KI-Schulungen dokumentieren: Vorlage für die Personalabteilung

Das Problem

Ihre Firma hat im letzten Jahr einige KI-Schulungen durchgeführt: eine Einführung für das Büroteam, einen Online-Kurs für die Vertriebsleute, einen Workshop für die Geschäftsleitung. Nun fragt jemand: «Wer wurde wann in welchem Thema geschult? Haben alle die Datenschutzregeln gehört? Gibt es einen Nachweis?» Die Antworten stecken in Mails, Teilnehmerlisten, Zertifikaten und in den Köpfen.

Ohne Dokumentation wissen Sie nicht, wer geschult ist und wer nicht. Neue Mitarbeitende rutschen durch, Auffrischungen werden vergessen, und bei Nachfragen von Kunden, Versicherern oder Prüfern fehlt der Beleg. Für Betriebe mit EU-Bezug kann der Nachweis zusätzlich bedeutsam sein.

Eine einfache Übersicht reicht. Sie zeigt, wer was gelernt hat, und hilft, Lücken zu schliessen. Wichtig ist ein klarer Zweck und ein sorgfältiger Umgang mit den Daten der Teilnehmenden.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Klären Sie den Zweck. Wofür dokumentieren Sie: Überblick im Betrieb, Nachweis für Kundinnen, Versicherung oder Behörden, Planung von Auffrischungen, Personalentwicklung? Der Zweck bestimmt Umfang und Aufbewahrung.

1. Prüfen Sie rechtliche Vorgaben. Der EU AI Act verlangt von Betreibern von KI-Systemen mit EU-Bezug, dass das Personal über ausreichende KI-Kompetenz verfügt (Art. 4). Ob und wie das auf Ihren Betrieb zutrifft und welcher Nachweis genügt, klären Sie im Einzelfall mit einer Fachperson; siehe Wer muss KI-Schulungen nachweisen?. Für rein schweizerische Sachverhalte ist die Lage im Einzelfall zu prüfen; verlassen Sie sich nicht auf allgemeine Aussagen.

1. Bestimmen Sie die Felder der Übersicht. Zum Beispiel: Name der Mitarbeitenden (oder Kennung), Funktion, Schulungstitel, Anbieter, Datum, Dauer, Inhalte (Stichworte), Form (Präsenz, online), Nachweis (Zertifikat, Teilnahmebestätigung, Testresultat), Auffrischung bis, Bemerkungen. Nur, was Sie wirklich brauchen.

1. Sammeln Sie die bisherigen Schulungen. Aus Mails, Teilnehmerlisten, Zertifikaten. Tragen Sie sie rückwirkend ein, mindestens für das letzte Jahr.

1. Ordnen Sie Inhalte nach Themen. Zum Beispiel Grundlagen, Datenschutz und Daten, Prüfen von Ergebnissen, betriebliche Regeln, Berufsrollenspezifisches. Dann sehen Sie, wo Lücken sind.

1. Hinterlegen Sie Nachweise. Zertifikate und Bestätigungen in einem geschützten Ordner, mit Verweis in der Übersicht. Prüfbare Nachweise mit ID oder öffentlicher Verifikation erleichtern die Bestätigung; siehe unten.

1. Legen Sie Zuständigkeit und Rhythmus fest. Wer pflegt die Übersicht (HR), wer meldet Schulungen (Vorgesetzte, Mitarbeitende)? Quartalsweise Aktualisierung, jährliche Auswertung.

1. Planen Sie Auffrischungen. Tools und Regeln ändern sich. Legen Sie fest, wann Schulungen aufgefrischt werden (zum Beispiel jährlich oder bei grossen Änderungen) und setzen Sie Erinnerungen.

1. Verwenden Sie KI nur datensparsam. Zum Beispiel für Vorlagen, Checklisten oder Auswertungen von anonymisierten Zahlen. Keine Personenlisten in öffentliche KI-Dienste. Siehe Personaldaten in KI-Tools.

1. Informieren Sie die Mitarbeitenden. Sagen Sie, was Sie erfassen, wozu, wer zugreift und wie lange. Transparenz schafft Vertrauen.

Beispiel einer Übersicht (Auszug):

Vorlage zum Kopieren

Mit diesem Prompt erstellen Sie eine Vorlage. Fügen Sie keine echten Personendaten ein.

