Technische Bedienungsanleitungen mit KI vereinfachen

Das Problem

Technische Anleitungen sind oft in einer Sprache geschrieben, die nur Fachleute verstehen: lange Sätze, Passivformen, Abkürzungen, Verweise auf andere Kapitel. Wer ein Gerät bedienen oder warten soll, braucht aber klare Schritte, am besten mit Bildern.

Als Technikerin oder Techniker wissen Sie, was gemeint ist. Doch Ihre Kundinnen, neue Mitarbeitende oder Lernende kommen damit nicht zurecht. Die Folge sind Rückfragen, Fehlbedienungen und im schlimmsten Fall Unfälle.

Eine KI kann Texte vereinfachen: kürzere Sätze, aktive Sprache, nummerierte Schritte. Gerade bei technischen Anleitungen steckt aber eine Falle: Wer vereinfacht, kann Wichtiges verlieren. Ein Hinweis wie «Vor dem Öffnen des Gehäuses Netzstecker ziehen und 5 Minuten warten» wird schnell zu «Gehäuse öffnen». Wenn die Warnung wegfällt, wird aus der Vereinfachung ein Sicherheitsrisiko. Deshalb sind Warnhinweise und Grenzwerte tabu.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Ausgangstext bereitstellen. Nehmen Sie die geprüfte, freigegebene Fassung der Anleitung. Wenn Sie sie nur teilweise übernehmen, wählen Sie einen abgeschlossenen Abschnitt, etwa «Filter wechseln».

1. Unverrückbares markieren. Markieren Sie Warnhinweise, Grenzwerte, Drehmomente, Mengen, Zeiten und Sicherheitsschritte. Diese Stellen bleiben wörtlich erhalten.

1. Zielgruppe festlegen. Wer liest die Anleitung? Hausmeister, Lernende, Endkunden? Beschreiben Sie Vorwissen und Umgebung.

1. Vereinfachen lassen. Verwenden Sie die Vorlage unten. Die KI soll Schritte kürzen, Fachwörter erklären und nummerieren, aber Warnhinweise unverändert in den Text übernehmen.

1. Vergleich mit dem Original. Legen Sie beide Fassungen nebeneinander. Fehlt ein Schritt? Ist ein Warnhinweis verändert oder verschoben? Hat die KI etwas Neues erfunden?

1. Fachlich prüfen. Eine zweite Fachperson prüft die vereinfachte Fassung auf Richtigkeit. Bei sicherheitsrelevanten Anleitungen ist das Pflicht, nicht Kür.

1. Am Gerät testen. Lassen Sie eine Person ohne Vorwissen die Anleitung am echten Gerät durchführen, während Sie zusehen. Wo sie stockt, ist der Text unklar.

1. Freigeben und Version festhalten. Notieren Sie Version, Datum und wer die Anleitung freigegeben hat. Die alte Fassung bleibt als Referenz.

Vorlage zum Kopieren

Du bist technische Redakteurin. Vereinfache die folgende Anleitung für [Zielgruppe, z. B. Hauswarte ohne technische Ausbildung].

Gerät: [Bezeichnung]
Aufgabe in der Anleitung: [z. B. Luftfilter wechseln]
Originaltext (freigegeben):
[Text]

Regeln:
1. Formuliere kurze Sätze (höchstens 15 Wörter) in aktiver Sprache und nummeriere die Handlungsschritte.
2. Pro Schritt nur eine Handlung.
3. Erkläre Fachwörter beim ersten Vorkommen in einem Halbsatz.
4. Übernimm alle Warnhinweise, Grenzwerte, Zahlen, Einheiten und Zeitangaben WÖRTLICH und unverändert. Setze Warnhinweise vor den Schritt, auf den sie sich beziehen, und kennzeichne sie mit «ACHTUNG:».
5. Lass nichts weg und füge keine eigenen Schritte, Werkzeuge, Werte oder Tipps hinzu.
6. Wenn etwas unklar ist, markiere die Stelle mit [unklar] und stelle am Ende eine Rückfrage.

Gib zum Schluss eine Liste: Welche Sätze habe ich geändert, und welche Stellen habe ich unverändert gelassen?

