Wie lasse ich erst Fakten sammeln und dann zusammenfassen?

Das Problem

Sie bitten die KI, einen zehnseitigen Bericht, ein Protokoll oder einen Vertrag zusammenzufassen. Das Ergebnis liest sich gut, aber beim Abgleich merken Sie: Die Frist fehlt, ein Betrag ist weggefallen, und die Einschränkung auf Seite sieben steht nirgends. Die Zusammenfassung ist lesbar und trotzdem unvollständig.

Das passiert, weil beim Zusammenfassen immer ausgewählt wird. Die KI entscheidet selbst, was wichtig ist, und lässt vieles weg. Sie weiss aber nicht, was für Ihre Aufgabe zählt. Bei Zahlen, Namen, Fristen und Bedingungen kann ein Weglassen gravierend sein.

Besser ist ein zweistufiges Vorgehen: Zuerst sammelt die KI die Einzelangaben, ohne zu werten, und liefert sie als überprüfbare Liste. Erst danach entsteht daraus die Zusammenfassung. Die Liste dient als Kontrolle und als Grundlage.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Zweck der Zusammenfassung klären: Für wen schreiben Sie und was soll die Leserin danach wissen oder tun? Davon hängt ab, welche Einzelangaben wichtig sind.
2. Angabetypen festlegen: Bestimmen Sie, was gesammelt werden soll: zum Beispiel Namen, Daten, Fristen, Beträge, Beschlüsse, Verantwortliche, Bedingungen, offene Punkte.
3. Schritt 1: Auszug verlangen: Bitten Sie um eine Tabelle oder Liste mit diesen Angabetypen, jeweils mit Fundstelle (Seite, Abschnitt oder kurzes Zitat).
4. Lücken kennzeichnen lassen: Wenn eine Angabe nicht vorkommt, soll «nicht angegeben» stehen. Nichts soll erfunden oder ergänzt werden.
5. Liste prüfen: Vergleichen Sie fünf bis zehn Einträge mit dem Original. Ergänzen oder korrigieren Sie, was falsch ist.
6. Geprüfte Liste weitergeben: Übergeben Sie die korrigierte Liste in den nächsten Prompt, siehe Zwischenergebnisse weitergeben.
7. Schritt 2: Zusammenfassen: Lassen Sie die Zusammenfassung ausschliesslich aus der Liste schreiben, mit Angabe von Länge und Zielgruppe.
8. Abgleich: Prüfen Sie, ob jede Angabe der Zusammenfassung in der Liste steht und ob wichtige Angaben der Liste in der Zusammenfassung vorkommen, siehe Zusammenfassungen auf Auslassungen prüfen.

Vorlage zum Kopieren

Schritt 1: Auszug

Lies den folgenden Text: [Text einfügen / Dokument benennen].
Erstelle eine Tabelle mit allen Angaben zu: [Namen, Daten, Fristen, Beträge, Beschlüsse, Verantwortliche, Bedingungen, offene Punkte].
Spalten: Angabetyp | Angabe (wörtlich oder sinngemäss) | Fundstelle (Seite/Abschnitt).
Regeln: Nimm nur Angaben auf, die im Text stehen. Wenn etwas nicht vorkommt, schreibe «nicht angegeben».
Fasse noch nichts zusammen und bewerte nichts.

Schritt 2: Zusammenfassung

Hier ist die geprüfte Angabenliste: [Tabelle einfügen].
Schreibe daraus eine Zusammenfassung für [Zielgruppe] in höchstens [150] Wörtern, Deutsch (Schweiz).
Verwende nur Angaben aus der Liste. Nenne Fristen und Beträge vollständig.
Gib am Ende die Nummern der Zeilen an, die du nicht verwendet hast, und warum.

Ersetzen Sie die Platzhalter. Prüfen Sie die Liste vor Schritt 2 sorgfältig.

Worauf Sie achten müssen

• Falsche Zahlen in der Liste: Auch der Auszug kann Fehler enthalten. Prüfen Sie Zahlen, Daten und Namen stichprobenweise.
• Zu lange Dokumente: Sehr umfangreiche Texte werden unvollständig gelesen. Teilen Sie sie in Abschnitte und fassen Sie die Listen zusammen.
• Gescannte Unterlagen: Wenn die Texterkennung fehlerhaft ist, übernimmt die Liste die Fehler. Kontrollieren Sie das Original.
• Vertrauliche Dokumente: Verträge, Protokolle und Personalunterlagen gehören nur in Werkzeuge, deren Datenschutz geklärt ist.
• Keine Rechtsberatung: Auch eine gute Liste ersetzt nicht die fachliche Prüfung eines Vertrags.
• Zwei Schritte kosten Zeit: Bei kurzen Texten genügt eine einfache Zusammenfassung, bei heiklen Unterlagen lohnt sich der Aufwand.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Die Verwaltungsleiterin einer Wohnbaugenossenschaft in Zofingen soll dem Vorstand ein 12-seitiges Sitzungsprotokoll der Baukommission zusammenfassen.

Vorher: Sie bittet um eine Zusammenfassung. Der Vorstand erfährt später, dass ein Beschluss zu einer Kreditlimite und ein Termin nicht erwähnt waren.

Nachher: Sie lässt zuerst Beschlüsse, Termine, Beträge und Verantwortliche in einer Tabelle mit Seitenzahl erfassen. Beim Prüfen sieht sie, dass ein Beschluss fehlt, und ergänzt ihn. Aus der geprüften Liste entsteht die Zusammenfassung mit allen Terminen und Beträgen. Die Seitenangaben erleichtern Rückfragen.

Wann sich der Aufwand besonders lohnt

Der zweistufige Weg zahlt sich aus, wenn Einzelangaben Folgen haben: bei Verträgen, Protokollen mit Beschlüssen, Berichten mit Zahlen oder Texten, die Sie weitergeben. Für einen kurzen Zeitungsartikel, den Sie nur überfliegen möchten, genügt eine normale Zusammenfassung. Fragen Sie sich einfach: Wäre es schlimm, wenn eine Angabe fehlt?

So hilft Ihnen Alpasana

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Häufige Fragen

Ist das nicht doppelte Arbeit?

Etwas mehr Aufwand, ja. Dafür sparen Sie das mühsame Suchen nach Auslassungen und gewinnen eine nachvollziehbare Grundlage. Bei unkritischen Texten genügt eine einfache Zusammenfassung.

Kann ich beide Schritte in einem Prompt verlangen?

Möglich, aber dann sehen Sie die Liste nicht vor der Zusammenfassung. Getrennt können Sie die Liste prüfen und korrigieren.

Was, wenn der Text sehr lang ist?

Teilen Sie ihn in Abschnitte, erstellen Sie je Abschnitt eine Liste und fassen Sie diese anschliessend zusammen. Hinweise zu Dokumenten gibt PDF mit KI zusammenfassen.

Woher weiss ich, dass nichts fehlt?

Absolut sicher können Sie nur durch Lesen des Originals sein. Die Liste mit Fundstellen und der Abgleich von Stichproben verringern das Risiko jedoch deutlich.