Leistungsnotizen mit KI für die Honorarrechnung ordnen

Das Problem

Am Monatsende müssen die Leistungen auf die Honorarnote. In den Notizen steht: «Tel. M., Akten durchgesehen, Entwurf», «Besprechung», «Recherche». Für den Mandanten sagt das wenig, und für die Anwältin selbst oft auch nicht mehr, wenn Wochen vergangen sind.

Unklare Beschreibungen führen zu Rückfragen und Beanstandungen. Mandantinnen möchten nachvollziehen, wofür sie zahlen. Zu knappe Texte wirken unprofessionell, zu ausführliche kosten Zeit beim Schreiben.

KI kann aus Kurznotizen verständliche Beschreibungen machen. Das spart Zeit, birgt aber ein Risiko: Sie neigt dazu, Dinge zu ergänzen, die plausibel klingen, aber nicht stattgefunden haben. In einer Honorarnote wäre das gravierend. Deshalb gilt: Die KI formuliert nur, was in Ihren Notizen steht.

Die Berufsregeln und das Berufsgeheimnis gelten auch hier. Mandantendaten gehören nur in freigegebene Werkzeuge.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Führen Sie Notizen von Anfang an sauber. Datum, Dauer, Stichwort zur Tätigkeit, Dossier. Je besser die Rohdaten, desto besser das Ergebnis.

1. Klären Sie die Regeln Ihrer Kanzlei. Wie detailliert sollen Beschreibungen sein, welche Einheit gilt (z. B. Minuten), und was wird nicht einzeln aufgeführt? Halten Sie den Standard schriftlich fest.

1. Anonymisieren Sie die Notizen. Ersetzen Sie Namen von Mandanten und Gegenparteien durch Platzhalter wie [Mandant] oder [Gegenpartei]. Die KI braucht keine echten Namen.

1. Geben Sie der KI die Notizen und die Regeln. Mit der Vorlage unten. Sie formuliert jede Notiz zu einer kurzen, sachlichen Beschreibung.

1. Verlangen Sie Rückfragen statt Ergänzungen. Wo eine Notiz zu knapp ist, soll die KI eine Frage stellen, nicht etwas erfinden.

1. Prüfen Sie jede Zeile gegen die Notiz. Stimmen Datum, Dauer und Tätigkeit? Wurde nichts hinzugefügt, etwa ein Telefonat, eine Recherche oder ein Schriftstück?

1. Ergänzen Sie, was nur Sie wissen. Wo die Notiz unklar war, schreiben Sie die richtige Beschreibung selbst.

1. Lassen Sie die Rechnung von der verantwortlichen Person freigeben. Sie prüft Gesamtbild, Stundenansätze und Auslagen. Bei Abweichungen vom Mandat gilt die Absprache mit dem Mandanten.

1. Lernen Sie aus Beanstandungen. Notieren Sie, welche Beschreibungen zu Rückfragen führten, und verbessern Sie die Vorgaben.

Von der Notiz zur Beschreibung

Vorlage zum Kopieren

Du bist Assistent für die Honorarabrechnung in einer Schweizer
Kanzlei.
Formuliere aus den folgenden anonymisierten Tätigkeitsnotizen je
eine Rechnungsposition: Datum | Beschreibung (maximal 20 Wörter,
sachlich, in Schweizer Rechtschreibung) | Dauer.
Verwende nur Informationen aus der jeweiligen Notiz. Ergänze nichts,
ändere weder Datum noch Dauer und erfinde keine Tätigkeiten,
Dokumente oder Personen.
Wenn eine Notiz zu knapp ist, schreibe «Rückfrage:» und nenne, was
fehlt.
Übernimm unverändert Platzhalter wie [Mandant].
Notizen: [Notizen einfügen]

Passen Sie Wortzahl und Format an die Vorgaben Ihrer Kanzlei an. Mit den «Rückfragen» sehen Sie sofort, wo Notizen zu dünn waren.

Worauf Sie achten müssen

• Berufsgeheimnis: Für Anwältinnen und Anwälte gilt das Berufsgeheimnis (Strafgesetzbuch, Anwaltsgesetz). Eingaben in KI-Werkzeuge müssen damit vereinbar sein; klären Sie das mit der Kanzleileitung, siehe Anwaltsgeheimnis und KI.
• Keine erfundenen Leistungen: Jede Position muss auf einer echten Tätigkeit beruhen. Das ist Ihre Verantwortung.
• Genauigkeit der Zeiten: Zeitangaben stammen aus Ihrer Erfassung, nicht aus der KI.
• Vertraulichkeit in Rechnungstexten: Beschreibungen sollen verständlich sein, aber nicht mehr verraten als nötig.
• Verbindlichkeit der Vereinbarung: Was Sie abrechnen dürfen, richtet sich nach Mandat und Honorarvereinbarung, nicht nach einer KI-Antwort.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Eine Anwältin in Baden führt Notizen wie «Akten, Telefon, Entwurf». Beim Monatsabschluss muss ihre Assistentin daraus Positionen schreiben und fragt jedes Mal nach.

Neu notiert die Anwältin kurz mit Dossiernummer, Datum, Dauer und einem Stichwort. Die Assistentin anonymisiert, lässt die KI Positionen formulieren und prüft sie gegen die Notizen. Bei zwei Notizen kommt eine Rückfrage, die sie mit der Anwältin klärt.

Die Rechnung ist früher fertig, die Beschreibungen sind einheitlich, und Rückfragen der Mandanten werden seltener.

So hilft Ihnen Alpasana

Im Prompt-Engineering-Kurs von absofort lernen Sie, KI klar zu beauftragen: Aufgabe, Rolle, Kontext, Ziel und Ausgabeformat festlegen, Beispiele zur Steuerung einsetzen und Ergebnisse prüfen. Sie erarbeiten ein getestetes Prompt-Set für einen wiederkehrenden beruflichen Prozess, wie das Formulieren von Beschreibungen aus Notizen.

Der Kurs ist online, ohne Programmierkenntnisse, mit Zertifikat. Berufsrechtliche Beratung ist nicht Teil des Angebots.

Häufige Fragen

Darf die KI Zeiten schätzen oder runden?

Nein. Zeiten stammen aus Ihrer Erfassung. Lassen Sie die KI nichts rechnen, was Sie nicht kontrollieren, oder prüfen Sie Summen von Hand.

Muss ich dem Mandanten sagen, dass KI beim Formulieren hilft?

Das hängt von Ihren Berufsregeln und der Vereinbarung mit dem Mandanten ab. Klären Sie das mit der Kanzleileitung. Ein offener Umgang schafft Vertrauen.

Kann ich echte Namen eingeben, wenn das Werkzeug «sicher» ist?

Auch dann ist Anonymisierung die sicherere Wahl. Wenn Sie echte Daten verwenden, prüfen Sie Vertrag und Einstellungen. Hilfreich ist die Vorlage für KI-Nutzungsregeln.

Hilft das auch bei Aktenzusammenfassungen?

Für Zusammenfassungen gelten dieselben Grundsätze. Lesen Sie Akten mit KI zusammenfassen.