Arbeitsanweisungen für die Produktion mit KI entwerfen

Das Problem

In vielen Betrieben steckt das Wissen im Kopf einzelner Mitarbeitender. «Wie stellt man diese Maschine um?» «Das macht Herr Keller seit Jahren, der weiss das.» Gibt es Anweisungen, sind sie oft veraltet, schwer verständlich oder in Fachsprache geschrieben, die neue Kolleginnen kaum lesen können.

Das führt zu Fehlern, Ausschuss und im schlimmsten Fall zu Unfällen. Wenn jemand ausfällt, steht der Ablauf still. Und bei Audits fragt man nach schriftlichen, aktuellen Anweisungen.

Eine Arbeitsanweisung ist eine kurze, klare Beschreibung, wie eine Tätigkeit sicher und richtig ausgeführt wird. Sie zu schreiben, kostet Zeit. Eine KI kann einen ersten Entwurf liefern, wenn Sie ihr den Ablauf in Stichworten beschreiben. Die Verantwortung für Richtigkeit und Sicherheit bleibt aber bei Ihnen.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Tätigkeit auswählen. Beginnen Sie mit einem klar abgegrenzten Ablauf, zum Beispiel einem Werkzeugwechsel oder einer Eingangskontrolle. Klein anfangen lohnt sich.

1. Ablauf mit der erfahrenen Person durchgehen. Fragen Sie die Fachkraft am Arbeitsplatz, wie sie vorgeht. Notieren Sie jeden Schritt, benötigte Werkzeuge, Einstellungen und typische Fehler. Fotos helfen.

1. Sicherheit separat sammeln. Halten Sie fest, welche Gefahren bestehen und welche Schutzmassnahmen gelten. Diese Angaben stammen von der zuständigen Person für Arbeitssicherheit, nicht von der KI.

1. Stichworte in die Vorlage einfügen. Verwenden Sie die Vorlage unten. Verlangen Sie kurze Sätze, nummerierte Schritte und ein klares Format.

1. Entwurf mit der Fachperson prüfen. Gehen Sie den Entwurf Schritt für Schritt am Arbeitsplatz durch. Stimmt die Reihenfolge? Fehlt etwas? Sind die Begriffe so, wie sie in der Halle verwendet werden?

1. Praxistest mit einer unbeteiligten Person. Lassen Sie jemanden, der den Ablauf nicht kennt, die Anweisung ausprobieren, mit der Fachperson daneben. Notieren Sie Unklarheiten.

1. Freigeben und versionieren. Die verantwortliche Person gibt die Anweisung frei. Versehen Sie sie mit Nummer, Version, Datum und Namen der freigebenden Person.

1. Regelmässig überprüfen. Legen Sie fest, wann die Anweisung wieder durchgesehen wird, etwa bei Änderungen an Maschine oder Material. Wie Sie Schulungen sprachlich vereinfachen, zeigt Unterweisungen sprachlich vereinfachen.

Vorlage zum Kopieren

Du unterstützt einen Schweizer Produktionsbetrieb beim Schreiben von Arbeitsanweisungen. Erstelle aus meinen Stichworten einen Entwurf, der von einer Fachperson geprüft wird.

Tätigkeit: [z. B. Werkzeugwechsel an Maschine X]
Stichworte zum Ablauf: [Schritte, wie sie heute gemacht werden]
Benötigte Werkzeuge und Materialien: [Liste]
Sicherheitshinweise (von der Sicherheitsfachperson): [Liste]
Zielgruppe: [z. B. neue Mitarbeitende ohne Vorkenntnisse]

Format:
- Titel, Zweck in einem Satz
- Benötigte Werkzeuge
- Nummerierte Schritte mit kurzen Sätzen (ein Schritt = eine Handlung)
- Sicherheitshinweise bei den betreffenden Schritten, nur die oben genannten
- Kontrollpunkte («Prüfen: …»)
- Fragen an die Fachperson, wo Angaben fehlen
Erfinde keine Einstellwerte, Sicherheitsvorschriften oder Normen. Wo etwas fehlt, schreibe «[bitte ergänzen]».

Passen Sie Zielgruppe und Format an Ihren Betrieb an und prüfen Sie die Antwort vollständig, bevor Sie sie verteilen.

Worauf Sie achten müssen

• Sicherheit hat Vorrang: Sicherheitsrelevante Angaben, Grenzwerte und Einstellwerte dürfen nur aus geprüften Quellen stammen, etwa aus Betriebsanleitung, Risikobeurteilung oder Vorgaben der Sicherheitsfachperson. Bei Zweifeln wenden Sie sich an die zuständige Stelle.
• Erfundene Details: KI ergänzt Lücken gern mit Plausiblem. Prüfen Sie jede Zahl, jedes Werkzeug und jede Reihenfolge.
• Betriebsgeheimnisse: Verfahren, Rezepturen und Kundendaten gehören nicht in öffentliche KI-Dienste. Schützen Sie diese Informationen, siehe Rezepturen und Betriebswissen schützen.
• Verständlichkeit: Kurze Sätze, Bilder und die Wörter, die im Betrieb tatsächlich verwendet werden. Bei Mitarbeitenden mit anderer Muttersprache helfen Fotos und Symbole.
• Mitarbeitende einbeziehen: Wer die Tätigkeit täglich ausführt, kennt die Tücken. Beziehen Sie sie ein, das erhöht auch die Akzeptanz.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Ein Metallverarbeiter im Kanton Aargau stellt neue Mitarbeitende ein. Der Rüstvorgang an einer Presse ist nirgends aufgeschrieben. Der erfahrene Maschinenführer zeigt ihn jedes Mal neu, und es entstehen kleine Unterschiede.

Die Produktionsleiterin sammelt mit ihm die Schritte, lässt daraus einen Entwurf erstellen und geht ihn mit ihm Schritt für Schritt an der Maschine durch. Zwei Schritte sind in der falschen Reihenfolge, ein Sicherheitshinweis fehlt, den die Sicherheitsbeauftragte ergänzt. Nach dem Praxistest mit einer neuen Mitarbeiterin kommt die Freigabe. Seither wird die Anweisung am Arbeitsplatz ausgehängt, und sie dient im Audit als Beleg. Ein weiterer Nutzen: Bei der Vorbereitung eines Qualitätsaudits liegen die Anweisungen geordnet vor.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn aus Prozesswissen ein verständlicher Entwurf für eine Arbeitsanweisung werden soll, zeigt Prompt Engineering, wie Sie Aufgabe, Kontext und Ausgabeformat festlegen. Fachliche und sicherheitstechnische Inhalte prüfen weiterhin Ihre Fachleute.

Häufige Fragen

Darf die KI Sicherheitshinweise formulieren?

Sie darf Texte glätten, aber der Inhalt muss von einer zuständigen Person stammen und von ihr freigegeben werden. Fügen Sie Sicherheitsangaben selbst ein und lassen Sie sie nicht von der KI erfinden.

Wie lang sollte eine Arbeitsanweisung sein?

So kurz wie möglich. Eine Seite genügt oft. Ein Schritt enthält eine Handlung. Zu lange Texte werden am Arbeitsplatz nicht gelesen.

Kann die KI Anweisungen in andere Sprachen übersetzen?

Ja, das spart Zeit. Lassen Sie die Übersetzung aber von jemandem prüfen, der die Sprache und die Fachbegriffe kennt. Bei Sicherheitsinhalten ist das besonders wichtig.