Ersetzen Sie die Angaben zur Zielgruppe. Für Lernende kann die Anleitung ausführlicher sein, für erfahrene Fachleute knapper.

Worauf Sie achten müssen

• Verlorene Warnungen: KI kürzt gern und lässt «unwichtig» Scheinendes weg. Prüfen Sie jede Warnung einzeln.
• Falsche Zahlen und Einheiten: Aus 2,5 Nm kann 25 Nm werden, aus Minuten Sekunden. Vergleichen Sie jede Zahl mit dem Original. Siehe auch Technische Berechnungen prüfen.
• Erfundene Schritte: KI ergänzt manchmal «Selbstverständliches» wie das Tragen von Handschuhen oder bestimmte Werkzeuge, die nicht vorgesehen sind. Das kann falsch sein.
• Rechtliche Anforderungen: Für viele Produkte und Maschinen bestehen Vorgaben an Inhalt, Sprache und Form der Anleitung. Klären Sie das mit Ihrer Produktsicherheitsverantwortlichen oder fachlicher Beratung. Eine vereinfachte Anleitung ersetzt die vorgeschriebene Dokumentation nicht.
• Vertraulichkeit: Interne Konstruktionsdaten und unveröffentlichte Anleitungen sind Geschäftsgeheimnisse. Siehe Geheimhaltung bei KI.
• Bilder und Symbole: Piktogramme und Normsymbole bleiben unverändert und werden nicht von der KI neu beschrieben.
• Übersetzungen: Eine vereinfachte Anleitung in andere Sprachen zu übertragen, ist ein weiterer Schritt mit eigener Prüfung. Siehe Technische KI-Übersetzungen prüfen.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Ein Servicetechniker in einer Lüftungsbaufirma in Aarau soll für Hauswarte eine einseitige Anleitung zum Filterwechsel schreiben. Das Original der Herstellerin umfasst zwei Seiten mit langen Sätzen. Er nimmt die freigegebene Fassung und die Vorlage.

Die KI liefert acht nummerierte Schritte. Beim Vergleich fällt ihm auf: Der Hinweis «Vor dem Öffnen der Revisionsklappe Gerät allpolig vom Netz trennen» ist als Schritt 1 verkürzt zu «Gerät ausschalten». Er stellt den originalen Wortlaut wieder her und setzt ihn als ACHTUNG-Hinweis voran. Danach lässt er einen Hauswart den Filter anhand des Blattes wechseln. Der Hauswart stockt bei der Frage, welche Klappe gemeint ist, und der Techniker ergänzt ein Foto mit Pfeil. Die Anleitung wird mit Version und Datum freigegeben.

So hilft Ihnen Alpasana

Klare Anleitungen entstehen aus klaren Aufträgen an die KI. Im Kurs Prompt Engineering von absofort lernen Sie, Aufgabe, Rolle, Kontext, Ziel und Ausgabeformat festzulegen, Beispiele zur Steuerung einzusetzen, Prompts zu überarbeiten und Ergebnisse zu prüfen. Sie erarbeiten ein getestetes Prompt-Set für einen wiederkehrenden beruflichen Prozess.

Der Kurs ist online, ohne Programmierkenntnisse, mit Zertifikat. Die fachliche Richtigkeit Ihrer Anleitungen verantworten Sie selbst.

Häufige Fragen

Darf die KI die Reihenfolge der Schritte ändern?

Nein. Eine andere Reihenfolge kann gefährlich oder wirkungslos sein. Änderungen nehmen Sie nur mit fachlicher Begründung und Prüfung vor.

Kann ich Anleitungen aus Fremdsprachen so vereinfachen lassen?

Ja, aber mit doppelter Vorsicht. Prüfen Sie zuerst die Übersetzung durch eine sprachkundige Fachperson und vereinfachen Sie erst danach. Fehler in der Übersetzung ziehen sich sonst durch.

Wie lang soll eine vereinfachte Anleitung sein?

So kurz, dass man sie am Gerät lesen mag, aber vollständig. Eine Seite pro Aufgabe ist ein guter Richtwert. Längere Abläufe teilen Sie in mehrere Blätter.