Ein Dossier mit KI in eine nachvollziehbare Chronologie bringen

Das Problem

Ein Fall landet auf Ihrem Tisch, mit einem Dossier von 120 Seiten: Briefe, Mails, Gesuche, Stellungnahmen, Protokolle, Verfügungen. Sie sollen herausfinden, was in welcher Reihenfolge geschehen ist. Wer hat wann was beantragt, wann kam welche Antwort, wann liefen Fristen ab? Das Dossier ist nicht chronologisch sortiert, und manche Dokumente sind doppelt abgelegt.

Eine Chronologie von Hand zu erstellen, dauert Stunden. Man blättert, notiert, vergleicht, und es bleibt die Unsicherheit, ob nichts übersehen wurde. Gleichzeitig ist die Chronologie oft die Grundlage wichtiger Entscheide, Antworten oder Stellungnahmen. Fehler sind unangenehm und können Folgen haben.

KI kann beim Ordnen helfen, aber mit klaren Grenzen. Sie darf keine Fakten ergänzen, jede Aussage braucht eine Fundstelle, und jedes Datum prüfen Sie am Original. Bei Akten mit Personendaten kommt zusätzlich der Datenschutz hinzu.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Klären Sie, wofür die Chronologie gebraucht wird. Für eine interne Übersicht, eine Stellungnahme, eine Übergabe? Das bestimmt Detailgrad und Länge.
2. Prüfen Sie die Zulässigkeit. Darf das Dossier mit KI bearbeitet werden? Welche Werkzeuge sind freigegeben? Beachten Sie Amtsgeheimnis und Datenschutz. Siehe Datenschutzfragen für Gemeinden.
3. Erstellen Sie ein Dokumentenverzeichnis. Eine Tabelle: laufende Nummer, Datum, Art des Dokuments, Absender und Empfänger (als Funktion oder Kürzel), Seitenzahl. Das machen Sie von Hand.
4. Erfassen Sie die Kernaussage. Pro Dokument ein bis zwei Sätze, ebenfalls von Hand oder mit KI-Hilfe aus anonymisierten Auszügen, die Sie prüfen.
5. Lassen Sie die KI die Chronologie ordnen. Mit dem Auftrag unten sortiert sie nach Datum, markiert Lücken und Widersprüche und behält die Verweise auf die Dokumentnummern.
6. Prüfen Sie jedes Datum. Stimmt die Reihenfolge? Gibt es Dokumente ohne eindeutiges Datum? Liegen Eingangs- und Ausstellungsdatum auseinander?
7. Ergänzen Sie, was die KI nicht kennt. Zusammenhänge, Hintergrund, Bewertungen. Eine Chronologie stellt Tatsachen dar, Bewertungen sind getrennt.
8. Legen Sie Quellenverweise bei. Jede Zeile verweist auf die Fundstelle im Dossier. So kann jede Aussage nachgeprüft werden.

Vorlage zum Kopieren

Geben Sie keine Namen, Adressen oder Personendaten ein, sondern das anonymisierte Dokumentenverzeichnis.

Hier ist ein anonymisiertes Dokumentenverzeichnis eines Verwaltungsdossiers (Nr., Datum, Art des Dokuments, Absender und Empfänger als Funktion, Kernaussage in einem Satz): [Tabelle einfügen].
Aufgaben: 1. Sortiere die Einträge nach Datum und erstelle eine Chronologie als Tabelle mit den Spalten Datum, Ereignis, Dokument-Nr. 2. Markiere Einträge ohne eindeutiges Datum mit [Datum unklar]. 3. Liste Widersprüche und Lücken auf (zum Beispiel Antwort ohne vorherige Anfrage, grosse Zeitabstände). 4. Liste Fristen auf, die im Text genannt werden, und die dazugehörigen Daten, ohne rechtliche Beurteilung.
Verwende ausschliesslich die Angaben der Tabelle. Erfinde nichts, ergänze keine Zusammenhänge und bewerte keine Aussagen. Behalte die Dokument-Nummern bei jeder Zeile.

