Check-in-Anleitung mit KI einfach formulieren

Das Problem

Es ist 23 Uhr, die Rezeption ist seit zwei Stunden geschlossen. Ein Paar steht vor dem Hotel und findet die Schlüsselbox nicht. Das Telefon des Gastgebers klingelt, er erklärt den Weg, der Code funktioniert nicht, weil die Gäste die falsche Box versuchen. Am nächsten Morgen folgt eine mittelmässige Bewertung.

Viele kleine Hotels, Pensionen und Ferienwohnungen bieten einen selbstständigen Check-in an. Das spart Personal, funktioniert aber nur mit einer Anleitung, die auch müde, ortsfremde Gäste im Dunkeln verstehen.

Die meisten Anleitungen sind aus Sicht der Gastgeber geschrieben: Was für Sie selbstverständlich ist, fehlt. Eine KI hilft, die Anleitung klar zu gliedern, Lücken zu finden und sie verständlich zu formulieren.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

So entsteht eine Anleitung, die auch um Mitternacht funktioniert:

1. Weg selbst abgehen: Gehen Sie den Weg vom Parkplatz und vom Bahnhof bis ins Zimmer ab, am besten abends. Notieren Sie jede Abzweigung, jede Tür und jeden Lichtschalter.
2. Besonderheiten festhalten: Notieren Sie, was schwierig ist: ein Seiteneingang, eine schwer erkennbare Schlüsselbox, Bewegungsmelder, eine zweite Tür mit eigenem Code.
3. Fotos machen: Fotografieren Sie Eingang, Schlüsselbox und wichtige Wegpunkte. Fotos helfen Gästen oft mehr als Worte.
4. Notizen in die KI geben: Nutzen Sie die Vorlage unten. Schreiben Sie statt echter Codes den Platzhalter [CODE]. Die echten Codes ergänzen Sie erst in der individuellen Nachricht an die Gäste.
5. Lücken suchen lassen: Bitten Sie die KI, Fragen zu stellen, die ein ortsfremder Gast haben könnte. Wie Sie solche Rückfragen nutzen, zeigt Anleitung mit KI erstellen.
6. Nummerierte Schritte prüfen: Kontrollieren Sie Reihenfolge und Richtungen. Stimmt «links» und «rechts» aus Sicht der ankommenden Gäste?
7. Mit einer ortsfremden Person testen: Lassen Sie eine Bekannte, die das Haus nicht kennt, allein mit der Anleitung einchecken. Wo zögert sie?
8. Übersetzen lassen: Erstellen Sie Fassungen in den wichtigsten Sprachen Ihrer Gäste und lassen Sie diese wenn möglich von einer sprachkundigen Person prüfen.
9. Notfallkontakt ergänzen: Geben Sie eine Telefonnummer an, die bei Problemen wirklich erreichbar ist.

Vorlage zum Kopieren

Schreibe eine Check-in-Anleitung für Gäste, die nach Rezeptionsschluss anreisen.
Betrieb: [z. B. kleines Hotel mit 12 Zimmern in einem Bergdorf]
Anreise mit dem Auto: [Weg vom Parkplatz zum Eingang, Stichworte]
Anreise mit dem öffentlichen Verkehr: [Weg von der Haltestelle, Stichworte]
Eingang: [z. B. Seiteneingang rechts neben der Garage, grüne Tür]
Schlüsselbox: [z. B. graue Box links neben der Tür, Code [CODE], Schlüssel mit Zimmernummer]
Im Haus: [z. B. Licht mit Bewegungsmelder, Treppe in den 1. Stock, Zimmer rechts]
Wichtig: [z. B. Haustür nach Eintritt schliessen, Frühstückszeiten]
Notfallnummer: [NUMMER]
Anforderungen:
- Nummerierte Schritte, höchstens 10, jeder Schritt ein bis zwei kurze Sätze
- Einfache Sprache, Richtungsangaben aus Sicht der ankommenden Gäste
- Zum Schluss: 5 Fragen, die ein ortsfremder Gast noch haben könnte
Erfinde keine Angaben. Wenn etwas fehlt, schreibe [FEHLT].

