Sicherheitsunterweisungen mit KI verständlicher machen

Das Problem

Neue Mitarbeitende erhalten am ersten Tag eine Sicherheitsunterweisung. Oft ist es ein Dokument voller Fachwörter und langer Satzgebilde: «Das Betreten des Gefahrenbereichs ist bei laufendem Betrieb ohne vorgängige Freischaltung untersagt.» Wer Deutsch als Zweitsprache spricht oder wenig Leseübung hat, versteht davon nur die Hälfte. Er nickt trotzdem und unterschreibt.

Das ist gefährlich. Eine Unterweisung, die nicht verstanden wird, schützt nicht. Im Betrieb kommen Missverständnisse vor, die keiner bemerkt, bis etwas passiert. Gleichzeitig wollen Verantwortliche nicht, dass ein Text so vereinfacht wird, dass er falsch wird.

Eine KI kann beim Umformulieren helfen: kürzere Sätze, geläufige Wörter, klare Reihenfolge. Aber sie darf nichts abschwächen. Aus «verboten» darf nicht «nicht empfohlen» werden, aus «Pflicht» nicht «am besten».

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Ausgangsdokument bestimmen. Wählen Sie die bestehende, gültige Unterweisung als Grundlage. Sie bleibt das massgebliche Dokument.

1. Kritische Stellen markieren. Streichen Sie alle Warnungen, Verbote, Pflichten, Grenzwerte, Zahlen und Schutzausrüstungen an. Diese Stellen werden später besonders streng verglichen.

1. Leserprofil festlegen. Wer liest den Text? Neue Mitarbeitende, Temporäre, Personen mit wenig Deutsch? Notieren Sie Sprachniveau und Vorwissen.

1. Vereinfachung beauftragen. Verwenden Sie die Vorlage unten. Verlangen Sie ausdrücklich, dass nichts gestrichen, abgeschwächt oder hinzugefügt wird.

1. Vergleich Satz für Satz. Legen Sie Original und Fassung nebeneinander. Prüfen Sie jede markierte Stelle. Aus «darf nur» muss «darf nur» bleiben.

1. Sicherheitsverantwortliche Person prüft. Die für Arbeitssicherheit zuständige Person gibt die vereinfachte Fassung frei. Das ist nicht Aufgabe der KI und nicht allein Aufgabe des Sekretariats.

1. Mit Mitarbeitenden testen. Lassen Sie zwei bis drei Personen den Text lesen und mit eigenen Worten erklären, was sie tun müssen. Wo es hakt, überarbeiten Sie nochmals.

1. Bilder und Piktogramme ergänzen. Wo es möglich ist, zeigen Sie Gefahren mit Symbolen oder Fotos aus Ihrem Betrieb. Das ergänzt den Text.

1. Fassung dokumentieren. Halten Sie fest, wer wann freigegeben hat und welche Version gilt.

Vorlage zum Kopieren

Du bist Assistenz für Arbeitssicherheit in einem Schweizer Produktionsbetrieb. Schreibe den folgenden Unterweisungstext in einfache Sprache um.

Leserprofil: [z. B. neue Mitarbeitende, Deutsch als Zweitsprache, Niveau B1]
Regeln:
- Verwende kurze Sätze (höchstens 15 Wörter), Alltagswörter, aktive Sprache.
- Alle Warnungen, Verbote, Pflichten, Zahlen und Schutzausrüstungen bleiben inhaltlich genau gleich.
- «Verboten» bleibt «verboten», «muss» bleibt «muss». Schwäche nichts ab.
- Erkläre Fachwörter beim ersten Vorkommen in einem Halbsatz.
- Füge nichts hinzu, was nicht im Originaltext steht.
- Gib am Ende eine Liste «Meine Änderungen» und eine Liste «Stellen, bei denen ich unsicher bin».

Originaltext: [Text einfügen]

Passen Sie das Leserprofil an. Für Personen mit sehr wenig Deutsch kürzen Sie die Sätze weiter und arbeiten mit mehr Bildern.

Worauf Sie achten müssen

• Abschwächung: KI glättet gern. Lesen Sie die kritischen Stellen besonders genau, vor allem Wörter wie «muss», «nie», «nur».
• Verantwortung: Für die Unterweisung und ihre Qualität bleibt der Betrieb verantwortlich. Die konkreten Pflichten im Arbeitsschutz prüfen Sie im Einzelfall, zum Beispiel mit der Sicherheitsfachperson oder bei der Suva.
• Erfundene Regeln: Die KI darf keine Grenzwerte, Abstände oder Vorschriften ergänzen. Prüfen Sie jede Zahl im Original.
• Verstehen testen: Ein einfacher Text ist erst gut, wenn Mitarbeitende ihn richtig anwenden. Prüfen Sie das im Gespräch.
• Übersetzungen: Wenn Sie in weitere Sprachen übersetzen, braucht jede Fassung wieder eine Prüfung. Mehr dazu: KI-Schulung für mehrsprachige Teams.
• Vertrauliches: Interne Pläne und Anlagendetails nicht ungeprüft in Werkzeuge geben. Verwenden Sie Beispieltexte oder freigegebene Umgebungen.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Ein Lebensmittelbetrieb im Thurgau stellt immer wieder Temporärkräfte aus dem Ausland ein. Die Sicherheitsbeauftragte Frau Hug stellt fest, dass der Abschnitt zur Förderanlage kaum verstanden wird. Sie lässt ihn vereinfachen und markiert zuvor sieben Pflichtstellen.

Beim Vergleich fällt auf, dass die KI den Satz «Schutzabdeckung nie ohne vorheriges Ausschalten entfernen» zu «Schutzabdeckung nur wenn nötig entfernen» geändert hat. Frau Hug korrigiert die Stelle, ergänzt ein Foto der Abdeckung und lässt drei Mitarbeitende die Seite erklären. Danach wird sie in die Einführung aufgenommen. Die Rückfragen in den ersten Wochen nehmen ab, und die Unterweisung wird vor dem Unterschreiben tatsächlich verstanden.

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Häufige Fragen

Darf ich eine vereinfachte Unterweisung statt des Originals verwenden?

Das entscheidet die verantwortliche Sicherheitsperson im Betrieb. Wichtig ist, dass die Fassung inhaltlich gleichwertig und freigegeben ist. Klären Sie bei Unsicherheit die Anforderungen im Einzelfall ab.

Reicht die Vereinfachung für Menschen mit wenig Deutsch?

Oft nicht allein. Ergänzen Sie Bilder, Vorzeigen an der Anlage und mündliche Erklärung. Auch Übersetzungen können nötig sein und gehören geprüft.

Kann die KI die Unterweisung auch als Quiz aufbereiten?

Ja, als Hilfe zum Verstehen: Fragen mit richtigen und falschen Antworten. Prüfen Sie die Antworten selbst, und passen Sie die Fragen an Ihren Betrieb an. Wie Sie Arbeitsschritte klar beschreiben, zeigt Arbeitsanweisungen mit KI erstellen.