Mietvertragsdaten mit KI in eine Übersicht übertragen

Das Problem

In vielen Verwaltungen liegen Mietverträge als PDF-Scans in Ordnern oder als Papier in Ordnern. Wenn die Eigentümerin fragt: «Welche Mietzinse laufen bis wann?», beginnt eine mühsame Suche. Jemand öffnet 80 Dokumente und tippt Zahlen in eine Excel-Liste ab.

Dabei passieren Fehler: Ein Datum wird vertauscht, ein Betrag falsch übernommen, ein Nachtrag übersehen. Und die Liste ist am nächsten Tag schon wieder veraltet.

Eine KI kann diese Abtipparbeit stark verkürzen. Sie liest Vertragstexte und schlägt vor, was sie in welche Spalte schreibt. Das ersetzt nicht die Kontrolle: KI-Modelle machen bei Zahlen und Daten Fehler und erfinden manchmal Angaben, wenn etwas unklar ist. Darum gilt hier besonders: Jede Zeile wird gegen das Original geprüft.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Felder festlegen. Entscheiden Sie, welche Angaben Sie brauchen: Objekt, Mietbeginn, Mietdauer, Mietzins, Nebenkostenart, Kündigungsfrist und -termin, Kaution, Nachträge vorhanden. Mehr ist nicht besser.

1. Verträge vorbereiten. Gescannte PDFs müssen lesbar sein. Prüfen Sie, ob der Text markierbar ist. Wenn nicht, braucht es zuerst eine Texterkennung (OCR).

1. Persönliche Daten entfernen. Namen, Adressen, Geburtsdaten und Bankangaben der Mieter brauchen Sie für die Übersicht nicht. Arbeiten Sie mit einer Objektnummer. Hinweise: Anonymisieren und Pseudonymisieren.

1. Ein Vertrag als Test. Beginnen Sie mit einem einzigen Vertrag. Vergleichen Sie jede Zeile des Ergebnisses von Hand.

1. Auftrag verfeinern. Geben Sie dem Modell klare Regeln: Nur Angaben aus dem Text, «nicht gefunden», wenn etwas fehlt, Datumsformat festlegen. Die Vorlage unten hilft.

1. Stapelweise arbeiten. Verarbeiten Sie die Verträge in kleinen Gruppen, nicht alle auf einmal. So bleibt die Qualität stabiler.

1. Stichproben prüfen. Kontrollieren Sie mindestens jede fünfte Zeile gegen das Original, bei Mietzinsen und Fristen lieber alle.

1. Tabelle freigeben und pflegen. Legen Sie fest, wer die Übersicht nachführt, wenn sich ein Vertrag ändert. Datum der letzten Prüfung gehört in die Tabelle.

Vorlage zum Kopieren

Du bist Assistentin einer Schweizer Liegenschaftsverwaltung. Du liest einen Mietvertragstext und überträgst bestimmte Angaben in eine Tabellenzeile.

Regeln:
- Verwende nur Angaben, die wörtlich im Text stehen.
- Wenn eine Angabe fehlt oder unklar ist, schreibe «nicht gefunden».
- Rechne nichts und interpretiere keine Rechtsfragen.
- Datumsformat: TT.MM.JJJJ. Beträge in CHF.

Felder: Objektnummer | Mietbeginn | Befristet (ja/nein, Ende) | Nettomietzins pro Monat | Nebenkosten (Akonto/Pauschal, Betrag) | Kündigungsfrist | Kündigungstermine | Kaution | Nachträge erwähnt (ja/nein)

Zusätzlich: Zitiere zu Mietzins und Kündigungsfrist die Textstelle, aus der du die Angabe hast.

Vertragstext:
[Text ohne Namen und Adressen einfügen]

Ändern Sie die Feldliste nach Ihrem Bedarf; die Pflicht zum Zitieren der Textstelle macht die Kontrolle viel einfacher.

Worauf Sie achten müssen

• Richtigkeit: Fehler bei Zahlen und Daten sind häufig. Prüfen Sie Mietzinse und Fristen immer am Original.
• Datenschutz: Mietverträge enthalten Personendaten. Verwenden Sie nur Werkzeuge, die Ihr interner Datenschutz zulässt, und geben Sie keine Namen ein. Mehr unter Personendaten in KI erkennen.
• Keine Rechtsberatung: Die KI kann nicht beurteilen, ob eine Klausel gültig ist oder ob eine Mietzinsanpassung zulässig wäre. Das klären Fachleute im Einzelfall.
• Anhänge und Nachträge: Wichtige Änderungen stehen oft in Zusatzvereinbarungen. Geben Sie diese mit dem Vertrag zusammen ein.
• Aktualität: Die Übersicht gilt nur zum Stand der Erfassung. Notieren Sie das Datum.
• Scanqualität: Bei schlechten Scans erkennt die KI Zahlen falsch. Dann lieber manuell erfassen.

• Eigene Kontrollspalte: Fügen Sie der Tabelle eine Spalte «geprüft von / am» hinzu. So sehen Sie später, welche Zeilen eine Person am Original kontrolliert hat und welche nicht.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Eine Eigentümerin in Burgdorf übergibt ihrer Verwaltung 36 Mietverträge aus verschiedenen Jahren und möchte wissen, wann welche Verträge frühestens kündbar sind. Die Mitarbeiterin legt eine Tabelle an und lässt die KI je Vertrag die Felder ausfüllen, mit Textstellen als Beleg.

Bei vier Verträgen schreibt die KI «nicht gefunden», weil der Scan unleserlich ist. Bei zwei weiteren stimmt der Mietzins nicht mit der Textstelle überein, die Mitarbeiterin korrigiert ihn. Nach einem Tag liegt eine geprüfte Übersicht vor, für die sie früher eine Woche gebraucht hätte.

Auffällig war ausserdem, dass drei Verträge bei den Kündigungsterminen unterschiedlich formuliert waren. Die Mitarbeiterin hat diese Fälle nicht der KI überlassen, sondern der Verwaltungsleiterin vorgelegt, die sie fachlich beurteilt hat. Genau so ist die Arbeitsteilung gedacht: Die KI sammelt, der Mensch entscheidet.

Für die nächste Frage, etwa zu Nebenkosten, lohnt der Blick auf Nebenkosten verständlich erklären.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Sie lernen möchten, wie Sie Dokumente mit KI strukturieren und die Ergebnisse prüfen, führt der Weg über die Kurse von absofort. Auf der Seite KI und IT für konkrete Arbeitsaufgaben sind unter anderem Immobilien-Exposés, nicht-juristische Strukturierung von Vertragsdokumenten sowie Excel und Datenverständnis beschrieben.

Die Kurse sind online und mit Praxisaufgaben aufgebaut. Eine rechtliche Prüfung von Verträgen ersetzen sie nicht.

Häufige Fragen

Wie viele Verträge kann ich auf einmal verarbeiten?

Beginnen Sie mit einem, dann mit fünf bis zehn. Lange Dokumentenstapel in einem Auftrag führen oft zu Verwechslungen. Kleine Gruppen sind zuverlässiger.

Darf ich Mietverträge in ein öffentliches KI-Werkzeug laden?

Das hängt von Ihren Datenschutzregeln und dem Werkzeug ab. Entfernen Sie mindestens Namen und Adressen und klären Sie im Zweifel mit Ihrer Datenschutzverantwortlichen, was zulässig ist.

Kann die KI erkennen, wenn zwei Verträge sich widersprechen?

Nur wenn Sie beide Dokumente vorlegen und genau danach fragen, und auch dann nicht verlässlich. Rechtliche Widersprüche beurteilt eine Fachperson.