Anleitungen für neue Software mit KI erstellen

Das Problem

Ihr Betrieb führt ein neues Programm ein: eine Branchenlösung, ein neues Zeiterfassungssystem oder ein Kundenverwaltungsprogramm. Die Schulung durch den Anbieter dauerte zwei Stunden, und das Handbuch umfasst 180 Seiten. Eine Woche später fragen die Mitarbeitenden: «Wie erfasse ich nochmals eine neue Kundin?» und «Wo stelle ich die Zeiten ein?» Die Antworten stehen im Handbuch, aber niemand findet sie.

Typisch für Einführungen: Der Anbieter erklärt die Funktionen, der Betrieb braucht Anleitungen für seine Arbeit. Ein Handbuch beschreibt, was das Programm kann. Mitarbeitende wollen wissen, wie sie ihre Aufgaben damit erledigen. Das sind zwei verschiedene Dinge.

Mit kurzen, aufgabenbezogenen Anleitungen lässt sich das lösen. KI kann beim Formulieren helfen, aber die Inhalte kommen aus Ihrer Praxis, und jede Anleitung muss am echten Programm getestet werden. Nur dann ist sie nützlich und nicht nur gut klingend.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Sammeln Sie die wichtigsten Aufgaben. Was muss das Team im neuen Programm täglich oder wöchentlich tun? Fünf bis zehn Aufgaben genügen für den Start.
2. Führen Sie jede Aufgabe selbst durch. Notieren Sie die Schritte beim Klicken: Menü, Schaltfläche, Eingabefeld, Ergebnis. Machen Sie Bildschirmfotos ohne echte Kundendaten.
3. Verwenden Sie Testdaten. Nehmen Sie erfundene Beispiele, nicht echte Kundendaten. Das gilt auch für Bilder in Anleitungen.
4. Lassen Sie die KI die Notizen ordnen. Mit dem Auftrag unten entsteht eine Anleitung mit Zweck, Voraussetzungen, nummerierten Schritten und Hinweisen.
5. Vergleichen Sie mit dem Programm. Gehen Sie die Anleitung Schritt für Schritt durch und klicken Sie nach. Stimmen Bezeichnungen, Reihenfolge und Ergebnisse?
6. Lassen Sie eine Person testen, die das Programm noch nicht kennt. Wo hängt sie? Was fehlt? Ergänzen Sie.
7. Ergänzen Sie typische Fehler und Hilfe. Was tun, wenn eine Fehlermeldung erscheint? Wen fragt man? Siehe IT-Anleitungen aus Supportfällen.
8. Verteilen und pflegen Sie die Anleitungen. Am gleichen Ort wie andere Arbeitsunterlagen. Bei Programmupdates prüfen Sie die Anleitungen.

Vorlage zum Kopieren

Geben Sie nur Notizen ohne echte Kundendaten und ohne Zugangsdaten ein.

Erstelle aus den folgenden Notizen eine Benutzeranleitung für Mitarbeitende eines Schweizer KMU ohne IT-Kenntnisse (Anrede «Sie», einfache Sprache, kurze Sätze).
Programm: [Name und Version]. Aufgabe: [z. B. neue Kundin erfassen]. Notizen zu den Schritten (aus eigenem Test, mit erfundenen Beispieldaten): [Schritte einfügen].
Gliedere in: 1. Wozu dient diese Aufgabe? (ein Satz), 2. Was Sie vorher brauchen, 3. Schritte (nummeriert, pro Schritt eine Handlung mit der genauen Bezeichnung der Schaltfläche in Anführungszeichen «»), 4. Woran erkennen Sie, dass es geklappt hat?, 5. Häufige Fehler und was dann zu tun ist, 6. Wen Sie fragen können: [Platzhalter].
Verwende nur Bezeichnungen und Schritte aus den Notizen. Erfinde keine Menüpunkte, Schaltflächen oder Funktionen. Markiere unklare Stellen mit [prüfen].

Klicken Sie die Anleitung am echten Programm nach, bevor Sie sie verteilen.

Gute Anleitungen haben einen festen Aufbau

Worauf Sie achten müssen

• Erfundene Schritte: KI «kennt» Programme nur ungefähr und erfindet gern plausible Menüpunkte. Verwenden Sie ausschliesslich selbst geprüfte Schritte.
• Echte Daten schützen: Bildschirmfotos und Beispiele ohne echte Kundendaten, Namen und Preise. Siehe Vertrauliche Daten und KI.
• Version beachten: Programme ändern ihre Oberfläche. Schreiben Sie die Version in die Anleitung und prüfen Sie bei Updates.
• Zielgruppe: Schreiben Sie für Personen, die das Programm nicht kennen. Vermeiden Sie IT-Fachbegriffe.
• Rechte und Rollen: Nicht alle Personen sehen dieselben Menüs. Notieren Sie, für welche Rolle die Anleitung gilt.
• Urheberrecht: Handbücher und Bilder des Herstellers dürfen Sie nicht ohne Weiteres kopieren. Verweisen Sie darauf oder verwenden Sie eigene Bildschirmfotos im Rahmen der Lizenzbedingungen.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Ein Elektrobetrieb in Wettingen führt eine neue Software für Aufträge und Rapporte ein.

Vorher: Der Anbieter schult zwei Stunden. Danach arbeiten die Monteure weiter mit Zetteln, weil sie die Eingabe im Programm als kompliziert empfinden. Die Büroleiterin wird ständig mit Fragen unterbrochen.

Nachher: Die Büroleiterin führt die fünf häufigsten Aufgaben selbst durch und notiert die Schritte. Mit der KI entstehen Anleitungen von je einer Seite, die ein Monteur testet. Zwei Schritte werden korrigiert. Die Anleitungen hängen am Anschlagbrett und liegen digital im Ordner. Die Zahl der Rückfragen sinkt, und die Monteure erfassen ihre Rapporte im Programm.

So hilft Ihnen Alpasana

Wer lernen möchte, Anleitungen und Arbeitsunterlagen mit KI zu erstellen, findet bei absofort KI-Kurse für konkrete Arbeitsaufgaben Angebote zu Bürokommunikation, Vertrieb, Kundenservice und FAQ, Projektmanagement und betrieblichen KI-Richtlinien. Praxisaufgaben, KI-Lerncoach und verifizierbarer Abschluss gehören dazu.

Die Einführung einzelner Softwareprodukte und deren Konfiguration sind nicht Kursinhalt.

Häufige Fragen

Wie lang soll eine Anleitung sein?

Eine Seite pro Aufgabe, mit höchstens zehn Schritten. Wenn es mehr braucht, teilen Sie die Aufgabe in zwei Anleitungen auf.

Sollen wir Videos statt Texte verwenden?

Videos können sinnvoll sein, besonders für Bedienung am Bildschirm. Sie veralten aber schnell und sind schwer zu ändern. Kurze Textanleitungen mit Bildschirmfotos sind einfacher zu pflegen. Beides lässt sich kombinieren.

Kann die KI die Anleitung direkt aus dem Handbuch des Herstellers erstellen?

Sie kann ein Handbuch zusammenfassen, aber Ihre Aufgaben und Abläufe kennt es nicht. Prüfen Sie ausserdem die Nutzungsbedingungen für das Handbuch. Eigene, getestete Schritte sind verlässlicher.