Backup-Plan mit KI durchgehen: Welche Fragen fehlen?

Das Problem

«Wir haben ein Backup», sagt der Geschäftsführer. Auf Nachfrage: Es läuft nachts auf eine externe Festplatte, die im selben Büro steht. Ob die letzte Sicherung funktioniert hat, weiss niemand genau. Und was passiert, wenn der Server ausfällt oder ein Schadprogramm die Dateien verschlüsselt, hat nie jemand getestet.

Diese Situation ist verbreitet. Viele Betriebe sichern, aber wenige prüfen, ob die Sicherung im Ernstfall hilft. Dabei zeigt sich der Wert eines Backups erst bei der Wiederherstellung: Sind alle wichtigen Daten dabei? Wie lange dauert es, bis der Betrieb wieder läuft? Wer weiss, wie es geht? Und ist die Sicherung auch geschützt, wenn ein Angriff das ganze Netz erfasst?

Eine Durchsicht Ihres Sicherungsplans mit einer guten Fragenliste deckt Lücken früh auf. KI kann helfen, die richtigen Fragen zu stellen. Die Antworten liefert Ihre IT, und der Test der Wiederherstellung ersetzt keine KI.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Beschreiben Sie, was Sie haben. In einfachen Worten: Welche Daten und Systeme werden gesichert? Wohin? Wie oft? Wie lange werden Sicherungen aufbewahrt? Wer ist verantwortlich?
2. Listen Sie, was wichtig ist. Welche Daten brauchen Sie, damit der Betrieb weiterlaufen kann? Buchhaltung, Kundendaten, Pläne, E-Mails, Konfigurationen. Priorisieren Sie.
3. Klären Sie zwei Zeitgrössen. Wie lange darf ein Ausfall höchstens dauern? Wie viel Datenverlust ist verkraftbar (die Arbeit eines Tages, einer Stunde)? Fachleute nennen das Wiederanlaufzeit und Datenverlustfenster.
4. Lassen Sie die KI Fragen stellen. Mit dem Auftrag unten erhalten Sie eine Liste von Fragen zu Lücken, die Sie mit der IT klären.
5. Prüfen Sie die Faustregel «3-2-1». Drei Kopien der Daten, auf zwei verschiedenen Medien, davon eine an einem anderen Ort und idealerweise vom Netz getrennt. Das ist eine verbreitete Empfehlung, kein Gesetz.
6. Testen Sie die Wiederherstellung. Stellen Sie eine einzelne Datei und, wenn möglich, ein ganzes System probeweise wieder her. Messen Sie die Zeit und notieren Sie Probleme.
7. Halten Sie den Ablauf schriftlich fest. Wer macht was, in welcher Reihenfolge, mit welchen Zugängen (im Passwortmanager)? Die Anleitung muss auch ohne Spezialistin verständlich sein.
8. Planen Sie regelmässige Kontrollen. Monatlich prüfen, ob Sicherungen laufen. Mindestens einmal pro Jahr einen Wiederherstellungstest.

Vorlage zum Kopieren

Beschreiben Sie Ihre Sicherung allgemein, ohne Zugangsdaten und interne Adressen.

Ich möchte den Backup-Plan eines Schweizer KMU ([Branche], [Anzahl] Mitarbeitende) auf Lücken prüfen. Beschreibung der heutigen Sicherung (ohne Zugangsdaten): [z. B. Dateiserver wird täglich nachts auf eine externe Festplatte gesichert, E-Mail liegt beim Anbieter, Buchhaltung in der Cloud, Arbeitsplatzrechner nicht gesichert]. Verantwortliche: [Funktion].
Aufgaben: 1. Erstelle eine Liste von 20 Fragen zu Umfang (was wird gesichert, was nicht?), Ort (wo liegen die Kopien?), Häufigkeit, Aufbewahrung, Verschlüsselung, Schutz vor Schadprogrammen (zum Beispiel getrennte Kopie), Wiederherstellung (wer, wie lange, wie getestet?), Zuständigkeit und Vertretung. 2. Ordne die Fragen nach Dringlichkeit. 3. Nenne drei Beispiele für Lücken, die in kleinen Betrieben häufig vorkommen, ohne zu behaupten, dass sie bei uns bestehen. 4. Schlage einen einfachen Test der Wiederherstellung vor, den wir selbst durchführen können.
Gib keine Produktempfehlungen und keine Anleitungen zu Konfigurationen ab. Weise darauf hin, dass die IT-Verantwortliche die Antworten klärt.

