Wie lasse ich eine brauchbare Checkliste erstellen?

Das Problem

Sie möchten eine Checkliste für den Eintritt neuer Mitarbeitender, die Vorbereitung eines Anlasses oder die Kontrolle vor dem Versand einer Offerte. Sie bitten die KI darum und erhalten Punkte wie «Kommunikation sicherstellen», «Verantwortlichkeiten klären» und «Qualität prüfen». Das ist kein Hilfsmittel zum Abhaken, sondern eine Sammlung von Allgemeinplätzen. Niemand weiss, was konkret zu tun ist.

Eine gute Checkliste besteht aus kurzen Punkten, die sich mit Ja oder Nein beantworten lassen: «Ist der Arbeitsvertrag unterschrieben?», «Wurde das E-Mail-Konto eingerichtet?». Jeder Punkt steht für eine überprüfbare Handlung.

Mit den richtigen Angaben im Prompt liefert die KI einen brauchbaren Entwurf. Die Anpassung an Ihren Betrieb machen Sie danach selbst.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Anlass und Ziel nennen: Wofür ist die Checkliste? Wann wird sie benutzt, und von wem?
2. Rahmen beschreiben: Betriebsgrösse, Branche, Besonderheiten, vorhandene Abläufe und Programme.
3. Form wählen: Nur Punkte zum Abhaken, oder Tabelle mit Spalten wie Aufgabe, Zuständig, Frist, erledigt? Siehe Ausgabe als Tabelle.
4. Qualität verlangen: Jeder Punkt eine Handlung im Imperativ, überprüfbar, höchstens ein Satz, ohne Allgemeinplätze.
5. Reihenfolge und Gruppen vorgeben: Zum Beispiel «vor, während, nach» oder nach Zuständigkeit.
6. Entwurf prüfen: Sind die Punkte konkret? Fehlt Wichtiges aus Ihrer Erfahrung? Stehen unnötige Punkte darin?
7. Auslassungen suchen lassen: Fragen Sie: «Was fehlt in dieser Liste für [Anlass]? Nenne maximal fünf mögliche Lücken.» Siehe Auslassungen erkennen.
8. Anpassen: Ergänzen Sie betriebsspezifische Punkte und streichen Sie Überflüssiges.
9. Testen: Verwenden Sie die Liste einmal in der Praxis und verbessern Sie sie danach.
10. Versionieren: Speichern Sie die Liste mit Datum und Zuständigem.

Vorlage zum Kopieren

Erstelle eine Checkliste für: [Anlass, z. B. den ersten Arbeitstag einer neuen Mitarbeiterin im Büro].
Betrieb: [Branche, Grösse, z. B. Treuhandbüro mit 8 Personen]. Genutzte Programme: [z. B. Microsoft 365].
Wer benutzt die Liste: [z. B. Büroleiterin]. Wann: [z. B. eine Woche vor bis eine Woche nach Eintritt].
Anforderungen:
- Jeder Punkt ist eine konkrete, überprüfbare Handlung im Imperativ (höchstens ein Satz).
- Gliedere in: [Vorbereitung / am ersten Tag / erste Woche].
- Format: Tabelle mit den Spalten Aufgabe | Zuständig | Frist | Erledigt (leer lassen).
- Keine allgemeinen Ratschläge wie «Kommunikation sicherstellen».
- Wo du Angaben zu meinem Betrieb nicht kennst, setze [FEHLT: …] und erfinde nichts.
Nenne am Schluss fünf Punkte, die ich möglicherweise vergessen habe.

Passen Sie Anlass, Betrieb und Spalten an. Die Spalte «Erledigt» lassen Sie leer, damit Sie die Liste ausdrucken oder in Excel verwenden können.

Worauf Sie achten müssen

• Allgemeinplätze: Wenn Punkte vage klingen, verlangen Sie konkrete Handlungen mit Beispiel.
• Lücken: Die KI kennt Ihren Betrieb nicht. Rechtliche Pflichten, interne Abläufe und Branchenvorschriften fehlen oft. Prüfen Sie Vollständigkeit mit Fachleuten.
• Recht und Sicherheit: Bei Sicherheits-, Arbeits- oder Datenschutzthemen ersetzt die KI-Liste keine amtlichen Vorgaben. Vergleichen Sie mit offiziellen Quellen.
• Zu lange Listen: Wer 60 Punkte abhaken muss, tut es nicht. Beschränken Sie sich auf das Wesentliche, gruppieren Sie.
• Veraltete Angaben: Fristen und Vorschriften ändern sich. Prüfen Sie Daten und Angaben auf Aktualität.
• Zuständigkeiten erfinden: Die KI setzt gern Funktionen ein, die es bei Ihnen nicht gibt. Passen Sie an.
• Pflege: Eine Checkliste verliert an Wert, wenn sie nicht aktuell bleibt. Legen Sie fest, wer sie pflegt.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Die Büroleiterin einer Schreinerei in Langenthal möchte eine Checkliste für den Eintritt von Lernenden, damit am ersten Tag nichts fehlt.

Vorher: Die KI nennt «Arbeitsplatz vorbereiten» und «Sicherheit besprechen». Die Liste ist nicht brauchbar, weil niemand weiss, was zu tun ist.

Nachher: Sie beschreibt Betrieb, Programme, Beteiligte und verlangt Handlungen im Imperativ, gruppiert nach «vor dem Eintritt, erster Tag, erste Woche», mit Spalte «Zuständig». Die KI schlägt unter anderem «Spind beschriften» und «Arbeitskleidung bestellen» vor und nennt fünf mögliche Lücken. Die Büroleiterin ergänzt «Unfallverhütungsmassnahmen gemäss Branchenlösung besprechen» nach Rücksprache mit der Sicherheitsbeauftragten und testet die Liste beim nächsten Eintritt.

So hilft Ihnen Alpasana

Im Kurs Prompt Engineering von absofort lernen Sie laut Beschreibung, Aufgabe, Rolle, Kontext, Ziel und Ausgabeformat festzulegen, Prompts zu überarbeiten und Ergebnisse zu prüfen. Sie erarbeiten ein getestetes Prompt-Set für einen wiederkehrenden beruflichen Prozess, etwa den Eintritt neuer Mitarbeitender. Der Online-Kurs bietet ein Zertifikat und setzt keine Programmierkenntnisse voraus.

Häufige Fragen

Wie lang darf eine Checkliste sein?

So kurz wie möglich, so lang wie nötig. Als Faustregel gilt: Wenn sie nicht auf eine Seite passt, gruppieren Sie in Phasen.

Wie erkenne ich, ob wichtige Punkte fehlen?

Lassen Sie die KI nach Lücken suchen, aber verlassen Sie sich nicht darauf. Fragen Sie Personen mit Erfahrung und gleichen Sie mit offiziellen Vorgaben ab.

Kann ich die Checkliste direkt in Excel oder Word nutzen?

Ja. Lassen Sie sich eine Tabelle ausgeben und fügen Sie sie ein. Anleitungen: Ausgabe für Excel.

Soll die KI Fristen vorschlagen?

Als Vorschlag ja. Prüfen Sie diese anhand Ihrer Abläufe und gesetzlicher Vorgaben, denn die KI kennt Ihre Situation nicht.