Prüfen Sie jede Zeile gegen die Nummern im Dossier. Die rechtliche Beurteilung bleibt bei der zuständigen Person.

Aufbau einer Chronologie

Worauf Sie achten müssen

• Amtsgeheimnis und Datenschutz: Dossiers enthalten Personendaten und Informationen, die der Geheimhaltung unterliegen können. Laden Sie sie nicht in öffentliche KI-Dienste. Klären Sie freigegebene Werkzeuge und Regeln, siehe privatim.
• Richtigkeit vor Geschwindigkeit: Ein falsches Datum kann Entscheide beeinflussen. Prüfen Sie jedes Datum am Original, besonders bei Fristen.
• Keine Bewertung durch die KI: Sie ordnet Fakten, sie beurteilt keine Sachverhalte und keine Rechtslage.
• Lücken sichtbar machen: Fehlende Dokumente sind eine Information. Notieren Sie sie, statt sie zu überspielen.
• Vollständigkeit: Die Chronologie ist nur so vollständig wie das Dossier. Weisen Sie darauf hin, wenn Unterlagen fehlen könnten.
• Rechtliche Verwendung: Wenn die Chronologie in einem Verfahren eingesetzt wird, gelten besondere Anforderungen. Lassen Sie sie von der zuständigen Stelle prüfen.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Die Bauverwaltung einer Gemeinde im Baselbiet muss für eine Stellungnahme die Geschichte eines mehrjährigen Baugesuchs rekonstruieren.

Vorher: Das Dossier umfasst Mails, Pläne, Briefe, Protokolle und Einsprachen aus vier Jahren. Der Sachbearbeiter erstellt von Hand eine Liste, vergisst aber ein Schreiben, das später entscheidend wird. Die Stellungnahme muss nachgebessert werden.

Nachher: Er erstellt ein Dokumentenverzeichnis mit Kürzeln statt Namen und lässt es in einer freigegebenen Umgebung chronologisch ordnen und auf Lücken prüfen. Die KI weist auf eine Antwort ohne Anfrage hin, was zu einem fehlenden Dokument führt. Er prüft jedes Datum am Original und erstellt die Stellungnahme mit Quellenverweisen.

So hilft Ihnen Alpasana

Wer Dokumente, Tabellen und Auswertungen mit KI strukturieren lernen möchte, findet bei absofort KI-Kurse für konkrete Arbeitsaufgaben Angebote zu Excel, Datenverständnis, Dashboards, nicht-juristischer Strukturierung von Vertragsdokumenten, Projektmanagement und betrieblichen KI-Richtlinien. Praxisaufgaben, KI-Lerncoach und verifizierbarer Abschluss sind beschrieben.

Rechtliche Beurteilung von Dossiers und Verwaltungsverfahren ist nicht Kursinhalt.

Häufige Fragen

Kann die KI das ganze Dossier lesen und die Chronologie selbst erstellen?

Technisch ist das teils möglich, aber bei Akten problematisch: wegen Datenschutz, Amtsgeheimnis und Genauigkeit. Der sichere Weg ist das Erstellen eines anonymisierten Verzeichnisses von Hand und das Ordnen mit KI.

Wie gehe ich mit Dokumenten ohne Datum um?

Markieren Sie sie ausdrücklich als «Datum unklar» und versuchen Sie, das Datum aus dem Zusammenhang zu klären, etwa über den Eingangsstempel. Raten Sie nicht.

Reicht eine KI-Chronologie als Beweis?

Nein. Sie ist ein Arbeitsinstrument. Massgebend sind die Originaldokumente. Was in einem Verfahren verwendet werden darf, klärt die zuständige Stelle.

Wie lange darf eine Chronologie sein?

So kurz wie möglich und so ausführlich wie nötig. Für eine Übergabe genügen oft die zehn bis zwanzig wichtigsten Ereignisse, für ein Verfahren braucht es mehr. Verweisen Sie bei Bedarf auf Detaildokumente.