Zwei Dokumentversionen mit KI vergleichen

Das Problem

Der Lieferant schickt die «überarbeitete Fassung» des Rahmenvertrags. Eine Seite mehr, zwei Absätze verschoben, aber was hat sich inhaltlich geändert? Sie sollen bis morgen sagen, ob Sie zustimmen können. Alles nochmals Wort für Wort zu lesen, dauert Stunden, und Sie wissen, dass man bei solchen Vergleichen schnell etwas übersieht.

Das Vergleichen zweier Fassungen ist eine klassische Büroaufgabe: Verträge, Reglemente, Offerten, Protokolle, AGB. Fehler sind teuer, etwa wenn sich eine Frist von 30 auf 14 Tage verkürzt oder ein Haftungsausschluss neu hinzukommt, ohne dass es jemand merkt.

Hier ergänzen sich zwei Werkzeuge: Programme wie Word können Änderungen exakt markieren, die KI kann sie anschliessend in einfachen Worten zusammenfassen und nach Bedeutung ordnen. Das Entscheidende bleibt Ihre Prüfung, denn eine KI kann Änderungen übersehen oder falsch gewichten.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Beide Fassungen sichern. Speichern Sie die alte und die neue Version unter klaren Namen, zum Beispiel «Vertrag_2025» und «Vertrag_2026_Entwurf». Arbeiten Sie nie am Original.

1. Klären, ob die Dokumente ins Werkzeug dürfen. Verträge enthalten oft vertrauliche Angaben. Nutzen Sie nur ein Werkzeug, das Ihr Betrieb dafür freigegeben hat.

1. Genauen Vergleich in Word erstellen. Registerkarte «Überprüfen», dann «Vergleichen». Wählen Sie die ältere und die neuere Fassung. Word markiert Einfügungen, Löschungen und Verschiebungen.

1. Änderungen durchgehen. Lesen Sie die markierten Stellen im Änderungsbereich. So sehen Sie auch kleine Änderungen wie ein verändertes Wort oder eine Zahl.

1. KI als Zusammenfassung nutzen. Geben Sie der KI die Liste der Änderungen (oder die betroffenen Passagen beider Fassungen) und lassen Sie sie zusammenfassen und nach Bedeutung sortieren (Vorlage unten).

1. Wichtiges im Original prüfen. Kontrollieren Sie jede Änderung, die Geld, Fristen, Haftung oder Pflichten betrifft, im Originaltext.

1. Rückfragen und Entscheid vorbereiten. Notieren Sie Fragen an den Lieferanten und die Punkte, bei denen Sie zustimmen oder widersprechen.

1. Rechtliche Prüfung bei Bedarf. Bei Verträgen mit grösserer Tragweite lassen Sie die Änderungen von einer Fachperson prüfen.

Vorlage zum Kopieren

Ich vergleiche zwei Fassungen eines Dokuments (Art: [z. B. Rahmenvertrag mit einem Lieferanten]) und möchte die Änderungen verstehen.

Fassung A (alt): [Text oder betroffene Abschnitte einfügen]
Fassung B (neu): [Text oder betroffene Abschnitte einfügen]

Aufgabe:
1. Liste alle inhaltlichen Änderungen auf, in einer Tabelle: Abschnitt | alt | neu | Auswirkung in einem Satz.
2. Sortiere nach Wichtigkeit: «Wesentlich» (Geld, Fristen, Haftung, Pflichten), «Mittel», «Formal» (Wortlaut, Reihenfolge).
3. Markiere Stellen, bei denen du unsicher bist, mit [prüfen].
4. Gib keine rechtliche Bewertung ab und nenne keine Gesetze. Erfinde keine Änderungen, die nicht im Text stehen.

Fügen Sie nur die Textstellen ein, die Sie vergleichen müssen, und nur in einem freigegebenen Werkzeug.

