Systemdokumentation mit KI aktualisieren und Lücken finden

Das Problem

In Ihrem Betrieb gibt es eine IT-Dokumentation. Sie wurde vor drei Jahren erstellt, als der Server noch im Keller stand. Seither wurden Dienste in die Cloud verschoben, ein neues Kassensystem eingeführt, zwei Verträge geändert und die Firewall ersetzt. Die Doku weiss davon nichts. Wer heute etwas wissen will, fragt die Person, die «sich damit auskennt».

Das wird zum Risiko, sobald diese Person ausfällt. Bei einer Störung fehlt der Überblick: Welche Systeme hängen voneinander ab? Wo laufen die Backups? Wer hat Zugriff? Wer ist beim Anbieter Ansprechperson? Auch bei Audits, Anbieterwechseln oder Neueinstellungen fehlen die Grundlagen.

Eine Dokumentation muss nicht perfekt sein, aber aktuell und nützlich. KI kann helfen, bestehende Texte zu vergleichen und Lücken aufzulisten. Die Fakten müssen aber aus den Systemen kommen, und die Doku muss frei von Geheimnissen bleiben.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Klären Sie den Zweck. Wer liest die Doku? Neue Mitarbeitende, externe Partner, Sie selbst im Notfall? Das bestimmt Detailgrad und Aufbau.
2. Erstellen Sie ein Systemverzeichnis. Eine Tabelle: System, Zweck, Anbieter, Standort (lokal oder Cloud), Verantwortliche, Version, Wichtigkeit. Das ist das Gerüst.
3. Sammeln Sie die Fakten am System. Nicht aus dem Gedächtnis: Prüfen Sie Konsolen, Verträge, Rechnungen, Inventare. Eine Person aus der IT bestätigt.
4. Bereinigen Sie die alten Texte. Entfernen Sie Passwörter, Schlüssel, interne Adressen und Kundendaten, bevor Sie Texte in ein KI-Werkzeug geben. Passwörter gehören in einen Passwortmanager, nicht in die Doku.
5. Lassen Sie die KI Lücken suchen. Mit dem Auftrag unten bitten Sie sie um Widersprüche, veraltete Stellen und fehlende Angaben.
6. Klären Sie die offenen Punkte. Machen Sie aus der Lückenliste eine Aufgabenliste mit Verantwortlichen und Terminen.
7. Aktualisieren Sie die Doku. Schritt für Schritt: zuerst die kritischen Systeme, dann der Rest. Jede Änderung mit Datum und Kürzel.
8. Legen Sie Pflegeregeln fest. Bei jeder Änderung an einem System wird die Doku angepasst. Einmal pro Jahr eine Überprüfung.

Vorlage zum Kopieren

Verwenden Sie nur bereinigte Auszüge ohne Zugangsdaten und ohne vertrauliche Angaben.

Hier sind Auszüge der IT-Dokumentation eines Schweizer KMU mit [Anzahl] Mitarbeitenden (bereinigt: keine Passwörter, Schlüssel, IP-Adressen oder Kundendaten): [Textauszüge einfügen].
Aufgaben: 1. Erstelle eine Übersichtstabelle der beschriebenen Systeme mit den Spalten System, Zweck, Anbieter, Standort, Verantwortliche, Stand. Markiere fehlende Angaben mit [fehlt]. 2. Liste Widersprüche auf (zum Beispiel unterschiedliche Angaben zum selben System). 3. Liste Stellen auf, die wahrscheinlich veraltet sind (zum Beispiel Hinweise auf Produkte oder Versionen, die nicht mehr aktuell sein könnten), als Hinweise zur Überprüfung, nicht als Feststellung. 4. Erstelle eine Liste mit Fragen, die wir klären müssen, um die Doku zu aktualisieren (nach Wichtigkeit geordnet).
Erfinde keine Angaben. Gib keine Empfehlungen zu Sicherheitseinstellungen ab, ohne zu sagen, dass die IT-Verantwortliche sie prüfen muss.

Klären Sie die offenen Fragen am System und tragen Sie die Antworten selbst in die Doku ein.

Was in eine Systemdokumentation gehört

Worauf Sie achten müssen

• Geheimnisse gehören nicht in die Doku: Zugangsdaten in einem Dokument sind ein Sicherheitsrisiko. Das gilt umso mehr für Eingaben in KI-Werkzeuge. Hinweise bietet das NCSC.
• Veraltet erkennt nur, wer das System kennt: Die KI kann auf Hinweise aufmerksam machen, den Ist-Zustand kennt sie nicht.
• Vertraulichkeit der Doku selbst: Systemübersichten sind für Angreifer wertvoll. Begrenzen Sie den Zugriff.
• Verantwortung: Eine Doku ohne verantwortliche Person veraltet. Legen Sie Zuständigkeit und Rhythmus fest.
• Externe Partner: Klären Sie, was Dienstleister dokumentieren und was Sie selbst pflegen. Verträge sollten die Übergabe regeln.
• Genauigkeit: KI-Zusammenfassungen können Details verändern. Prüfen Sie Versionen, Namen und Zahlen gegen die Quelle.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Ein Architekturbüro in Zug mit 20 Mitarbeitenden hat eine IT-Doku aus dem Jahr 2021, als der Büroserver noch lokal lief.

Vorher: Seither sind Dateien in die Cloud gewandert, ein CAD-Server kam dazu und die Telefonie wurde ausgelagert. Als ein Mitarbeiter ausfällt, weiss niemand, wer für welches System zuständig ist. Der externe Partner braucht zwei Stunden, um sich zurechtzufinden.

Nachher: Der IT-Verantwortliche erstellt ein Systemverzeichnis aus Verträgen und Konsolen und lässt die alte Doku (bereinigt) auf Widersprüche und Lücken prüfen. Die Lückenliste mit 14 Punkten wird in drei Wochen abgearbeitet. Die Doku wird bei jeder Änderung angepasst, und Zugangsdaten liegen im Passwortmanager.

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Der Kurs richtet sich an Personen, die Software entwickeln, nicht an die Pflege betrieblicher IT-Dokumentationen im Allgemeinen.

Häufige Fragen

Wie ausführlich muss eine Systemdokumentation sein?

So ausführlich, dass eine fachkundige Person das System im Notfall versteht und betreiben kann. Für kleine Betriebe genügen oft 10 bis 20 Seiten mit Übersicht, Abhängigkeiten, Verantwortlichen und Notfallablauf.

Wer soll die Dokumentation pflegen?

Eine verantwortliche Person, etwa der IT-Verantwortliche oder der externe Partner mit klarem Auftrag. Wichtig ist, dass Änderungen an Systemen einen Pflegeschritt auslösen.

Kann die KI die Doku automatisch aus den Systemen erzeugen?

Teilweise, mit spezialisierten Werkzeugen, die Konfigurationen auslesen. Das erfordert Zugriff und Prüfung des Datenschutzes. Für den Anfang genügt die manuelle Bestandsaufnahme mit KI-Unterstützung beim Ordnen.