Datenmigration mit KI planen und absichern

Das Problem

Ihr Betrieb wechselt das Kundenverwaltungs- oder Buchhaltungssystem. Alle Daten sollen mit: Kunden, Rechnungen, Dokumente, Verträge, Historie. Der Anbieter sagt: «Das migrieren wir für Sie.» Aber Sie fragen sich: Was wird wirklich mitgenommen? Was geschieht mit doppelten Einträgen und veralteten Kontakten? Und was, wenn nach dem Umzug etwas fehlt?

Datenmigrationen sind riskant, weil Fehler oft erst Wochen später auffallen. Dann sind Rechnungen unauffindbar, Kundenhistorien lückenhaft oder Zahlen stimmen nicht mehr. Das alte System ist abgeschaltet, und eine Rückkehr ist schwierig.

Mit einer Checkliste und klaren Schritten lassen sich die meisten Probleme vermeiden. KI kann beim Erstellen von Checklisten, Zuordnungstabellen und Testfällen helfen. Die Verantwortung für die Daten und die Abnahme der Migration bleibt bei Ihnen, und Personendaten gehören nicht in ungeprüfte Werkzeuge.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Klären Sie das Ziel. Warum wechseln Sie? Was muss im neuen System möglich sein? Was soll nicht mitgenommen werden?
2. Erstellen Sie eine Bestandsaufnahme. Welche Datenarten gibt es (Kunden, Artikel, Rechnungen, Dokumente), wo liegen sie, wie viele Datensätze, wer ist verantwortlich? Siehe auch Datenqualität prüfen.
3. Entscheiden Sie, was mitgeht. Nicht alles muss migriert werden. Alte Daten können archiviert werden. Beachten Sie Aufbewahrungspflichten und Datenschutz.
4. Bereinigen Sie die Daten vorher. Dubletten, unvollständige Einträge, veraltete Kontakte. Das ist mühsam, erspart aber später Ärger.
5. Erstellen Sie eine Zuordnungstabelle. Welches Feld im alten System entspricht welchem im neuen? Die KI kann aus Feldnamen (ohne echte Daten) einen Entwurf erstellen. Der Anbieter bestätigt.
6. Planen Sie einen Testlauf. Migrieren Sie zuerst eine Auswahl von Daten in eine Testumgebung. Prüfen Sie Stichproben: Stimmen Zahlen, Beträge, Zuordnungen?
7. Definieren Sie Abnahmekriterien und Rückfallplan. Woran erkennen Sie, dass die Migration gelungen ist? Wie lange bleibt das alte System verfügbar? Wer entscheidet über den Wechsel?
8. Führen Sie die Migration durch und prüfen Sie nach. Kontrollieren Sie Summen, Stichproben und Schlüsselprozesse. Dokumentieren Sie Abweichungen und beheben Sie sie, bevor das alte System abgeschaltet wird.

Vorlage zum Kopieren

Beschreiben Sie nur die Struktur und Feldnamen, keine echten Daten.

Ich bereite eine Datenmigration in einem Schweizer KMU vor: von [altes System, z. B. Branchenlösung X] zu [neues System, z. B. Lösung Y]. Datenarten: [z. B. Kunden, Artikel, offene Rechnungen, Dokumente]. Geschätzte Menge: [Anzahl].
Erstelle: 1. eine Checkliste für die Vorbereitung (Bestandsaufnahme, Bereinigung, Aufbewahrungspflichten, Datenschutz, Zuständigkeiten), 2. eine Vorlage für eine Zuordnungstabelle (Feld im alten System, Feld im neuen System, Umwandlungsregel, Pflichtfeld ja/nein, Bemerkung) mit zehn typischen Feldern für Kundendaten, 3. fünf Testfälle für Stichproben nach der Migration (zum Beispiel Summe offener Posten, Anzahl Kunden, ein bekannter Kunde mit Historie), 4. eine Checkliste für den Tag der Umstellung und einen Rückfallplan.
Erfinde keine Funktionen der Systeme und gib keine technischen Anleitungen für bestimmte Produkte ab. Markiere Punkte, die der Anbieter bestätigen muss, mit [Anbieter fragen].

