KI und Datenschutz bei Immobilienbewerbungen

Das Problem

Wer sich für eine Wohnung bewirbt, schickt viel Persönliches: Name, Adresse, Beruf, Einkommen, einen Betreibungsauszug, manchmal Kopien von Ausweisen oder Lohnabrechnungen. Bei einer beliebten Wohnung kommen dutzende Dossiers zusammen. Es liegt nahe, eine KI zu bitten, sie zusammenzufassen oder zu vergleichen.

Das ist aber heikel. Die Unterlagen sind Personendaten, teils besonders sensibel, etwa Angaben zu Schulden. Sie gehören den Bewerbenden, die sie zu einem bestimmten Zweck gegeben haben: um sich um die Wohnung zu bewerben. Wenn diese Daten in einem KI-Dienst landen, wissen sie davon meist nichts.

Dazu kommt ein zweites Problem: Eine KI kann Vorurteile enthalten. Wenn sie Bewerbungen «bewertet», kann das zu unfairen Ergebnissen führen. Dieser Beitrag zeigt, worauf Sie achten sollten. Er ersetzt keine Rechtsberatung.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Zweck festlegen. Schreiben Sie auf, wofür Sie die Daten brauchen: Prüfung der Zahlungsfähigkeit und der Passung zur Wohnung. Alles, was dafür nicht nötig ist, bearbeiten Sie nicht.

1. Verlangte Unterlagen begrenzen. Fordern Sie nur an, was Sie wirklich brauchen. Das gilt vorab, nicht erst bei der KI-Nutzung. Prüfen Sie Ihr Bewerbungsformular auf überflüssige Fragen.

1. Information an die Bewerbenden. Erklären Sie in Ihrer Datenschutzerklärung oder auf dem Formular, wofür Sie die Daten bearbeiten und ob Dienstleister, auch KI-Dienste, beteiligt sind. Hilfe: Datenschutzerklärung für KI-Nutzung.

1. KI nur für Texte ohne Personenbezug nutzen. Ein Absagetext, eine Terminmail oder eine Checkliste lässt sich ohne Namen erstellen. Dafür ist die KI gut geeignet.

1. Bei Auswertungen anonymisieren. Wenn Sie Zahlen vergleichen möchten, ersetzen Sie Namen durch Nummern und lassen Sie Adressen und Geburtsdaten weg.

1. Nie automatisch entscheiden. Die Auswahl treffen Sie nach nachvollziehbaren Kriterien selbst. Die KI darf höchstens Informationen zusammenfassen, die Sie dann prüfen.

1. Verantwortliche und Aufbewahrung festlegen. Bestimmen Sie, wer Zugriff hat und wann Dossiers gelöscht werden. Absagen sollten nicht unbegrenzt gespeichert bleiben.

1. Dokumentieren. Halten Sie fest, welche Werkzeuge Sie für welche Schritte nutzen und warum. So können Sie Fragen von Bewerbenden beantworten.

Vorlage zum Kopieren

Diese Checkliste können Sie in ein Dokument kopieren und vor jedem Vermietungsprozess ausfüllen:

Datenschutz-Check für unseren Vermietungsprozess

Objekt: [Adresse/Kürzel]
Verantwortliche Person: [Name]

1. Welche Angaben verlangen wir? [Liste]
2. Wofür brauchen wir jede Angabe? [Begründung je Angabe]
3. Welche Werkzeuge verwenden wir, auch KI? [Liste]
4. Welche Daten gelangen in diese Werkzeuge? [keine / anonymisiert / personenbezogen]
5. Wer hat Zugriff? [Personen/Rollen]
6. Wann löschen wir die Dossiers der abgelehnten Bewerbenden? [Datum/Regel]
7. Wie informieren wir die Bewerbenden? [Formular/Datenschutzerklärung]
8. Wer prüft Einzelfragen? [Name, z. B. Datenschutzverantwortliche]

Passen Sie die Punkte an Ihren Betrieb an; im Zweifel gehört Punkt 4 zu den wichtigsten, weil dort das Risiko entsteht.

Worauf Sie achten müssen

• Gesicherte Grundsätze: Das Schweizer Datenschutzgesetz (DSG) verlangt unter anderem, dass Personendaten rechtmässig, nach Treu und Glauben und verhältnismässig bearbeitet werden und nur für den erkennbaren Zweck. Details und Ausnahmen prüfen Sie im Einzelfall; massgebend ist das Gesetz.
• Auslandbezug: Wenn ein KI-Dienst Daten ins Ausland überträgt oder Bewerbende in der EU wohnen, können zusätzliche Regeln gelten, etwa die DSGVO. Ob und welche, klärt eine Fachperson. Siehe DSG und DSGVO im Vergleich.
• Automatisierte Entscheide: Wenn eine Absage allein durch ein Programm entsteht, kann das besondere Folgen haben. Vermeiden Sie das und lassen Sie Personen entscheiden.
• Gleichbehandlung: Verwenden Sie keine KI, um Bewerbende nach Herkunft, Alter oder ähnlichen Merkmalen zu sortieren. Das ist fachlich und rechtlich heikel.
• Betroffenenrechte: Bewerbende dürfen unter Umständen Auskunft über ihre Daten verlangen. Halten Sie bereit, wo diese gespeichert sind.
• Zuständige Stelle: Für Fragen kann der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte (EDÖB) Orientierung bieten.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Eine Verwaltung in Luzern erhält für eine 4-Zimmer-Wohnung 45 Bewerbungsdossiers. Ein Mitarbeiter will die Dossiers komplett in einen KI-Dienst laden, um sie zu vergleichen. Die Datenschutzverantwortliche stoppt das und schlägt einen anderen Weg vor.

Die Verwaltung erstellt eine Tabelle mit Kriterien (Einkommen im Verhältnis zur Miete, gewünschter Bezugstermin, Haushaltsgrösse) und füllt sie manuell mit Nummern statt Namen. Die KI hilft nur bei Textarbeit: Sie formuliert eine freundliche Absage und eine Bestätigungsmail, jeweils ohne Personendaten.

Vorher gab es keine klare Regel. Nachher stehen Zweck, Werkzeuge und Löschfrist auf einer Seite.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Ihre Mitarbeitenden lernen sollen, wie man KI im Betrieb einsetzt und dabei mit Daten sorgfältig umgeht, bietet absofort die KI-Weiterbildung für Unternehmen an. Beschrieben sind unter anderem Datenschutz als Lerninhalt mit Schweizer Praxisbezug und der verantwortungsbewusste Umgang mit Unternehmensdaten.

Das Angebot ersetzt keine Rechtsberatung. Für Firmenlösungen und Teambuchungen gibt es eine Kontaktmöglichkeit.

Häufige Fragen

Darf ich eine KI die Bewerbungen bewerten lassen?

Davon ist abzuraten. Eine Bewertung von Personen durch ein Programm birgt Risiken für Fairness und Datenschutz. Verwenden Sie die KI für Text und Struktur, die Entscheidung treffen Menschen.

Reicht es, die Namen wegzulassen?

Das hilft, ist aber nicht immer genug: Auch Kombinationen aus Beruf, Einkommen und Wohnort können eine Person erkennbar machen. Arbeiten Sie so sparsam wie möglich. Hinweise: Datenminimierung bei KI.

Was gilt für Dossiers abgelehnter Bewerber?

Löschen Sie sie, sobald der Zweck erfüllt ist. Die genaue Frist klären Sie im Betrieb, am besten mit Ihrer Datenschutzverantwortlichen oder einer Rechtsberatung.