Betriebsanleitung mit KI vorbereiten und fachlich prüfen

Das Problem

Die Maschine ist fertig, der Liefertermin rückt näher, und die Betriebsanleitung fehlt noch. Sie ist die Seite, die niemand gerne schreibt, und doch gehört sie zum Produkt. Informationen liegen verstreut: in Konstruktionsunterlagen, Mails, Servicenotizen und im Kopf des Inbetriebnehmers.

Eine gute Anleitung hilft dem Kunden, die Maschine richtig und sicher zu bedienen. Sie enthält zum Beispiel Beschreibung, Bedienung, Wartung und Sicherheitshinweise. Eine schlechte führt zu Anrufen, Fehlbedienungen und im Schlimmsten Fall zu Unfällen und Streit um Verantwortung.

Eine KI kann Zeit sparen: Sie ordnet Material, schlägt eine Gliederung vor und schreibt verständliche Entwürfe. Doch sie kennt Ihre Maschine nicht. Was sie nicht aus Ihren Unterlagen hat, würde sie erfinden. Bei Sicherheitsangaben ist das inakzeptabel.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Anforderungen klären. Welche Anforderungen gelten für Ihre Maschine und Ihren Markt? Das ist eine Frage der Konformität, die Ihre Fachleute oder eine externe Stelle beantworten. Die EU-Maschinenverordnung (EU) 2023/1230 enthält etwa Anforderungen an Betriebsanleitungen und löst die bisherige Maschinenrichtlinie ab. Prüfen Sie im Einzelfall, was für Sie und wann gilt.

1. Quellenmaterial sammeln. Tragen Sie zusammen: technische Daten, Konstruktionsbeschreibungen, Bedienkonzept, Wartungsplan, Ergebnisse der Risikobeurteilung, Schaltpläne, Fotos. Ohne gesichertes Material gibt es keinen verlässlichen Text.

1. Gliederung vorschlagen lassen. Die KI schlägt eine Gliederung vor, zum Beispiel: Sicherheit, Beschreibung, Transport und Aufstellung, Inbetriebnahme, Bedienung, Reinigung und Wartung, Störungen, Ausserbetriebnahme. Sie passen sie an.

1. Abschnitt für Abschnitt entwerfen. Geben Sie der KI jeweils das Material für einen Abschnitt und lassen Sie einen Entwurf in einfacher Sprache schreiben. Weisen Sie sie an, nur Angaben aus dem Material zu verwenden.

1. Sicherheitshinweise separat behandeln. Warnungen und Grenzwerte schreiben Sie nicht von der KI, sondern übernehmen sie aus Risikobeurteilung und Konstruktion. Die KI darf höchstens Formulierungen verbessern, ohne Inhalt zu ändern. Mehr dazu: Risikobeurteilung vorbereiten.

1. Entwurf gegen die Unterlagen prüfen. Vergleichen Sie jede Zahl, jedes Bauteil, jeden Bedienschritt mit den Quellen. Stimmen Namen, die auf der Maschine stehen, mit dem Text überein?

1. Praxistest durchführen. Lassen Sie jemanden, der die Maschine nicht kennt, anhand der Anleitung eine Aufgabe ausführen, etwa Inbetriebnahme oder Werkzeugwechsel. Wo er stockt, ist die Anleitung unklar.

1. Fachliche Freigabe einholen. Konstruktion, Sicherheitsverantwortliche und die für die Konformität zuständige Person prüfen und geben frei. Halten Sie Version, Datum und Freigebende fest.

1. Übersetzen und pflegen. Sprachfassungen und Aktualisierungen sind eigene Arbeitsschritte mit Prüfung. Siehe Technische KI-Übersetzungen prüfen.

Vorlage zum Kopieren

Du bist technische Redaktorin in einem Schweizer Maschinenbauunternehmen. Schreibe einen Entwurf für den Abschnitt «[Abschnittstitel, z. B. Werkzeugwechsel]» einer Betriebsanleitung.

