Wie fordere ich eine Anleitung mit nummerierten Schritten an?

Das Problem

Sie fragen die KI, wie man in Word ein Inhaltsverzeichnis erstellt oder wie man in Ihrer Buchhaltungssoftware eine Mahnung erfasst. Die Antwort beginnt mit einer Einführung über Sinn und Zweck, erklärt Hintergründe und erwähnt irgendwo mittendrin, was zu tun ist. Sie lesen alles, wissen aber hinterher nicht, was Sie nacheinander anklicken sollen.

Das Thema ist erklärt, aber die Handlung fehlt. Eine gute Anleitung funktioniert anders: Sie sagt, was Sie als Erstes tun, dann als Zweites, und woran Sie erkennen, dass es geklappt hat. Jeder Schritt ist eine einzelne Handlung.

Mit einer genauen Anweisung im Prompt erhalten Sie Anleitungen, denen Sie wirklich folgen können.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Ziel in einem Satz: Was möchten Sie am Ende erreicht haben? «Ich möchte in Word ein automatisches Inhaltsverzeichnis einfügen.»
2. Ausgangslage beschreiben: Programm, Version, Gerät, Betriebssystem, Sprache der Oberfläche. Das vermeidet falsche Menünamen.
3. Nummerierte Schritte verlangen: Schreiben Sie: «Gib eine nummerierte Anleitung aus. Jeder Schritt ist genau eine Handlung.»
4. Aufbau jedes Schritts vorgeben: Wo klicken oder eingeben? Was genau? Was sehen Sie danach? Zum Beispiel «Klicken Sie auf Register Referenzen. Es erscheint die Gruppe Inhaltsverzeichnis.»
5. Länge begrenzen: Verlangen Sie nur das Nötigste, kein Hintergrundwissen, ausser Sie wünschen es.
6. Sprache festlegen: Einfache Sprache, Anrede «Sie», Fachbegriffe erklärt, siehe Einfache Sprache vorgeben.
7. Voraussetzungen vorab nennen lassen: Was braucht man vorher (Datei gespeichert, Berechtigung, bestimmte Version)?
8. Fehlerfall abdecken: Bitten Sie um die häufigste Abweichung und was dann zu tun ist.
9. Ausprobieren und prüfen: Führen Sie die Schritte aus. Weichen Menüs ab, melden Sie das der KI, oder nutzen Sie die Hilfe des Herstellers.
10. Bewährte Anleitung speichern: Legen Sie die geprüfte Anleitung für Kolleginnen und Kollegen ab.

Vorlage zum Kopieren

Ich möchte: [Ziel, z. B. in Word ein automatisches Inhaltsverzeichnis einfügen].
Meine Ausgangslage: [Programm und Version, Windows/Mac, Sprache der Oberfläche].
Erstelle eine Anleitung für jemanden ohne Vorkenntnisse.
Format:
- Nummerierte Liste, jeder Schritt genau eine Handlung (anklicken, eingeben, auswählen).
- Pro Schritt: wo (Menü/Register/Schaltfläche), was ich tue, und was ich danach sehen sollte.
- Vorab: Voraussetzungen in einer kurzen Liste.
- Am Ende: Woran ich erkenne, dass es geklappt hat, und die häufigste Abweichung mit Lösung.
Regeln: Kein Hintergrundwissen, keine Einleitung. Wenn du dir bei Menünamen in meiner Version
unsicher bist, schreibe «(Bezeichnung kann abweichen)» dazu. Erfinde keine Menüpunkte.
Anrede «Sie», einfache Sprache.

Passen Sie Ziel und Ausgangslage an. Der Hinweis «Bezeichnung kann abweichen» macht Unsicherheiten sichtbar.

Worauf Sie achten müssen

• Veraltete oder erfundene Menüs: Die KI kennt nicht jede Version und erfindet manchmal Menüpunkte. Prüfen Sie beim Ausführen und konsultieren Sie bei Abweichung die Hilfe des Herstellers.
• Fehlende Voraussetzungen: Rechte, Lizenzen oder Einstellungen können eine Funktion verhindern. Lassen Sie sie vorab nennen.
• Mehrere Handlungen pro Schritt: Sie führen zu Fehlern. Verlangen Sie eine Handlung pro Nummer.
• Zu lange Anleitungen: Mehr als zehn bis fünfzehn Schritte sind schwer zu verfolgen. Teilen Sie in Abschnitte oder arbeiten Sie interaktiv, siehe Nach jedem Schritt warten.
• Sicherheit: Bei Einstellungen zu Konten, Passwörtern, Sicherheit und Zahlungen holen Sie offizielle Anleitungen oder fachliche Hilfe. Geben Sie keine Passwörter im Chat ein.
• Risikoreiche Schritte: Löschen, Überschreiben und Versenden sollen vorher mit Warnung genannt werden. Siehe Stopppunkte im Ablauf.
• Datenschutz: Beschreiben Sie Bildschirminhalte ohne vertrauliche Angaben.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Der Hauswart einer Wohnbaugenossenschaft in Zürich-Oerlikon soll in einem Online-Portal die Zählerstände erfassen. Er hat so etwas noch nie gemacht und möchte eine Anleitung für sich und eine Stellvertreterin.

Vorher: Er fragt «Wie erfasse ich Zählerstände?» und erhält einen Text über Sinn und Ablauf der Erfassung, aber keine Anleitung für sein Portal.

Nachher: Er beschreibt das Portal und den Browser, und verlangt nummerierte Schritte mit einer Handlung pro Nummer sowie «Bezeichnung kann abweichen» bei Unsicherheit. Er probiert die Schritte aus, korrigiert zwei abweichende Bezeichnungen und speichert die geprüfte Anleitung als einseitiges Merkblatt mit Datum. Die Stellvertreterin kann damit eigenständig arbeiten.

So hilft Ihnen Alpasana

Im Kurs Prompt Engineering von absofort lernen Sie laut Beschreibung, Aufgabe, Rolle, Kontext, Ziel und Ausgabeformat festzulegen, komplexe Aufgaben schrittweise zu bearbeiten und Ergebnisse zu prüfen. Das hilft bei klaren Anleitungen für den Büroalltag. Der Online-Kurs bietet ein Zertifikat und braucht keine Programmierkenntnisse.

Häufige Fragen

Warum erklärt die KI zuerst alles, statt Schritte zu nennen?

Chat-Programme neigen dazu, ausführlich zu erklären. Verlangen Sie ausdrücklich eine nummerierte Liste und «keine Einleitung».

Wie sicher ist die Anleitung?

Sie ist ein Entwurf. Prüfen Sie sie beim Ausführen, und nutzen Sie bei Abweichungen die offizielle Hilfe des Herstellers.

Kann ich die Anleitung für mein Team verwenden?

Ja, nach dem Test. Fügen Sie Datum, Programmversion und Ihre Anpassungen hinzu und legen Sie sie zentral ab.

Was ist besser: Anleitung oder Checkliste?

Eine Anleitung führt durch eine Handlung in fester Reihenfolge. Eine Checkliste prüft, ob alles erledigt ist. Siehe Checkliste erstellen.