Bankweisungen mit KI durchsuchen: Gültige Fassung finden

Das Problem

Sie bearbeiten einen Fall und brauchen die interne Regel: Wer darf diese Überweisung freigeben? Welche Unterlagen verlangt die Weisung für einen Kredit an eine Einzelfirma? Auf dem Intranet finden Sie drei Dokumente mit ähnlichem Titel. Eines stammt von 2021, eines ist ein «Entwurf», eines trägt kein Datum.

Welche Fassung gilt? Oft wissen es nur wenige Kolleginnen. Wer die falsche Fassung verwendet, handelt unter Umständen gegen die aktuelle Regel, und das fällt womöglich erst bei einer Prüfung auf. Auch die Suche selbst kostet Zeit: Wörter wie «Limite» oder «Kompetenz» kommen in vielen Dokumenten vor.

Eine KI kann Ihre Weisungen lesen und Fragen mit Fundstelle beantworten. Das spart Zeit, aber nur, wenn die Unterlagen geordnet und mit Versionsangaben versehen sind. Ohne diese Ordnung verwechselt die KI ebenso wie ein Mensch.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Bestand aufnehmen. Listen Sie alle Weisungen auf: Titel, Nummer, Fassung, Gültig ab, Gültig bis, zuständige Stelle. Die Liste ist die Grundlage der Suche.

1. Veraltetes kennzeichnen. Alte Fassungen werden entweder aus der Suche entfernt oder deutlich als «ersetzt durch ...» markiert. Entwürfe gehören nicht in die produktive Suche.

1. Zugriffsrechte beachten. Nicht jede Mitarbeitende darf jede Weisung lesen. Die Suche muss dieselben Berechtigungen kennen wie das Intranet.

1. Geeignetes Werkzeug wählen. Verwenden Sie ein internes, von Ihrer Bank freigegebenes System. Weisungen gehören nicht in öffentliche KI-Dienste. Die Einrichtung übernimmt die IT.

1. Antwortregeln festlegen. Die KI antwortet nur aus den Weisungen, nennt Titel, Fassung, Datum und Abschnitt und sagt «nicht gefunden», wenn nichts passt (Vorlage unten).

1. Test mit bekannten Fragen. Stellen Sie 20 Fragen, deren Antwort Sie kennen, auch solche mit Fallen: Fragen zu Themen, die nur in einer alten Fassung stehen.

1. Am Original prüfen. Vor wichtigen Handlungen lesen Sie die Stelle im Original, samt den Absätzen davor und danach, und prüfen die Gültigkeit.

1. Rückmeldungen sammeln. Wenn die Suche falsche Fassungen zeigt, melden Sie es der verantwortlichen Stelle, damit die Ablage aufgeräumt wird.

Vorlage zum Kopieren

Du bist Auskunftsassistent für Mitarbeitende einer Schweizer Bank und beantwortest Fragen ausschliesslich anhand der bereitgestellten internen Weisungen.

Frage: [konkrete Frage zur Weisung]
Betroffener Bereich: [z. B. Kredit, Zahlungsverkehr, Kundenaufnahme]

Regeln:
- Nenne zu jeder Antwort: Weisungstitel, Nummer, Fassung und Datum, Abschnitt oder Seite.
- Zitiere die relevante Stelle wörtlich.
- Wenn mehrere Fassungen vorliegen, nenne alle und kennzeichne, welche die jüngste gültige ist. Wenn du es nicht sicher weisst, schreibe «Gültigkeit bitte prüfen».
- Wenn die Weisungen die Frage nicht beantworten, schreibe «nicht geregelt oder nicht gefunden» und nenne die zuständige Stelle, falls in den Dokumenten angegeben.
- Gib keine eigene Auslegung und keine Rechtsberatung.

Die Regel zu mehreren Fassungen ist die wichtigste. Ergänzen Sie die Bereiche und Stellen Ihrer Bank.

Worauf Sie achten müssen

• Falsche Fassung: Die grösste Gefahr. Sorgen Sie für ein sauberes Register und klare Kennzeichnung, sonst wird jede Antwort unsicher. Mehr zur Technik: Was ist RAG?.
• Vertraulichkeit: Interne Weisungen können Geschäftsgeheimnisse und Sicherheitsvorgaben enthalten. Verwenden Sie nur freigegebene, interne Systeme und beachten Sie das Bankgeheimnis, wo Kundendaten vorkommen.
• Verantwortung: Wer nach einer KI-Antwort handelt, bleibt dafür verantwortlich. Bei Unsicherheit gilt das Original und die Auskunft der zuständigen Stelle.
• Auslegung: Die KI darf keine Regeln interpretieren. Auslegungsfragen gehören zu Compliance oder Recht.
• Aufsicht: Banken unterliegen aufsichtsrechtlichen Vorgaben zu Organisation und Risiken. Welche Anforderungen an KI-Werkzeuge in Ihrem Haus gelten, klären Sie mit Compliance.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: In einer Kantonalbank im Mittelland suchen die Mitarbeitenden Weisungen auf dem Intranet nach Titel. Eine neue Mitarbeiterin im Zahlungsverkehr braucht die Regel zur Freigabe von Auslandzahlungen und findet zwei Dokumente.

Die interne Suche zeigt auf ihre Frage zwei Fassungen und nennt die jüngste mit Datum und Abschnitt. Sie öffnet das Original und sieht, dass die Betragsgrenze zwischen den Fassungen angepasst wurde. Die Suche hatte zudem darauf hingewiesen: «Gültigkeit bitte prüfen». Sie bestätigt bei ihrer Teamleiterin, dass die neuere Fassung gilt, und handelt danach. Die IT entfernt die veraltete Fassung aus der Suche, und das Register wird aktualisiert.

Auch für die Zukunft zahlt sich der Aufwand aus: Wer ein sauberes Register mit Fassung und Gültigkeit führt, erleichtert nicht nur die KI-Suche, sondern auch Schulungen, interne Audits und den Einstieg neuer Mitarbeitender. Die Bank legt zudem fest, wer bei Änderungen das Register nachführt, damit die Suche nach einer neuen Weisung am gleichen Tag aktuell ist.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Sie eine interne Wissenssuche planen, unterstützt Sie Alpasana bei KI-Beratung und digitaler Transformation: Prozesse aufnehmen, KI-Potenziale analysieren, Vorhaben priorisieren, Schnittstellen konzipieren, Systeme verbinden, Pilot und Einsatzregeln definieren sowie die Umsetzung dokumentieren.

Eine fertige Compliance-Lösung ist das nicht. Projekte werden individuell offeriert, und aufsichtsrechtliche Fragen klären Sie mit Ihren Fachstellen.

Häufige Fragen

Reicht es, alle Weisungen in die KI hochzuladen?

Nein. Ohne Versionsangaben und Aufräumen der Ablage vermischt die KI Fassungen. Die Ordnung der Dokumente ist wichtiger als die Technik.

Wie gehe ich mit Weisungen um, die sich widersprechen?

Die KI soll beide Stellen nennen und nicht selbst entscheiden. Klären Sie den Widerspruch mit der zuständigen Stelle und melden Sie ihn, damit die Weisung korrigiert wird.

Können Kunden diese Suche auch nutzen?

Das ist ein anderes Vorhaben mit anderen Anforderungen. Interne Weisungen sind für Mitarbeitende gedacht. Für Kundenauskünfte brauchen Sie geprüfte, öffentliche Texte und klare Grenzen, siehe Bank-Chatbot einsetzen.