KI-Wissen im Team sichern, bevor Mitarbeitende gehen

Das Problem

Im Büro gibt es eine Kollegin, die mit KI wahre Wunder wirkt: Ihre Offerten sind in Minuten fertig, die Protokolle sauber. Doch niemand weiss genau, wie sie das macht. Ihre Anweisungen an die KI, die «Prompts», stehen in ihrem privaten Verlauf.

Dann kündigt sie, wird pensioniert oder ist lange krank. Zurück bleibt eine Lücke. Das Team muss alles neu herausfinden, und die Qualität schwankt.

Das gilt nicht nur für Prompts. Auch Regeln wie «Diese Angaben geben wir nie ein» oder «Diese Prüfung machen wir immer» sind oft ungeschriebenes Wissen. Eine KI (ein Programm, das Texte versteht und schreibt) lässt sich zwar leicht nutzen, aber der gute Umgang damit ist Erfahrungswissen, das Sie bewusst sichern sollten.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Bestandsaufnahme machen: Fragen Sie im Team: Wofür nutzt ihr KI? Welche Anweisungen funktionieren gut? Welche Fehler sind schon passiert?
2. Ablage bestimmen: Wählen Sie einen Ort, den alle erreichen, zum Beispiel einen Ordner im Firmenlaufwerk, ein SharePoint oder eine Tabelle. Nicht das private Konto einer Person.
3. Eintragsformat festlegen: Jeder Eintrag hat Titel, Zweck, Prompt mit Platzhaltern, Beispielergebnis, Prüfhinweis und Ansprechperson.
4. Beste Prompts sammeln: Beginnen Sie mit fünf bis zehn Einträgen, die oft gebraucht werden. Qualität vor Menge.
5. Bereinigen: Entfernen Sie Namen, Kundendaten und andere vertrauliche Angaben aus den Beispielen.
6. Von der KI aufräumen lassen: Lassen Sie rohe Notizen zu einheitlichen Einträgen ordnen. Prüfen Sie das Ergebnis.
7. Verantwortliche festlegen: Eine Person pflegt die Sammlung und prüft neue Einträge, zum Beispiel einmal im Quartal.
8. Austritt einbeziehen: Nehmen Sie «KI-Arbeitsweisen übergeben» in Ihre Austrittscheckliste auf. Wenn Sie wissen, dass jemand geht, führen Sie ein kurzes Gespräch.
9. Nutzung fördern: Stellen Sie die Sammlung in Teamsitzungen vor und fragen Sie, was fehlt.

Vorlage zum Kopieren

Ich sammle bewährte KI-Anweisungen (Prompts) unseres Teams. Bringe meine Notiz in einen einheitlichen Eintrag. Deutsch (Schweiz).
Meine Notiz: [roher Prompt oder Beschreibung, ohne Namen und vertrauliche Angaben]
Erstelle: Titel, Zweck in einem Satz, den Prompt mit [Platzhaltern] statt konkreter Angaben, ein Beispiel der erwarteten Ausgabe in drei Zeilen, drei Prüfpunkte («Worauf achten, bevor ich das Ergebnis verwende?») und eine Warnung, falls der Prompt Daten enthält, die nicht in ein öffentliches Werkzeug gehören.
Verändere den Inhalt des Prompts nicht, ausser um Platzhalter einzusetzen, und erfinde keine Beispiele mit echten Personen.

Setzen Sie Ihre Notiz ein. Wiederholen Sie den Vorgang für jeden Prompt, damit alle Einträge gleich aufgebaut sind.