Beantworten Sie die Fragen gemeinsam mit Ihrer IT oder Ihrem IT-Partner.

Fragen zur Prüfung des Backup-Plans

Worauf Sie achten müssen

• Test ist unersetzlich: Die KI kann Fragen stellen, aber sie kann nicht prüfen, ob Ihre Sicherung funktioniert. Das tun nur Sie mit einer echten Wiederherstellung.
• Schutz vor Erpressungsprogrammen: Angreifer verschlüsseln oft auch erreichbare Backups. Kopien, die vom Netz getrennt oder unveränderbar sind, helfen. Hinweise bietet das NCSC.
• Zugangsdaten: Sicherungen enthalten alle Daten, also auch Vertrauliches. Verschlüsseln Sie sie und schützen Sie die Zugänge. Zugangsdaten gehören nicht in KI-Werkzeuge.
• Datenschutz und Aufbewahrung: Sicherungen enthalten Personendaten. Klären Sie, wie lange sie aufbewahrt werden und wie gelöschte Daten behandelt werden.
• Cloud ist kein Backup: Dateien in einem Cloud-Dienst sind nicht automatisch gesichert. Klären Sie, was der Anbieter sichert und was nicht.
• Verantwortung bleibt bei Ihnen: Auch wenn ein Partner das Backup betreibt, sollten Sie die Wiederherstellung regelmässig mit ihm testen.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Ein Notariatsbüro in Liestal mit zehn Mitarbeitenden sichert seine Daten nachts auf ein NAS im Büro.

Vorher: Die Inhaberin meint, damit sei alles abgedeckt. Beim Gespräch mit dem IT-Partner zeigt sich: Das NAS steht neben dem Server, E-Mails liegen nur beim Anbieter, und die Wiederherstellung wurde nie getestet. Bei einem Wasserschaden wären beide Geräte betroffen.

Nachher: Mit einer Fragenliste klären Inhaberin und Partner die Lücken. Sie ergänzen eine verschlüsselte Kopie an einem zweiten Ort, testen die Wiederherstellung einer Akte und eines Laufwerks und tragen einen jährlichen Test in den Kalender ein. Die Inhaberin weiss nun, wie lange eine Wiederherstellung dauert.

So hilft Ihnen Alpasana

Wer Checklisten und Fragenkataloge mit KI vorbereiten lernen möchte, findet bei absofort KI-Kurse für konkrete Arbeitsaufgaben Angebote zu Projektmanagement, Bürokommunikation, Excel und betrieblichen KI-Richtlinien, ausserdem zu Phishing und Deepfakes. Praxisaufgaben, KI-Lerncoach und verifizierbarer Abschluss sind beschrieben.

IT-Betrieb und Backup-Technik sind nicht Kursinhalt.

Häufige Fragen

Wie oft sollte ich die Wiederherstellung testen?

Mindestens einmal pro Jahr, bei wichtigen Systemen häufiger. Beginnen Sie mit einzelnen Dateien, und testen Sie zusätzlich die Wiederherstellung eines ganzen Systems, wenn es möglich ist.

Ist ein Backup in der Cloud sicher genug?

Das hängt vom Anbieter, den Einstellungen und dem Schutz der Zugänge ab. Klären Sie, wo die Daten liegen, wie sie verschlüsselt sind und wer darauf zugreifen darf. Prüfen Sie auch den Datenschutz.

Kann die KI mein Backup konfigurieren?

Sie kann Fragen und Erklärungen liefern, aber die Konfiguration gehört in die Hände Ihrer IT. Fehler bei der Einrichtung bemerkt man oft erst im Ernstfall.