Wissen bei Personalwechsel in der Verwaltung sichern

Das Problem

Die langjährige Mitarbeiterin der Einwohnerkontrolle geht in Pension. Sie kennt jeden Ablauf, weiss, welche Formulare gelten, wen man bei Sonderfällen anruft und was die Kollegen im Kanton schon einmal anders gehandhabt haben. Das alles steht nirgends. Ihre Nachfolgerin beginnt in vier Wochen und soll sofort einsatzbereit sein.

Solche Wechsel kommen in der Verwaltung ständig vor: Pensionierungen, Stellenwechsel, Mutterschaft, Langzeitabsenzen. Jedes Mal droht Wissensverlust. Der Aufwand, nach einem Abgang herauszufinden, wie etwas funktionierte, ist hoch. Fehler passieren, Fristen werden übersehen, und Bürgerinnen und Bürger spüren es.

Gute Übergaben sind planbar. Sie brauchen Zeit, einen Leitfaden und Disziplin. KI kann helfen, Gespräche und Notizen zu ordnen und daraus Anleitungen zu machen. Das Wissen selbst kommt aber von den Menschen, und sie müssen es prüfen.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Beginnen Sie früh. Mindestens drei Monate vor einem geplanten Abgang, bei Pensionierungen besser früher. Setzen Sie Zeitfenster fest, zum Beispiel zwei Stunden pro Woche.
2. Listen Sie Aufgaben und Abläufe auf. Alle wiederkehrenden Aufgaben, mit Häufigkeit und Zeitpunkt (täglich, monatlich, jährlich). Die scheidende Person geht ihren Kalender durch.
3. Halten Sie Fristen und Termine fest. Welche Fristen laufen im Jahresverlauf? Wer muss wann informiert werden? Siehe Wiederkehrende Fristen organisieren.
4. Sammeln Sie Ansprechpersonen. Interne und externe Kontakte mit Funktion und Anlass, nicht nur Namen. Prüfen Sie den Datenschutz.
5. Führen Sie Wissensgespräche. Die Nachfolgerin oder eine Drittperson stellt Fragen, die scheidende Person erzählt. Siehe Wissensinterview-Leitfaden. Notieren Sie Stichworte, keine Aufnahmen ohne Einverständnis.
6. Lassen Sie die KI Notizen ordnen. Aus bereinigten Stichworten entstehen Anleitungen und Checklisten. Die scheidende Person prüft jede davon.
7. Testen Sie die Anleitungen. Die Nachfolgerin führt eine Aufgabe nach der Anleitung aus, die scheidende Person schaut zu. Was fehlt?
8. Legen Sie die Unterlagen ab und pflegen Sie sie. An einem festen Ort, mit Verantwortlichen und Datum. Nach einem halben Jahr überarbeitet die Nachfolgerin sie mit ihren Erfahrungen.

Vorlage zum Kopieren

Geben Sie nur bereinigte Stichworte ein, ohne Namen von Bürgern und ohne vertrauliche Fallangaben.

Hilf mir, aus den folgenden Stichworten einer langjährigen Mitarbeiterin der Gemeindeverwaltung eine Arbeitsanleitung für ihre Nachfolgerin zu erstellen. Aufgabe: [z. B. Umzugsmeldungen bearbeiten]. Stichworte der Mitarbeiterin (bereinigt, ohne Personendaten): [Stichworte einfügen].
Erstelle: 1. eine Schritt-für-Schritt-Anleitung (nummeriert, kurze Sätze, Anrede «Sie»), 2. eine Checkliste mit Kästchen, 3. eine Liste von Sonderfällen und der Stelle, die dafür zuständig ist (nur wenn in den Stichworten genannt), 4. eine Liste von Fragen, die die scheidende Person noch klären sollte, weil die Stichworte unklar oder unvollständig sind.
Füge nichts hinzu, was nicht in den Stichworten steht. Erfinde keine Fristen, Gebühren, Zuständigkeiten oder Rechtsgrundlagen. Kennzeichne Unklares mit [prüfen].

Die scheidende Person prüft und ergänzt die Anleitung. Die KI darf kein Wissen erfinden.

Was bei einer Übergabe festgehalten wird

Worauf Sie achten müssen

• Datenschutz und Amtsgeheimnis: Anleitungen sollen keine Personendaten oder Falldetails enthalten. Das gilt besonders, wenn KI-Werkzeuge im Spiel sind. Hinweise bietet privatim.
• Zugänge und Passwörter gehören nicht in Anleitungen: Regeln Sie Zugriffe über die IT. Notieren Sie in der Anleitung nur, welche Systeme und Rechte nötig sind.
• Freiwilligkeit und Respekt: Wer geht, soll sich nicht überwacht fühlen. Erklären Sie, dass das Wissen für das Team gesichert wird.
• Richtigkeit prüfen: Aus Stichworten kann die KI falsche Zusammenhänge herstellen. Die scheidende Person bestätigt, nicht die Nachfolgerin allein.
• Aufnahmen nur mit Einverständnis: Gespräche aufzunehmen oder transkribieren zu lassen, braucht die Zustimmung. Klären Sie, wie die Daten gespeichert werden.
• Pflege nicht vergessen: Wissensdokumente veralten. Bestimmen Sie, wer sie aktuell hält, siehe Erfahrungswissen sichern.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Die Leiterin des Steueramts einer Gemeinde im Kanton Luzern geht nach 28 Jahren in Pension.

Vorher: Ihr Wissen steckt im Kopf und in unsortierten Ordnern. Die Nachfolgerin erhält einen halben Tag Einführung und viele Ordner. Im ersten Jahr treten Fehler bei Sonderfällen auf, und zwei Fristen werden knapp.

Nachher: Ein Jahr vor dem Abgang sprechen die Leiterin und ihre Nachfolgerin wöchentlich eine Stunde. Die Notizen ordnet die Nachfolgerin mit KI-Hilfe zu Anleitungen und einem Jahreskalender, die Leiterin prüft jede Seite. Eine Checkliste für Sonderfälle entsteht. Die Nachfolgerin testet die Anleitungen im Alltag, und die Verwaltung gewinnt Sicherheit.

So hilft Ihnen Alpasana

Die KI-Beratung und digitale Transformation von Alpasana unterstützt dabei, Prozesse aufzunehmen, digitale Workflows zu gestalten, Systeme und Schnittstellen zu konzipieren und die Umsetzung zu dokumentieren. Das hilft, Abläufe festzuhalten, damit sie nicht an einzelnen Personen hängen.

Projekte werden individuell offeriert. Verwaltungsrechtliche und datenschutzrechtliche Beratung ist nicht Teil der Beschreibung.

Häufige Fragen

Wie früh sollte die Übergabe beginnen?

So früh wie möglich, bei Pensionierungen mindestens ein halbes Jahr vorher. Bei kurzfristigen Wechseln konzentrieren Sie sich auf die kritischsten Aufgaben: Fristen, Kontakte, Sonderfälle.

Reicht ein Gespräch zum Abschied?

Nein. Wissen kommt in Situationen hervor. Besser sind mehrere kurze Gespräche an echten Aufgaben, bei denen die scheidende Person erzählt, was sie tut und warum.

Kann die KI das Gespräch aufnehmen und zusammenfassen?

Technisch ja, aber Aufnahmen brauchen Einverständnis, und die Inhalte können vertraulich sein. Prüfen Sie Datenschutz und Werkzeug vor dem Einsatz und besprechen Sie das mit der scheidenden Person.