Interne KI-Suche in der Verwaltung vorbereiten

Das Problem

Eine neue Mitarbeiterin der Gemeindeverwaltung fragt: «Wie läuft bei uns die Spesenabrechnung?» Eine Kollegin meint, das stehe im Personalreglement. Ein anderer erinnert sich an ein Rundschreiben von vor zwei Jahren. Auf dem Laufwerk liegen drei Dateien mit ähnlichem Namen, und niemand weiss, welche gilt.

Solche Sucherei kostet täglich Zeit. Schlimmer: Wer eine veraltete Vorgabe anwendet, macht Fehler, die später mühsam korrigiert werden müssen. Besonders in Verwaltungen, wo Vorgaben, Weisungen und Reglemente oft nachgeführt werden, ist die gültige Fassung entscheidend.

Eine KI-gestützte Suche verspricht Abhilfe: Man stellt eine Frage in normalen Worten und erhält eine Antwort mit Verweis auf das Dokument. Das funktioniert aber nur, wenn die Grundlagen stimmen. Eine KI, die auf ungeordneten Dokumenten sucht, findet ungeordnete Antworten. Diese Seite zeigt, wie Sie die Vorbereitung angehen.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Typische Fragen sammeln. Fragen Sie Ihr Team, was es am häufigsten sucht: Formulare, Abläufe, Zuständigkeiten, Ferienregelung. Notieren Sie 20 bis 30 echte Fragen. Sie dienen später als Testfragen.

1. Dokumente erfassen. Machen Sie eine Liste der Quellen: Laufwerke, SharePoint, Intranet, Papierordner. Entscheiden Sie, welche zuerst einbezogen werden, am besten die meistgenutzten.

1. Gültigkeit klären. Jedes Dokument bekommt einen Status: gültig, überholt, Entwurf. Überholte Dateien werden archiviert und nicht in die Suche aufgenommen.

1. Verantwortliche festlegen. Pro Dokument gibt es eine Person, die es aktuell hält, und ein Datum der nächsten Prüfung.

1. Berechtigungen übernehmen. Die Suche darf nur zeigen, was die fragende Person auch sonst lesen darf. Personalakten, Lohnlisten und vertrauliche Beschlüsse gehören nicht in einen allgemeinen Suchbereich.

1. Sprechende Namen und Struktur. Ersetzen Sie «Weisung_neu_final2.docx» durch «Spesenreglement, gültig ab 01.01.2026». Das hilft Menschen und Maschinen.

1. Pilot mit wenigen Dokumenten. Starten Sie mit einem abgegrenzten Bereich und den gesammelten Testfragen. Prüfen Sie, ob die Antworten stimmen und die Quelle angegeben wird.

1. Auswerten und anpassen. Notieren Sie Fehlantworten und deren Ursache. Meist fehlt ein Dokument oder eine alte Fassung stört. Pflegen Sie nach.

Vorlage zum Kopieren

Mit dieser Vorlage lassen Sie sich Testfragen und eine Dokumentenliste entwerfen, ohne dass Sie echte Dokumente eingeben.

Ich bereite in einer Schweizer [Gemeinde / Verwaltung mit ca. X Mitarbeitenden] eine interne KI-Suche für Vorgaben und Weisungen vor.

Bereiche, die einbezogen werden sollen: [z. B. Personalwesen, Informatik, Finanzen, Bauwesen]

Bitte erstelle:
1. Eine Tabelle zur Erfassung jedes Dokuments mit den Spalten: Titel, Bereich, Verantwortliche Person, gültig ab, nächste Prüfung, Vertraulichkeit (öffentlich / intern / vertraulich), Ablageort.
2. Zehn typische Testfragen, die Mitarbeitende an die Suche stellen könnten, je Bereich.
3. Eine Liste von Kriterien, wann ein Dokument NICHT in die Suche aufgenommen werden soll.
Gib keine Rechtsauskünfte und erfinde keine Reglemente.

Ersetzen Sie die Bereiche und passen Sie die Vertraulichkeitsstufen an Ihre internen Regeln an.