Worauf Sie achten müssen

• Vertraulichkeit. Verträge und interne Reglemente gehören nicht ungeprüft in ein KI-Werkzeug. Siehe Vertrauliche Büro-Daten in KI.
• Übersehene Änderungen. KI kann kleine, aber wichtige Änderungen übersehen, etwa eine Zahl oder ein Wort wie «nicht». Vertrauen Sie zuerst dem exakten Vergleich im Programm.
• Verschobene Absätze. Wenn Abschnitte umgestellt wurden, kann ein Vergleich Unterschiede melden, die inhaltlich keine sind. Und umgekehrt.
• Keine Rechtsberatung. Ob eine Änderung zulässig oder nachteilig ist, beurteilt die KI nicht verlässlich. Das klären Sie mit einer Fachperson.
• Dokumentformat. Bei PDF-Dateien ist der Vergleich oft ungenau. Wenn möglich verlangen Sie die Wordversion oder einen Änderungsnachweis vom Absender.
• Dokumentation. Halten Sie fest, wann Sie welche Fassung geprüft haben. Das hilft bei späteren Fragen.
• Mehr zum Prüfen. Siehe KI-Ergebnisse im Büro prüfen: Eine einfache Checkliste.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Eine Büroleiterin in einem Handwerksbetrieb im Aargau erhält von ihrem Hauptlieferanten die neuen Allgemeinen Geschäftsbedingungen. Das Begleitschreiben sagt «nur redaktionelle Anpassungen». Sie speichert beide Fassungen und lässt Word den Vergleich erstellen.

Word markiert 17 Stellen. Die KI fasst die Änderungen zusammen und stuft zwei als wesentlich ein: Die Zahlungsfrist wurde von 30 auf 20 Tage verkürzt, und die Rügefrist bei Mängeln ist neu kürzer. Beide Änderungen prüft die Büroleiterin im Originaltext nach und bestätigt sie.

Sie meldet beim Lieferanten Rückfragen an und bespricht die Frist mit dem Chef. Vorher hätte sie sich auf das Begleitschreiben verlassen, nachher kennt sie die wesentlichen Änderungen. Bei einer grösseren Vertragsänderung würde sie die Rechtsberatung beiziehen.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Sie lernen möchten, wie Sie KI im Büro für Vergleiche, Zusammenfassungen und strukturierte Prüfungen einsetzen, bieten die KI- und IT-Kurse für konkrete Arbeitsaufgaben von absofort Kurse zur nicht-juristischen Strukturierung von Vertragsdokumenten und zu Bürokommunikation. Praxisaufgaben, KI-Lerncoach und ein verifizierbarer Abschluss gehören dazu.

Die Kurse sind keine Rechtsberatung. Ob eine Vertragsänderung für Sie vertretbar ist, klären Sie mit einer Fachperson.

Häufige Fragen

Kann die KI beide Dateien direkt miteinander vergleichen?

Manche Werkzeuge können Dateien entgegennehmen und vergleichen. Prüfen Sie vorher, ob das für vertrauliche Dokumente freigegeben ist. Zuverlässiger ist der Vergleich im Programm, das Änderungen exakt markiert.

Wie vergleiche ich zwei PDF-Dateien?

PDF-Vergleiche sind oft ungenau. Fragen Sie nach der Originaldatei oder wandeln Sie das PDF mit Vorsicht in Text um und prüfen Sie das Ergebnis. Bei wichtigen Dokumenten bitten Sie um einen Änderungsnachweis.

Was, wenn die KI eine Änderung nennt, die ich nicht finde?

Dann suchen Sie die Stelle im Original. Entweder hat die KI sich geirrt, oder Sie haben etwas übersehen. In beiden Fällen lohnt sich die genaue Prüfung.

Gilt das auch für Excel-Tabellen?

Für Tabellen gibt es eigene Vergleichsfunktionen, je nach Excel-Version. Die KI kann Ihnen helfen, den Weg zu finden. Prüfen Sie auch hier Zahlen stichprobenweise.