Ersetzen Sie die Stichworte durch Ihre Notizen; die Platzhalter [CODE] und [NUMMER] füllen Sie erst ausserhalb der KI.

Einfach erklärt

Eine gute Check-in-Anleitung folgt einfachen Grundsätzen, die die KI zuverlässig umsetzen kann, wenn Sie sie vorgeben:

Worauf Sie achten müssen

• Keine echten Codes in die KI: Zugangscodes und Schlüsselbox-Kombinationen sind Sicherheitsinformationen. Verwenden Sie Platzhalter und ergänzen Sie die Codes nur in der direkten Nachricht an die Gäste.
• Codes regelmässig wechseln: Wenn Codes in Anleitungen stehen, die weitergeleitet werden können, sollten sie regelmässig geändert werden.
• Erfundene Details: Die KI ergänzt manchmal Dinge wie «Aufzug» oder «Parkplatz Nummer 3», die es nicht gibt. Prüfen Sie jede Angabe.
• Barrierefreiheit: Beschreiben Sie Stufen, Treppen und Türbreiten ehrlich. Wie das gut gelingt, zeigt Barrierefreiheit beschreiben.
• Gästeregistrierung: Klären Sie, wie die Gästeregistrierung bei einem selbstständigen Check-in nach den Vorgaben Ihres Kantons und Ihrer Gemeinde erfolgt.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Eine Pension im Obergoms mit acht Zimmern bietet seit einigen Jahren einen Self-Check-in an. Spät anreisende Gäste riefen dennoch oft an, weil sie den Seiteneingang nicht fanden.

Vorher bestand die Anleitung aus einem einzigen Absatz. Nachher ging die Gastgeberin den Weg abends ab, machte Fotos und liess mit der Vorlage eine Anleitung mit acht Schritten erstellen. Die KI stellte fünf Fragen, darunter: «Wo finde ich den Lichtschalter im Treppenhaus?» Diese Lücke ergänzte sie. Nach einem Test mit einer Freundin aus dem Unterland kamen deutlich weniger Anrufe.

So hilft Ihnen Alpasana

Eine gute Vorlage, die Sie für jede Anleitung wiederverwenden, ist ein Prompt im besten Sinn. Im Prompt-Engineering-Kurs von absofort lernen Sie, Aufgabe, Kontext und Ausgabeformat klar festzulegen, mit Beispielen zu arbeiten und Ergebnisse zu prüfen. Datenschutz gehört ebenfalls zu den Inhalten.

Am Schluss erarbeiten Sie ein getestetes Prompt-Set für einen wiederkehrenden Ablauf, etwa Ihre Gästeinformationen. Programmierkenntnisse sind nicht nötig, und Sie erhalten ein Zertifikat.

Häufige Fragen

Soll ich die Anleitung per E-Mail oder per SMS schicken?

Viele Betriebe schicken die Anleitung einige Tage vor Anreise per E-Mail und den Code kurz vorher per SMS oder Messenger. So haben Gäste die Infos auch ohne mobile Daten griffbereit. Wählen Sie den Kanal, den Ihre Gäste am meisten nutzen.

Wie lang darf die Anleitung sein?

So kurz wie möglich. Zehn nummerierte Schritte sind eine gute Obergrenze. Zusätzliche Informationen wie Frühstückszeiten gehören in die Gästemappe, siehe Gästemappe erstellen.

Kann die KI auch ein kurzes Video-Skript schreiben?

Ja. Ein kurzes Video vom Weg zur Schlüsselbox kann sehr hilfreich sein. Die KI kann ein Skript mit den einzelnen Szenen vorschlagen, das Sie dann mit dem Smartphone aufnehmen.