Produktionsrezepte und KI: Wie schützen wir Betriebswissen?

Das Problem

Ihr Betrieb lebt von Wissen, das nirgends öffentlich ist: einer Rezeptur, einer Mischung, einer Prozessführung, Maschineneinstellungen, die über Jahre entstanden sind. Gleichzeitig nutzen Mitarbeitende KI, um Texte zu schreiben, Tabellen zu erklären oder Fehler zu suchen. Schnell ist etwas eingefügt: ein Rezepturblatt, ein Parameterset, eine Kundenspezifikation.

Was dabei mit den Daten geschieht, hängt vom Anbieter, vom Vertrag und von den Einstellungen ab. Manche Dienste speichern Eingaben, andere verwenden sie unter bestimmten Bedingungen zur Verbesserung. Im Alltag weiss das kaum jemand. Wer unkontrolliert eingibt, verliert die Kontrolle darüber, wo Betriebswissen landet.

Das Ziel ist nicht, KI zu verbieten, sondern klare Linien zu ziehen: Was darf hinein, was nur anonymisiert, was nie? Eine einfache Checkliste und ein Gespräch im Team genügen oft, um das Risiko stark zu senken.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Inventarisieren Sie das sensible Wissen. Welche Informationen sind das Herzstück? Rezepturen, Mischverhältnisse, Prozessparameter, Konstruktionsdaten, Kundenspezifikationen, Preise, Lieferantenkonditionen.

1. Stufen Sie die Vertraulichkeit ein. Zum Beispiel: rot (nie in KI-Werkzeuge), gelb (nur anonymisiert oder in geprüften Umgebungen), grün (frei nutzbar, etwa allgemeine Texte).

1. Klären Sie die Werkzeuge. Welche KI-Dienste darf das Team nutzen? Prüfen Sie Nutzungsbedingungen, Datenverarbeitung und Einstellungen. Fragen Sie, ob Eingaben zum Training verwendet werden, und halten Sie das Ergebnis fest. Siehe KI-Vertraulichkeit prüfen.

1. Schreiben Sie eine kurze Regel. Eine Seite, in einfacher Sprache: Was ist erlaubt, was nicht, wen fragt man? Eine Vorlage bietet KI-Richtlinie für Mitarbeitende.

1. Zeigen Sie gute Alternativen. Wer Rezepturen nicht eingeben darf, braucht Wege, trotzdem Hilfe zu bekommen: Platzhalter statt echte Werte, Beschreibung des Problems ohne Zahlen, Nutzung nur für Formulierungen.

1. Schulen Sie das Team. Zeigen Sie an Beispielen, was passieren kann und wie man sicher arbeitet. Eine kurze Einführung mit praktischen Übungen wirkt mehr als ein Verbot.

1. Regeln Sie Verträge mit Dritten. Geheimhaltungsvereinbarungen mit Lieferanten und Kunden gelten auch für KI-Eingaben. Prüfen Sie, was Sie zugesagt haben.

1. Kontrollieren Sie stichprobenartig. Fragen Sie nach, wie KI im Alltag genutzt wird, offen und ohne Schuldzuweisung. So erfahren Sie, wo die Regel nicht passt.

1. Passen Sie die Regeln an. Neue Dienste und neue Funktionen ändern die Lage. Überprüfen Sie die Regeln mindestens einmal pro Jahr.

Beispiel einer Einstufung

Welche Daten in welche Stufe gehören, entscheidet Ihre Geschäftsleitung.

Vorlage zum Kopieren

Du bist Berater für Informationssicherheit in einem Schweizer
Industriebetrieb.
Erstelle eine einseitige Regel für Mitarbeitende zur Nutzung von
KI-Werkzeugen. Betrieb: [Branche, Grösse].
Sensible Informationen: [Liste, z. B. Rezepturen, Parameter,
Kundenspezifikationen].
Freigegebene Werkzeuge: [Liste oder «noch offen»].
Gliedere: Was ist erlaubt | Was ist verboten | Was geht nur
anonymisiert (mit zwei Beispielen) | Wen frage ich bei Unsicherheit |
Was passiert bei Verstössen.
Schreibe in einfacher Sprache (Anrede «Sie»), maximal 350 Wörter.
Gib keine Rechtsauskunft und weise darauf hin, dass die Regel von
Geschäftsleitung und gegebenenfalls Rechtsberatung geprüft wird.

