Sitzungsunterlagen in der Verwaltung mit KI strukturieren

Das Problem

Die Gemeinderatssitzung ist in einer Woche. Auf Ihrem Tisch liegen Anträge der Abteilungen, Berichte, Offerten, Pläne und Stellungnahmen. Sie sollen daraus ein Paket schnüren, das die Mitglieder rechtzeitig erhalten: mit Traktandenliste, Anlagenverzeichnis, Kurzzusammenfassungen und einheitlicher Nummerierung. Jedes Dokument kommt in einem anderen Format, mit anderen Dateinamen und mal vollständig, mal unvollständig.

Wenn Unterlagen unübersichtlich sind, leiden Sitzungen. Die Mitglieder lesen nicht alles, verpassen Wichtiges oder fragen während der Sitzung nach Dingen, die schon vorlagen. Das kostet Zeit, und Entscheide werden schlechter vorbereitet.

KI kann bei der Struktur und den Zusammenfassungen helfen. Entscheidend bleibt aber, dass Reglemente, Fristen und die Vertraulichkeit der Unterlagen eingehalten werden. Das kann keine KI beurteilen.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Klären Sie die formalen Vorgaben. Was verlangt das Geschäftsreglement? Versandfrist, Form, Vertraulichkeit, Öffentlichkeit. Das ist die Grundlage. Die KI darf hier nichts festlegen.
2. Sammeln Sie die Eingaben. Fragen Sie die Abteilungen frühzeitig nach Anträgen und Anlagen, mit einem klaren Einsendeschluss.
3. Legen Sie die Traktandenliste fest. Reihenfolge, Titel, Zuständige, Art (Information, Beschluss, Wahl). Ein Traktandum, ein Anliegen.
4. Erstellen Sie eine Übersichtstabelle. Pro Traktandum: Nummer, Titel, Zweck, Antrag, Anlagen, Verantwortliche, Zeitbedarf.
5. Lassen Sie die KI Kurzzusammenfassungen entwerfen. Pro Traktandum ein kurzer Absatz mit Ausgangslage, Antrag und Entscheidungsgrundlage. Verwenden Sie nur bereinigte, freigegebene Texte.
6. Prüfen Sie jede Zusammenfassung am Original. Zahlen, Anträge und Fristen müssen exakt stimmen. Die verantwortliche Abteilung bestätigt ihre Zusammenfassung.
7. Erstellen Sie das Anlagenverzeichnis. Einheitliche Namen und Nummern, mit Seitenzahlen und Hinweis, ob die Anlage vertraulich ist. Die Dateinamen vereinheitlichen Sie, bevor Sie das Paket schnüren.
8. Prüfen Sie das Paket als Ganzes. Sind alle Anlagen dabei? Stimmen Verweise? Ist die Reihenfolge logisch? Versenden Sie es fristgerecht über den vorgesehenen Weg.

Vorlage zum Kopieren

Geben Sie nur Unterlagen ein, die für die KI-Nutzung freigegeben und bereinigt sind. Keine Personendaten, keine vertraulichen Verfahren.

Hilf mir, die Unterlagen für eine Sitzung eines Schweizer Gemeinderats zu strukturieren. Hier ist die Liste der Traktanden mit Stichworten zu Antrag und Anlagen: [Liste einfügen, bereinigt].
Erstelle: 1. eine Übersichtstabelle mit den Spalten Nr., Titel, Art (Information, Beschluss, Wahl), Antrag in einem Satz, Anlagen, zuständige Abteilung, 2. pro Traktandum eine Kurzzusammenfassung von höchstens 80 Wörtern (Ausgangslage, Antrag, wichtigste Entscheidungsgrundlage), 3. ein Anlagenverzeichnis mit einheitlicher Nummerierung (A1, A2, …), 4. eine Liste von Unklarheiten, die vor dem Versand zu klären sind.
Verwende nur die Angaben aus meiner Liste. Erfinde keine Beträge, Daten, Anträge oder Begründungen. Mache keine Aussagen zu Fristen oder Formvorschriften.

Lassen Sie jede Zusammenfassung von der zuständigen Abteilung bestätigen.