Worauf Sie achten müssen

• Zugriffsrechte. Ein häufiger Fehler ist, dass die Suche mehr zeigt als die Person sehen dürfte. Klären Sie das vor dem Start technisch und organisatorisch.
• Quellenangabe verlangen. Antworten ohne Verweis auf das Dokument sind schwer prüfbar. Wählen Sie eine Lösung, die Quellen anzeigt, und prüfen Sie bei wichtigen Fragen immer das Original.
• Halluzinationen. Auch mit eigenen Dokumenten kann eine KI Inhalte vermischen oder falsch wiedergeben. Wie das Prinzip funktioniert, erklärt Was ist RAG?.
• Fremde Anweisungen in Dokumenten. Dokumente, die Dritte verfasst haben, können versteckte Befehle enthalten. Mehr dazu unter Schädliche Anweisungen im KI-Firmenwissen.
• Datenschutz und Betrieb. Wo laufen die Daten, wer verwaltet das System, wie wird protokolliert? Das klären Sie mit Informatik und Datenschutzstelle.
• Verbindlichkeit. Die KI-Antwort ist eine Auskunftshilfe, keine Weisung. Verbindlich ist das Dokument selbst.
• Pflege kostet Zeit. Planen Sie fest ein, wer die Aktualität in Zukunft sichert, sonst veraltet die Suche genauso wie das Laufwerk.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Eine Stadtverwaltung mit rund 80 Mitarbeitenden stellt fest, dass Fragen zu Ferien, Spesen und Homeoffice jeden Monat mehrfach bei der Personalstelle landen. Auf dem Laufwerk liegen oft mehrere Fassungen derselben Weisung.

Die Personalstelle beginnt klein. Sie sammelt 25 Testfragen, archiviert überholte Fassungen und benennt die gültigen Dokumente einheitlich. Erst dann prüft sie mit der Informatik ein Suchwerkzeug, das nur den freigegebenen Personalordner einbezieht.

Vorher: Rückfragen per Telefon und widersprüchliche Auskünfte. Nachher: Mitarbeitende finden die Antwort selbst und sehen, aus welchem Dokument sie stammt. Beim Test fällt auf, dass zwei Weisungen sich widersprechen. Dieser Fund allein hat die Aufräumarbeit gelohnt.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Sie klären möchten, wo eine interne KI-Suche in Ihrer Verwaltung sinnvoll ist und wie Sie das Vorhaben angehen, begleitet Sie die KI-Beratung und digitale Transformation von Alpasana. Beschrieben sind die Aufnahme von Prozessen, die Analyse von KI-Potenzialen, das Verbinden von Systemen und die Integration von KI-Agenten mit Anwendungsfall, Pilot und Einsatzregeln.

Der Umfang richtet sich nach Ihrer Ausgangslage. Projekte werden individuell offeriert.

Häufige Fragen

Brauche ich dafür ein teures Spezialsystem?

Nicht unbedingt. Oft beginnt der Nutzen bei der Ordnung der Dokumente und einer gut gepflegten Liste. Ob dazu ein KI-Werkzeug nötig ist, zeigt ein kleiner Pilot mit Ihren echten Testfragen.

Was passiert mit vertraulichen Dokumenten?

Sie sollten gar nicht erst in die allgemeine Suche aufgenommen werden. Für sensible Bereiche braucht es ein eigenes Berechtigungskonzept, das Sie mit Informatik und Datenschutzstelle klären.

Wie erkenne ich, ob die KI richtig antwortet?

Vergleichen Sie die Antworten auf Ihre Testfragen mit den Originaldokumenten. Wiederholen Sie den Test nach jeder grösseren Änderung. Antworten ohne Quellenangabe sollten Sie nicht übernehmen.

Wer ist für die Aktualität zuständig?

Jedes Dokument sollte eine verantwortliche Person und ein Prüfdatum haben. Besprechen Sie diese Zuständigkeiten einmal im Team, und halten Sie sie in der Dokumentenliste fest.