Besprechen Sie die Listen mit Ihrem Anbieter und passen Sie sie an.

Checkliste im Überblick

Worauf Sie achten müssen

• Datenschutz: Bei der Migration werden Personendaten bearbeitet. Geben Sie keine echten Daten in KI-Werkzeuge. Klären Sie mit dem Anbieter Datenstandort, Auftragsbearbeitung und Löschung. Hinweise bietet der EDÖB.
• Aufbewahrungspflichten: Rechnungen, Buchhaltungsunterlagen und Verträge unterliegen Aufbewahrungsfristen. Prüfen Sie, was behalten werden muss, und lassen Sie sich im Zweifel fachlich beraten.
• Sicherung vorher: Erstellen Sie vor der Migration eine vollständige Sicherung und testen Sie die Wiederherstellung. Siehe Backup-Plan prüfen.
• Verantwortung bleibt bei Ihnen: Auch wenn der Anbieter migriert, tragen Sie die Verantwortung für Ihre Daten. Bestehen Sie auf Test und Abnahme.
• Schulung nicht vergessen: Das beste System nützt nichts, wenn niemand damit arbeiten kann. Siehe Anleitungen für neue Software.
• Löschen alter Daten: Nach der Abnahme sollten Daten im alten System sicher gelöscht werden, wenn sie nicht mehr gebraucht werden.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Ein Sanitärbetrieb in Bülach mit 20 Mitarbeitenden wechselt sein Auftrags- und Rechnungsprogramm.

Vorher: Der Anbieter verspricht, alles zu übernehmen. Nach der Umstellung fehlen die Servicehistorien älterer Kunden, die Zuordnung von Offerten zu Aufträgen stimmt nicht mehr, und der alte Server ist bereits abgeschaltet. Wochenlang werden Daten von Hand nachgetragen.

Nachher: Beim zweiten Projekt, einer Telefonanlage mit Kundenliste, geht der Betrieb anders vor. Er erstellt eine Bestandsaufnahme, bereinigt Dubletten, lässt eine Checkliste und Zuordnungstabelle mit der KI vorbereiten und führt einen Testlauf mit 200 Datensätzen durch. Das alte System läuft noch vier Wochen weiter. Die Umstellung verläuft ohne Datenverlust.

So hilft Ihnen Alpasana

Die KI-Beratung und digitale Transformation von Alpasana unterstützt dabei, Prozesse aufzunehmen, digitale Workflows und Automatisierungen zu entwickeln, Schnittstellen zu konzipieren, Systeme zu verbinden und die Umsetzung zu dokumentieren.

Projekte werden individuell offeriert. Die technische Durchführung einer Datenmigration durch Ihren Anbieter und rechtliche Prüfungen sind nicht Teil der Beschreibung.

Häufige Fragen

Wie lange dauert eine Datenmigration?

Das hängt von Datenmenge, Qualität und System ab. Planen Sie Zeit für Bereinigung und Test ein, sie nehmen oft mehr Zeit in Anspruch als die technische Übertragung selbst. Eine konkrete Zeitangabe machen wir hier nicht.

Sollen wir wirklich alle alten Daten mitnehmen?

Nicht unbedingt. Aktuelle Daten gehören ins neue System, ältere können archiviert werden. Beachten Sie Aufbewahrungspflichten und Datenschutz: Daten, die nicht mehr nötig sind, sollten nicht unbegrenzt aufbewahrt werden.

Was tun, wenn nach der Umstellung Fehler auftauchen?

Dokumentieren Sie sie, melden Sie sie dem Anbieter und nutzen Sie, wenn nötig, das alte System zum Vergleich. Deshalb bleibt es bis zur Abnahme verfügbar.