Übersichtstabelle für das Paket

Worauf Sie achten müssen

• Reglement und Fristen: Formale Anforderungen an Einladung, Versand und Auflage richten sich nach Ihren Vorschriften. Prüfen Sie sie selbst oder mit der Rechtsstelle.
• Vertraulichkeit: Sitzungsunterlagen enthalten oft vertrauliche Angaben. Nutzen Sie nur freigegebene Werkzeuge, und klären Sie, welche Anlagen nicht in KI-Werkzeuge gehören. Siehe privatim.
• Zahlen und Anträge exakt: Eine falsche Zahl in einer Zusammenfassung kann Beschlüsse beeinflussen. Vergleichen Sie jede Angabe mit dem Original.
• Neutralität: Zusammenfassungen sollen nicht werten. Prüfen Sie, ob die KI einseitig formuliert.
• Öffentlichkeit und Archiv: Was veröffentlicht wird und was archiviert, folgt Ihren Regeln, nicht den Vorschlägen der KI.
• Barrierefreiheit: Verwenden Sie lesbare Schrift und klare Struktur, damit alle Mitglieder die Unterlagen nutzen können.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Die Gemeindeschreiberin einer Gemeinde im Zürcher Unterland bereitet jeden Monat ein Sitzungspaket von etwa 100 Seiten vor.

Vorher: Sie sammelt Dateien in verschiedenen Formaten, benennt sie um und schreibt Kurzzusammenfassungen von Hand. Am Tag vor dem Versand fehlt eine Anlage, und sie bemerkt es erst, als ein Gemeinderat anruft.

Nachher: Sie führt eine Übersichtstabelle, lässt Kurzzusammenfassungen entwerfen und lässt sie von den Abteilungen bestätigen. Ein Anlagenverzeichnis mit Nummern und Seitenzahlen macht Lücken sichtbar. Das Paket geht zwei Tage früher raus, und die Gemeinderäte kommen besser vorbereitet.

So hilft Ihnen Alpasana

Wer Unterlagen und Verzeichnisse mit KI strukturieren möchte, findet bei absofort KI-Kurse für konkrete Arbeitsaufgaben Angebote zu Bürokommunikation mit E-Mails, Meetings und Präsentationen, zu Projektmanagement sowie zu Excel, Datenverständnis und betrieblichen KI-Richtlinien. Praxisaufgaben, KI-Lerncoach und verifizierbarer Abschluss sind beschrieben.

Gremienrecht und Verwaltungsreglemente sind nicht Kursinhalt.

Häufige Fragen

Darf ich Sitzungsunterlagen in ein KI-Werkzeug geben?

Nur, wenn das Werkzeug freigegeben ist und die Unterlagen keine vertraulichen oder geheimen Inhalte enthalten, die nicht dorthin gehören. Im Zweifel arbeiten Sie mit bereinigten Auszügen oder verzichten darauf.

Wer prüft die Kurzzusammenfassungen?

Die Abteilung, die den Antrag stellt, bestätigt ihre Zusammenfassung. Die Gemeindeschreiberin prüft sie auf Konsistenz. Eine Zusammenfassung ohne Prüfung gehört nicht ins Paket.

Wie vermeide ich, dass wichtige Anlagen fehlen?

Mit einem Anlagenverzeichnis, das Sie vor dem Versand Punkt für Punkt abhaken. Die KI kann bei der Gliederung helfen, die Vollständigkeit prüfen Sie selbst.

Wie gehe ich mit Nachlieferungen kurz vor der Sitzung um?

Legen Sie im Vorfeld einen klaren Einsendeschluss fest und kommunizieren Sie ihn. Für Nachlieferungen vereinbaren Sie eine einfache Regel, etwa Versand als Nachtrag mit eigener Nummer. Prüfen Sie, was Ihr Reglement dazu sagt.

Können Gremienmitglieder die Zusammenfassungen auch selbst mit KI erstellen?

Das ist eine Frage der Regeln des Gremiums. Vertrauliche Unterlagen gehören nicht in nicht freigegebene Werkzeuge, auch nicht bei Mitgliedern. Klären Sie die Regeln zusammen mit der Datenschutzstelle und weisen Sie die Mitglieder darauf hin.