Aufgaben aus E-Mails und Notizen mit KI herauslesen

Das Problem

Nach der Teamsitzung haben Sie zwei Seiten Notizen. Dazu kommt eine lange Mail vom Vorgesetzten, in der Wünsche, Hinweise und Fragen vermischt sind. Irgendwo steht, dass jemand bis Freitag die Offerte schicken soll. Aber wer? Und war es Freitag diese Woche oder nächste?

Aufgaben verstecken sich in Fliesstext. Wer sie nicht herausliest, vergisst sie, oder mehrere Personen glauben, die anderen seien zuständig. Das Ergebnis ist bekannt: «Ich dachte, du machst das.» Besonders bei langen Nachrichten, in denen Zusagen und Wünsche ineinanderfliessen, passiert das leicht.

Die KI kann diese Aufgaben systematisch herausziehen und in eine Liste mit drei Spalten bringen: Was ist zu tun, wer macht es, bis wann. Aber sie kennt das Gespräch nicht. Ob etwas eine Aufgabe oder nur eine Idee war, sehen Sie besser. Darum gilt: Die KI liefert den Entwurf, Sie bestätigen.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Text bereitstellen. Kopieren Sie die Mail oder Ihre Notizen. Entfernen Sie Passagen, die nichts mit Aufgaben zu tun haben, und alles, was nicht in ein KI-Werkzeug gehört.

1. Namen und Kontext klären. Schreiben Sie dazu, wer Sie sind und wer welche Rolle hat, zum Beispiel «Ich bin Frau Müller, Sekretariat. Herr Keller ist Geschäftsführer.» So kann die KI Aufgaben richtig zuordnen.

1. Stichtag nennen. Teilen Sie das heutige Datum mit. Ohne es kann die KI «nächsten Freitag» nicht auflösen.

1. Auftrag mit klarer Ausgabe geben. Verlangen Sie eine Tabelle mit Aufgabe, Verantwortliche, Frist und Fundstelle (Vorlage unten).

1. Unklares markieren lassen. Die KI soll «offen» schreiben, wenn Person oder Frist fehlen, und nicht raten.

1. Gegen den Originaltext prüfen. Gehen Sie jede Zeile durch: Steht das wirklich so im Text? Wurde etwas übersehen? Wurde etwas als Aufgabe gelistet, das nur eine Idee war?

1. Fehlendes klären. Fragen Sie bei den Beteiligten nach, wer zuständig ist oder bis wann etwas gelten soll.

1. Aufgaben übertragen. Tragen Sie die bestätigten Aufgaben in Ihr Aufgabenverwaltungs-Programm oder den Kalender ein und informieren Sie die Verantwortlichen.

Vorlage zum Kopieren

Lies den folgenden Text und ziehe alle Aufgaben heraus.

Kontext: Ich bin [Rolle] in einem Schweizer Betrieb. Beteiligte Personen: [Name = Rolle, z. B. Herr Keller = Geschäftsführer, Frau Rossi = Buchhaltung].
Heutiges Datum: [Datum]

Gib eine Tabelle aus mit den Spalten:
Nr. | Aufgabe (ein Satz) | Verantwortliche Person | Frist (als Datum, falls möglich) | Fundstelle im Text (kurzes Zitat)

Regeln:
- Nur Aufgaben, die im Text wirklich verlangt oder zugesagt werden. Ideen, Wünsche ohne Verbindlichkeit und Fragen führst du getrennt unter «Unverbindliches» auf.
- Wenn Person oder Frist fehlen, schreibe «offen». Rate nicht.
- Relative Angaben wie «nächsten Freitag» rechnest du mit dem heutigen Datum um und schreibst die Rechnung dazu.
- Erfinde nichts.

Text:
[Text einfügen]

Setzen Sie Rollen, Datum und Text ein. Für kürzere Notizen genügt eine verkürzte Fassung dieser Vorlage.