Worauf Sie achten müssen

• Datenschutz: In der Sammlung gehören keine Kundendaten, Passwörter oder Personendaten. Nur Platzhalter und neutrale Beispiele.
• Zugriff: Entscheiden Sie, wer lesen und wer ändern darf. Nicht jeder Prompt sollte für alle änderbar sein.
• Veraltete Einträge: Werkzeuge und Regeln ändern sich. Ein Datum und ein Prüfintervall verhindern, dass Altes weiterverwendet wird.
• Private Konten: Wenn Mitarbeitende ihre Prompts nur in privaten KI-Konten haben, kann der Betrieb sie beim Austritt nicht mehr sichern. Klären Sie das vorab.
• Qualitätsprüfung: Ein Prompt, der bei einer Person gut klappt, muss nicht bei allen funktionieren. Lassen Sie neue Einträge von einer zweiten Person ausprobieren.
• Freiwilligkeit: Wissen teilt man leichter, wenn es anerkannt wird. Danken Sie denen, die beitragen.
• Grenzen der Dokumentation: Ein Prompt ersetzt nicht das Urteilsvermögen. Halten Sie auch fest, wann man die KI besser nicht nutzt.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Eine Sachbearbeiterin in einer Immobilienverwaltung in Zug geht nach 22 Jahren in Pension. Sie hat sich mit der KI eigene Vorlagen für Mieterbriefe und Abrechnungen erarbeitet.

Vorher: Ihre Nachfolgerin findet nur Word-Dateien. Wie die Briefe entstanden, weiss niemand.

Nachher: Drei Monate vor der Pensionierung setzt sie sich mit der Nachfolgerin zusammen. Sie sammeln acht Prompts, die KI bringt sie in ein einheitliches Format, und die Nachfolgerin probiert jeden mit einem Beispiel aus. Die Sammlung liegt im Teamlaufwerk, und die Nachfolgerin pflegt sie weiter.

Wichtig war ihr, dass die Nachfolgerin nicht nur die Prompts bekommt, sondern auch versteht, warum sie so formuliert sind. Zu jedem Eintrag schrieb sie deshalb einen Satz zur Erfahrung dahinter, etwa «Ohne die Angabe der Mietdauer wird der Ton zu streng». Solche Hinweise machen eine Sammlung wertvoll.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Sie KI im Betrieb nicht nur einzelnen Personen überlassen, sondern Arbeitsweisen und Regeln dokumentiert verankern möchten, hilft die KI-Beratung und digitale Transformation von Alpasana. Dazu gehören laut Leistungsbeschreibung Prozessaufnahme, Priorisierung und Umsetzungsplan sowie die Einführung mit Einsatzregeln und die Dokumentation.

Auch Weiterbildung lässt sich einbeziehen. Projekte werden individuell offeriert. Ergänzend lesen Sie KI-Nutzung im Team kennzeichnen.

Häufige Fragen

Wem gehören die Prompts, die Mitarbeitende im Beruf erarbeiten?

Das hängt von Arbeitsvertrag und Umständen ab. Klären Sie es mit der Geschäftsleitung und halten Sie die Regel in einer Richtlinie fest. Bei Unsicherheit hilft eine Rechtsberatung.

Wie viele Prompts braucht eine Sammlung?

Zu Beginn reichen fünf bis zehn. Eine kleine, gepflegte Sammlung wird mehr genutzt als eine grosse, unübersichtliche.

Soll ich auch Fehlschläge dokumentieren?

Ja, kurz. Ein Eintrag «Das hat nicht funktioniert, weil …» spart anderen Zeit. Das gilt auch für Grenzen: Aufgaben, bei denen die KI regelmässig falsch liegt.

Was, wenn jemand sein Wissen nicht teilen will?

Fragen Sie nach den Gründen. Oft steckt Sorge dahinter, unersetzlich zu sein oder nicht anerkannt zu werden. Anerkennung, klare Regeln und etwas Zeit für die Dokumentation helfen mehr als Druck.

Wie bringe ich die Sammlung in den Alltag?

Verlinken Sie sie dort, wo das Team arbeitet, und besprechen Sie jeden Monat einen neuen Eintrag. Auch Wie Sie KI-Nutzung im Team messen zeigt Wege, die Nutzung sichtbar zu machen.