Sitzungsunterlagen für den Gemeinderat mit KI kürzen

Das Problem

Vor jeder Gemeinderatssitzung stapeln sich die Unterlagen: Berichte der Abteilungen, Offerten, Planunterlagen, Gutachten, Anträge. Ein Traktandum hat leicht dreissig Seiten. Die Mitglieder des Gemeinderats arbeiten oft im Milizsystem neben ihrem Beruf. Sie haben wenig Zeit und müssen trotzdem sachkundig entscheiden.

Die Gemeindeschreiberei und die Abteilungen stehen vor der Aufgabe, die Unterlagen so aufzubereiten, dass das Wesentliche erkennbar ist: Worum geht es, was wird beantragt, was kostet es, welche Alternativen gibt es, was ist noch offen? Eine gute Kurzfassung spart allen Zeit und verbessert Entscheide. Eine schlechte führt zu Missverständnissen oder zu Fragen in der Sitzung, die man hätte vermeiden können.

KI kann beim Zusammenfassen helfen. Aber Sitzungsunterlagen sind oft vertraulich, enthalten Personendaten und politisch heikle Inhalte. Eine Kurzfassung muss zudem genau stimmen, insbesondere bei Beträgen, Fristen und Anträgen. Diese Seite zeigt, wie Sie vorgehen.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Klären Sie, ob und wie Sie KI einsetzen dürfen. Welche Werkzeuge sind für Behördenunterlagen freigegeben? Gibt es interne Weisungen? Sitzungsunterlagen können vertraulich sein oder Personendaten enthalten. Siehe Datenschutz in der Gemeindeverwaltung mit KI. Ohne Freigabe gilt: nicht hochladen.

1. Legen Sie die Struktur der Kurzfassung fest. Eine feste Gliederung hilft allen: Ausgangslage, Antrag, Begründung, Varianten, Finanzielles, Termine, offene Punkte, Empfehlung. Dieselbe Struktur bei jedem Traktandum.

1. Bereiten Sie die Unterlagen vor. Entfernen oder ersetzen Sie Personendaten, wenn das Werkzeug sie nicht verarbeiten darf. Geben Sie nur die relevanten Teile ein, nicht ganze Aktenordner.

1. Lassen Sie einen Entwurf erstellen. Geben Sie der KI die Gliederung und den Text und verlangen Sie, dass sie Beträge, Daten und Anträge wörtlich übernimmt und bei Unsicherheit markiert. Nutzen Sie die Vorlage unten.

1. Prüfen Sie den Entwurf am Original. Zahlen, Fristen, Namen, Anträge, Rechtsgrundlagen: Alles gegen das Dokument halten. Achten Sie auf Auslassungen, verdrehte Aussagen und hinzugefügte Behauptungen. Siehe KI-Zusammenfassungen und Auslassungen.

1. Ergänzen Sie offene Punkte und Risiken selbst. Was ist noch nicht geklärt, welche Fragen sind zu erwarten, welche Konsequenzen hat ein Entscheid? Das ist Fachwissen der Verwaltung. Weitere Hinweise: Sitzungsunterlagen zusammenstellen.

1. Lassen Sie die Kurzfassung freigeben. Die zuständige Person (Gemeindeschreiberin, Abteilungsleitung) prüft und gibt frei, bevor sie an den Rat geht. Bei finanziellen Themen kann der Blick der Finanzverwaltung sinnvoll sein.

1. Legen Sie die Unterlagen sauber ab. Kurzfassung und Original gemeinsam archivieren, mit Version und Datum. Dokumentieren Sie, wenn KI geholfen hat, nach den internen Vorgaben.

