Beschlüsse nachverfolgen: Aufgabenliste mit KI vorbereiten

Das Problem

Die Sitzung war gut, es wurden viele Dinge beschlossen. Drei Wochen später fragt jemand: «Was haben wir damals bezüglich der Offerte beschlossen? Wer wollte sich darum kümmern?» Das Protokoll liegt irgendwo, aber niemand hat Zeit, es durchzulesen. Einige Beschlüsse sind umgesetzt, andere vergessen, bei manchen weiss niemand, wer zuständig war.

Das ist ein häufiges Problem. Ein Protokoll hält fest, was besprochen wurde. Aber es ist keine Aufgabenliste. Beschlüsse stehen zwischen Diskussionen, ohne Fristen und ohne klare Verantwortliche. Wer sie nachverfolgen will, muss sie jedes Mal heraussuchen.

Eine separate Beschlussliste löst das. Sie enthält nur, was nachverfolgt werden muss: Beschluss, Verantwortliche, Frist, Status. Die KI kann aus einem Protokoll einen ersten Entwurf erstellen, sodass die Assistentin nicht jedes Mal von vorn beginnt.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Bereiten Sie das Protokoll vor. Verwenden Sie das bereinigte Protokoll. Entfernen Sie vertrauliche Angaben, die für die Aufgabenliste nicht nötig sind.
2. Definieren Sie die Spalten. Nummer, Datum der Sitzung, Beschluss, verantwortliche Person, Frist, Status (offen, in Arbeit, erledigt), Bemerkung.
3. Lassen Sie die KI den Entwurf erstellen. Mit dem Auftrag unten bitten Sie sie, nur Beschlüsse und Aufgaben herauszuziehen und Unklares zu markieren.
4. Vergleichen Sie mit dem Protokoll. Ist jeder Beschluss richtig erfasst? Wurde etwas erfunden oder weggelassen? Stimmen Fristen?
5. Ergänzen Sie Verantwortliche und Fristen. Wo das Protokoll schweigt, klären Sie beim Vorsitz oder in der Runde. Eine Aufgabe ohne Namen wird nicht erledigt.
6. Versenden Sie die Liste mit dem Protokoll. Jede Person sieht, was bei ihr liegt.
7. Führen Sie die Liste fort. In einer Excel-Datei oder in einem gemeinsamen Dokument. Neue Beschlüsse kommen hinzu, erledigte werden markiert, aber nicht gelöscht.
8. Gehen Sie die Liste zu Beginn jeder Sitzung durch. Fünf Minuten: Was ist erledigt, was hängt, wer braucht Hilfe?

Vorlage zum Kopieren

Geben Sie nur ein Protokoll ein, das keine vertraulichen Personalangaben oder Kundendaten enthält, die nicht nötig sind.

Hier ist das Protokoll einer Sitzung in einem Schweizer Betrieb: [Protokolltext einfügen, bereinigt].
Aufgabe: Erstelle eine Beschlussliste als Tabelle mit den Spalten: Nr., Beschluss (ein Satz), verantwortliche Person (nur wenn im Text genannt, sonst [offen]), Frist (nur wenn genannt, sonst [offen]), Status (alle auf «offen»), Fundstelle im Protokoll (Abschnitt oder Zitat in wenigen Wörtern).
Regeln: Nimm nur auf, was ausdrücklich beschlossen oder als Auftrag vergeben wurde. Diskussionsbeiträge und Vorschläge ohne Beschluss gehören nicht in die Liste. Erfinde keine Verantwortlichen oder Fristen. Liste am Ende separat auf, was unklar ist und von der Sitzungsleitung geklärt werden sollte.

Prüfen Sie jede Zeile am Protokoll. Alles mit [offen] klären Sie vor dem Versand.

So kann die Liste aussehen

Worauf Sie achten müssen

• Nur Beschlossenes erfassen: KI neigt dazu, Diskussionsbeiträge als Beschlüsse zu behandeln. Vergleichen Sie genau mit dem Protokoll.
• Verantwortlichkeiten nicht erfinden: Wenn das Protokoll keinen Namen nennt, bleibt die Zeile offen, bis die Runde entscheidet.
• Vertraulichkeit: Protokolle enthalten oft Personal- oder Kundenthemen. Geben Sie nur bereinigte Auszüge ein und klären Sie, welches Werkzeug dafür freigegeben ist.
• Rechtliche Wirkung: Bei Gremien wie Verwaltungsrat, Vorstand oder Gemeinderat haben Beschlüsse rechtliche Bedeutung. Die offizielle Fassung bleibt das genehmigte Protokoll.
• Transparenz im Team: Die Liste soll helfen, nicht kontrollieren. Besprechen Sie Verzögerungen sachlich.
• Aktualität: Eine Liste, die nicht gepflegt wird, verliert ihren Wert. Bestimmen Sie eine Person als Verantwortliche.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Die Assistentin eines Vereinsvorstands in Wil protokolliert die monatlichen Vorstandssitzungen.

Vorher: Nach jeder Sitzung schickt sie das Protokoll, aber niemand liest es genau. Beim nächsten Treffen stellt sich heraus, dass drei Beschlüsse vergessen gingen, weil nicht klar war, wer zuständig ist.

Nachher: Die Assistentin lässt aus dem Protokoll eine Beschlussliste vorbereiten, prüft sie und ergänzt Verantwortliche aus der Runde. Die Liste liegt dem Protokoll bei. Zu Beginn jeder Sitzung geht die Präsidentin sie in fünf Minuten durch. Offene Punkte werden früh sichtbar, und der Vorstand erledigt mehr, ohne länger zu tagen.

So hilft Ihnen Alpasana

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Die rechtliche Wirkung von Gremienbeschlüssen ist nicht Kursinhalt.

Häufige Fragen

Soll die Beschlussliste Teil des Protokolls sein?

Beides funktioniert. Eine eigene Liste ist leichter nachzuführen, weil sie nur Aufgaben enthält. Verweisen Sie im Protokoll auf die Liste, damit beides zusammengehört.

Was tun, wenn die KI Beschlüsse falsch erkennt?

Prüfen Sie die Fundstelle im Protokoll. Wenn der Beschluss nicht dort steht, streichen Sie ihn. Verbessern Sie danach Ihren Auftrag: «Nimm nur ausdrücklich Beschlossenes auf.»

Wie verfolge ich die Beschlüsse über Monate?

Mit einer fortlaufenden Excel-Liste, in der jede Sitzung neue Zeilen ergänzt. Erledigte Punkte bleiben sichtbar markiert, damit die Geschichte nachvollziehbar ist. Siehe Wiederkehrende Fristen organisieren.

Wer ist für die Pflege der Liste zuständig?

Am besten die Person, die das Protokoll führt, oder die Sitzungsleitung. Eine feste Zuständigkeit verhindert, dass die Liste veraltet. Vertretungen sollten wissen, wo sie liegt und wie sie funktioniert.

Wie gehe ich mit Beschlüssen um, die sich ändern?

Ergänzen Sie eine neue Zeile mit dem neuen Beschluss und markieren Sie den alten als ersetzt, statt ihn zu löschen. So bleibt nachvollziehbar, was wann gegolten hat.