Quellenmaterial (nur dieses verwenden):
[Technische Beschreibung, Arbeitsschritte, Bauteilbezeichnungen, Werte]

Leser: [z. B. Maschinenbediener mit Berufslehre, kein Konstrukteur]
Regeln:
- Kurze Sätze, nummerierte Arbeitsschritte, ein Schritt pro Zeile.
- Verwende genau die Bauteilbezeichnungen aus dem Quellenmaterial.
- Erfinde keine Werte, Grenzwerte, Sicherheitshinweise oder Warnungen.
- Wo Sicherheitsangaben nötig scheinen, schreibe [Sicherheitshinweis aus Risikobeurteilung einfügen].
- Wo Angaben fehlen, schreibe [Angabe fehlt].
Gib am Ende eine Liste aller Zahlen und Bauteilnamen im Text zur Kontrolle aus.

Passen Sie Abschnitt, Leser und Material an. Fügen Sie die Sicherheitshinweise am Platz der Marker aus den freigegebenen Quellen ein.

Worauf Sie achten müssen

• Erfundene Angaben: Eine KI ergänzt gern Plausibles, etwa Anzugsmomente, Abstände oder Warnhinweise. Das ist gefährlich. Kontrollieren Sie jede Zahl.
• Verantwortung und Konformität: Für Inhalt und Vollständigkeit der Anleitung bleibt der Hersteller verantwortlich. Welche Vorgaben für Ihr Produkt gelten, klären Sie mit Fachleuten.
• Geheimhaltung: Konstruktionsdaten und Kundeninformationen gehören nicht in ungeprüfte Werkzeuge.
• Einheitliche Begriffe: Wechselnde Bezeichnungen für dasselbe Bauteil verwirren. Führen Sie ein Glossar.
• Aktualität: Ändert sich die Maschine, muss die Anleitung angepasst werden. Das KI-Werkzeug weiss davon nichts.
• Barrierefreiheit: Kurze Sätze, Bilder und klare Struktur nützen allen Leserinnen und Lesern.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Ein Hersteller von Verpackungsmaschinen im Seetal liefert eine Anlage mit neuem Werkzeugwechsel. Die technische Redaktorin Frau Brunner hat die Konstruktionsbeschreibung, drei Fotos und die Notizen des Inbetriebnehmers. Sie lässt einen Entwurf mit nummerierten Schritten erstellen und markiert Sicherheitshinweise mit Platzhaltern.

Beim Prüfen zeigt sich, dass die KI Schritt 4 und 5 vertauscht hatte. Das hätte zu einem Wechsel bei laufendem Antrieb geführt. Frau Brunner korrigiert, setzt den Sicherheitshinweis aus der Risikobeurteilung ein und lässt einen Lehrling die Anleitung testen. Er findet eine unklare Bezeichnung, die sie anpasst. Nach Freigabe durch Konstruktion und Sicherheitsverantwortlichen geht die Anleitung in Druck.

So hilft Ihnen Alpasana

Für das Üben solcher Arbeitsabläufe sind bei absofort Kurse beschrieben. Unter KI und IT für konkrete Arbeitsaufgaben finden Sie unter anderem Bürokommunikation, mehrsprachige Kommunikation, Claude mit Projektstruktur, Prompt-Bibliothek, Qualitätsprüfung und Einsatzregeln sowie betriebliche KI-Richtlinien. Praxisaufgaben, KI-Lerncoach und ein verifizierbarer Abschluss gehören dazu.

Eine technische Redaktion nach Normen oder eine Konformitätsbeurteilung für Ihre Maschine sind nicht Teil dieser Kurse.

Häufige Fragen

Darf die KI Warnhinweise formulieren?

Sie darf bestehende Hinweise sprachlich verbessern, aber nicht den Inhalt ändern oder neue erfinden. Inhalte stammen aus der Risikobeurteilung und werden fachlich freigegeben.

Wie finde ich heraus, was für meine Maschine verlangt ist?

Fragen Sie Ihre Konformitätsverantwortliche, den Verband oder eine Prüfstelle. Die Anforderungen hängen von Maschine, Markt und Zeitpunkt ab. Die EU-Maschinenverordnung ist ein wichtiger Ausgangspunkt, im Einzelfall prüfen Sie die Geltung.

Wie lang soll eine Anleitung sein?

So lang wie nötig und so kurz wie möglich. Prüfen Sie, ob Bediener die häufigsten Aufgaben schnell finden. Auch ein Wartungsplan gehört dazu, siehe Wartungsplan aus dem Handbuch ableiten.