Struktur einer Kurzfassung:

Vorlage zum Kopieren

Mit diesem Prompt lassen Sie sich eine Kurzfassung entwerfen. Verwenden Sie nur Texte, die das Werkzeug verarbeiten darf, und ohne Personendaten:

Du bist eine Hilfe für die Gemeindeschreiberei einer Schweizer Gemeinde. Erstelle aus dem folgenden Bericht eine sachliche Kurzfassung für den Gemeinderat in einfacher Sprache, höchstens [Anzahl] Wörter, mit den Abschnitten Ausgangslage, Antrag, Begründung, Varianten, Finanzielles, Termine, offene Punkte.
Regeln: Übernimm Beträge, Daten und den Wortlaut des Antrags exakt aus dem Text. Wenn eine Angabe fehlt oder unklar ist, schreibe [nicht im Bericht]. Füge keine Wertungen, Empfehlungen oder Informationen hinzu, die nicht im Text stehen. Gib zu jedem Abschnitt die Fundstelle (Seite oder Kapitel) an.
[BERICHT-ANFANG]
[Text einfügen]
[BERICHT-ENDE]

Ersetzen Sie die Wortzahl. Prüfen Sie jede Angabe am Bericht.

Worauf Sie achten müssen

• Vertraulichkeit und Datenschutz: Sitzungsunterlagen können vertraulich sein, Personendaten oder Geschäftsgeheimnisse enthalten. Für Gemeinden gilt kantonales Datenschutzrecht. Nutzen Sie nur freigegebene Werkzeuge, siehe Quellen.
• Genauigkeit: Falsche Beträge oder Fristen in einer Kurzfassung können zu falschen Entscheiden führen. Prüfen Sie lückenlos.
• Neutralität: Eine Kurzfassung soll informieren, nicht lenken. Prüfen Sie, ob die KI Varianten einseitig darstellt oder wertet.
• Verantwortung: Die Verwaltung verantwortet die Unterlagen. Ein Fehler der KI entlastet nicht.
• Öffentlichkeit: Je nach Kanton unterliegen Sitzungsunterlagen dem Öffentlichkeitsprinzip oder sind teilweise vertraulich. Klären Sie, was veröffentlicht wird.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Die Gemeindeschreiberin einer Gemeinde im Kanton Solothurn hat 38 Seiten Unterlagen für ein Schulhaus-Sanierungsprojekt. Der Gemeinderat soll über einen Kredit entscheiden. Die Mitglieder haben wenig Zeit.

Vorher erhielten sie die gesamten Unterlagen ohne Orientierung. Nachher erstellt sie mit freigegebener KI-Hilfe eine zweiseitige Kurzfassung mit festen Abschnitten. Beim Prüfen am Original findet sie, dass die KI die Variante «etappierte Sanierung» zu knapp darstellt und eine Frist falsch angibt. Sie korrigiert beides, ergänzt zwei offene Punkte (Baugrunduntersuchung, Förderbeiträge) und lässt die Kurzfassung vom Bauverwalter freigeben. Die Ratsmitglieder lesen sie vor der Sitzung und stellen gezieltere Fragen.

So hilft Ihnen Alpasana

Wie Sie KI-Aufträge klar formulieren, Zusammenfassungen strukturieren und Ergebnisse prüfen, vermittelt der Prompt-Engineering-Kurs von absofort: Aufgabe, Rolle, Kontext, Ziel und Ausgabeformat festlegen, Beispiele zur Steuerung von Inhalt und Format einsetzen, komplexe Aufgaben schrittweise bearbeiten und Datenschutz berücksichtigen. Der Online-Kurs bietet ein Zertifikat und erfordert keine Programmierkenntnisse.

Die Aufbereitung konkreter Sitzungsunterlagen gehört nicht zum Angebot.

Häufige Fragen

Darf ich Sitzungsunterlagen in eine öffentliche KI laden?

In der Regel nein, besonders wenn sie vertraulich sind oder Personendaten enthalten. Klären Sie mit Ihrer Verwaltung und der Datenschutzstelle, welche Werkzeuge zulässig sind.

Wie lang sollte eine Kurzfassung sein?

So kurz, dass sie gelesen wird, so lang, dass nichts Wesentliches fehlt. Oft genügt eine bis zwei Seiten pro Traktandum. Eine feste Regel gibt es nicht.

Soll die Kurzfassung eine Empfehlung enthalten?

Eine Empfehlung der Verwaltung gehört in den Antrag, nicht in die KI-Zusammenfassung. Trennen Sie Information und Empfehlung klar.