit, soweit Ihr Werkzeug das erlaubt, und legen Sie die Originalnotizen am vorgesehenen Ort ab. Klären Sie mit Ihrer Informatik, wie lange Eingaben gespeichert werden.