Passen Sie Branche und Informationsarten an. Die fertige Regel besprechen Sie im Team, bevor sie in Kraft tritt.

Worauf Sie achten müssen

• Rechtlicher Schutz: Das Geschäftsgeheimnis ist nur geschützt, wenn Sie es angemessen geheim halten. Einzelheiten klärt eine Fachperson, siehe Geschäftsgeheimnisse und KI.
• Anonymisieren heisst nicht harmlos: Auch ohne Firmennamen können Parameter ein Rezept verraten. Prüfen Sie, ob Rückschlüsse möglich sind.
• Dienste ändern sich: Bedingungen und Einstellungen werden angepasst. Kontrollieren Sie sie regelmässig. Allgemeine Sicherheitshinweise bietet das Nationale Zentrum für Cybersicherheit (NCSC).
• Schatten-KI: Wenn private Konten genutzt werden, haben Sie keine Kontrolle. Bieten Sie bessere Alternativen an.
• Lokale Lösungen: Eigene KI-Systeme im Betrieb können Risiken senken, brauchen aber Betreuung und Sicherheit.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Ein Lebensmittelhersteller im Aargau bemerkt, dass ein Produktionsleiter eine Rezepturtabelle in einen öffentlichen Chatbot kopiert hat, um sie in ein anderes Format zu bringen. Es ist nichts passiert, aber die Geschäftsleitung erschrickt.

Sie stuft ihr Wissen in drei Stufen ein, wählt ein freigegebenes Werkzeug mit Firmenvertrag und schreibt eine einseitige Regel. Ein kurzes Training zeigt, wie man Aufgaben mit Platzhaltern statt Originalwerten formuliert.

Die Mitarbeitenden nutzen KI weiter, aber ohne Rezepturen. Zwei Fragen pro Monat gehen an die IT-Verantwortliche, wenn etwas unklar ist.

So hilft Ihnen Alpasana

Absofort bietet KI-Weiterbildung für Unternehmen an: von Grundlagen bis zum Executive-Diplomlehrgang, mit Datenschutz und verantwortungsbewusstem Umgang mit Unternehmensdaten als Lerninhalten. Die Kurse laufen online im eigenen Tempo und schliessen mit verifizierbaren Abschlüssen. Es gibt eine Kontaktmöglichkeit für Firmenlösungen und Teambuchungen.

Eine rechtliche oder technische Sicherheitsprüfung Ihrer Systeme ist nicht Teil des belegten Angebots.

Häufige Fragen

Darf ich überhaupt Rezepturen anonymisiert eingeben?

Das hängt davon ab, ob sich aus den Angaben Rückschlüsse ziehen lassen. Im Zweifel gehört die Information in die rote Stufe. Fragen Sie Ihre Fachabteilung und die Geschäftsleitung.

Reicht ein Vertrag mit dem KI-Anbieter?

Ein Vertrag kann viel regeln, beispielsweise Speicherung und Nutzung für Training. Prüfen Sie ihn sorgfältig, und lassen Sie ihn bei sensiblen Daten rechtlich beurteilen.

Wie erkläre ich das meinen Mitarbeitenden?

Mit konkreten Beispielen aus dem Alltag und einer kurzen Regel. Zeigen Sie auch, was erlaubt ist. Weiterführend: Mitarbeitende einbeziehen.

Was tun, wenn bereits etwas Sensibles eingegeben wurde?

Dokumentieren Sie, was wann wohin ging, informieren Sie die Verantwortlichen und prüfen Sie beim Anbieter, ob sich Eingaben löschen lassen. Bei Personendaten oder Vertragspflichten holen Sie fachliche Unterstützung.