Worauf Sie achten müssen

• Zuordnung prüfen. Die KI verwechselt manchmal, wer etwas zugesagt hat. Besonders bei langen Verläufen mit vielen Namen. Kontrollieren Sie die Fundstelle.
• Relative Datumsangaben. «Nächste Woche» oder «bald» werden leicht falsch umgerechnet. Verlangen Sie die Rechnung dazu und prüfen Sie sie.
• Stillschweigende Aufgaben. Was im Gespräch selbstverständlich war, steht nicht im Text. Die KI kann es nicht erkennen. Ergänzen Sie es aus Ihrem Wissen.
• Vertrauliche Inhalte. Mails und Protokolle enthalten oft Personendaten oder Geschäftsgeheimnisse. Siehe Vertrauliche Büro-Daten in KI.
• Keine automatische Verteilung. Verschicken Sie Aufgaben nicht automatisch. Erst prüfen, dann übertragen, damit niemand falsche Aufträge erhält.
• Dringlichkeit. Die KI erkennt nicht, was wirklich dringend ist. Wie Sie Prioritäten setzen, zeigt Zu viele Aufgaben: Mit KI priorisieren.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Die Assistentin der Geschäftsleitung eines Verbands in Bern nimmt an einer zweistündigen Sitzung teil und schreibt Stichworte mit. Danach sind es drei Seiten Notizen mit Fragen, Zuständigkeiten und Terminen, teils durchgestrichen oder mit Pfeilen versehen.

Sie ersetzt die Namen durch Rollen, gibt das Sitzungsdatum an und lässt die KI Aufgaben herauslesen. Die Liste enthält neun Aufgaben und zwei Einträge unter «Unverbindliches». Beim Vergleich mit den Notizen fällt ihr auf, dass die KI eine Aufgabe dem Falschen zugeordnet hat: Ein Auftrag stammte vom Präsidenten, nicht vom Geschäftsführer.

Sie korrigiert, fragt bei zwei offenen Fristen nach und schickt die Liste an alle Beteiligten. Vorher hätte sie Stunden mit dem Protokollieren verbracht, nachher sind es 20 Minuten Prüfung. Ein klarer Aufgabenüberblick liegt noch am selben Nachmittag vor.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Sie lernen möchten, der KI Aufgaben wie das Herauslesen von To-dos so zu beschreiben, dass das Ergebnis brauchbar und prüfbar ist, vermittelt der Kurs Prompt Engineering von absofort Aufgabe, Rolle, Kontext, Ziel und Ausgabeformat und das schrittweise Bearbeiten komplexer Aufgaben. Er läuft online, ist mit Zertifikat und setzt keine Programmierkenntnisse voraus.

Beschrieben ist auch ein getestetes Prompt-Set für einen wiederkehrenden beruflichen Prozess, wie ihn die Nachbereitung von Sitzungen darstellt.

Häufige Fragen

Kann die KI die Aufgaben automatisch in mein Aufgabenprogramm eintragen?

Einige Werkzeuge bieten das an. Klären Sie vorher, ob das erlaubt ist und wohin die Daten fliessen. Prüfen Sie die Aufgaben vor der Übertragung, damit keine falschen Aufträge entstehen.

Was, wenn der Text auf Schweizerdeutsch notiert ist?

Notizen in Mundart oder mit vielen Abkürzungen führen oft zu Fehlern. Schreiben Sie wichtige Angaben ausgeschrieben, oder erklären Sie der KI die Abkürzungen am Anfang.

Wie gehe ich mit Aufgaben um, die mehrere Personen betreffen?

Weisen Sie jeder Aufgabe eine hauptverantwortliche Person zu und notieren Sie Mitwirkende getrennt. Aufgaben ohne klare Verantwortung bleiben sonst liegen.

Reicht das auch für Protokolle?

Für ein vollständiges Protokoll braucht es mehr als eine Aufgabenliste. Eine Anleitung dazu finden Sie unter Sitzungsprotokoll aus Notizen erstellen.