Du hilfst einer Personalabteilung in einem Schweizer KMU ([Branche, Grösse]) bei der Dokumentation von KI-Schulungen. Deutsch (Schweiz).
Zweck der Dokumentation: [Überblick / Nachweis für Kunden und Versicherung / Planung von Auffrischungen].
Erstelle: 1. eine Tabellenvorlage mit sinnvollen Feldern (mit Hinweis, welche Felder zwingend nötig und welche freiwillig sind, Datenminimierung beachten),
2. eine Checkliste, wie ich vorhandene Nachweise sammle und ordne,
3. eine Kategorisierung der Schulungsinhalte (Grundlagen, Datenschutz, Prüfen von Ergebnissen, betriebliche Regeln, rollenspezifisch),
4. einen kurzen Informationstext für Mitarbeitende, was erfasst wird, wozu, wer Zugriff hat (höchstens 120 Wörter, mit Platzhalter für Aufbewahrungsdauer),
5. eine Liste von Fragen, die ich mit einer Fachperson zu Pflichten und Aufbewahrung klären muss (EU AI Act bei EU-Bezug, Datenschutz).
Behaupte keine gesetzlichen Pflichten oder Fristen, die du nicht sicher kennst.

Lassen Sie den Informationstext und die Aufbewahrungsfristen von einer Fachperson oder der Datenschutzverantwortlichen bestätigen.

Worauf Sie achten müssen

• Datenschutz der Teilnehmenden. Schulungsdaten sind Personendaten. Erfassen Sie nur das Nötige, schützen Sie den Zugriff und löschen Sie, wenn der Zweck entfällt. Hinweise bietet der EDÖB; die Aufbewahrungsdauer klären Sie im Einzelfall.
• Nachweis ist nicht Kompetenz. Eine Teilnahmebestätigung belegt Teilnahme. Prüfen Sie im Alltag, ob das Gelernte angewendet wird; siehe Lernfortschritt prüfen.
• Rechtslage prüfen. Pflichten zur KI-Kompetenz und Dokumentation können sich nach Land und Anwendung unterscheiden. Verlassen Sie sich nicht auf allgemeine Angaben; klären Sie Ihre Lage im Einzelfall.
• Fälschbare Nachweise. Einfache PDFs oder Bestätigungen lassen sich leicht verändern. Ein Nachweis mit eindeutiger ID und Prüfmöglichkeit ist verlässlicher.
• Keine Überwachung. Die Übersicht dient der Planung, nicht der Kontrolle einzelner Personen. Kommunizieren Sie das.
• Aktualität. Eine Übersicht, die nicht gepflegt wird, ist wertlos. Legen Sie Zuständigkeit und Rhythmus fest.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Eine Immobilienverwaltung in Zürich mit 35 Angestellten hat im Lauf des Jahres drei KI-Schulungen durchgeführt. Der Geschäftsführer fragt nach dem Stand, weil ein Grosskunde nach «KI-Regeln und Schulung» fragt.

Vorher: Niemand weiss, wer geschult ist. Nachher: Die Personalverantwortliche trägt in eine Tabelle Schulung, Datum, Teilnehmende (mit Kennung) und Nachweis ein. Sie sieht, dass sieben neue Mitarbeitende noch keine Einführung hatten, plant diese und hinterlegt die Zertifikate geschützt. Dem Kunden kann der Geschäftsführer erklären, welche Schulungen stattfanden, und was als Nächstes geplant ist. Eine Auffrischung ist für das nächste Jahr terminiert.

So hilft Ihnen Alpasana

Für einen geordneten Schulungsnachweis pro Person gibt es den Kurs Linup: KI sicher am Arbeitsplatz. Laut Angebotsseite besteht er aus acht Modulen mit Quiz, behandelt den Umgang mit Daten, die Prüfung von KI-Ergebnissen und das Erkennen von Betrugsversuchen, und stellt ein privates Zertifikat mit QR-Code und öffentlicher Verifikation aus. Beschrieben sind eine Nachweismappe mit Curriculum, Abschlussdatum, Ergebnis, Zertifikats-ID, Rollenbezug und Zeitstempeln sowie Teameinladungen, automatische Erinnerungen, ein Fortschrittsdashboard und ein Firmen-Rapport als PDF. Der Kurs läuft laut eigener Angebotsseite derzeit auf Deutsch.

Der Kurs liefert Nachweise für eine Schulung. Ihre eigene Dokumentation und die Prüfung der rechtlichen Anforderungen bleiben bei Ihnen. Mehr zur Organisation von Nachweisen: KI-Schulungsnachweise organisieren.

Häufige Fragen

Muss ich KI-Schulungen dokumentieren?

Das hängt von Ihrer Situation ab, besonders bei EU-Bezug. Unabhängig davon ist eine einfache Dokumentation für den Überblick hilfreich. Klären Sie Pflichten im Einzelfall mit einer Fachperson.

Wie lange bewahre ich die Nachweise auf?

So lange, wie der Zweck es verlangt, nicht länger als nötig. Konkrete Fristen klären Sie mit der Datenschutzverantwortlichen oder einer Fachperson.

Reicht eine Teilnehmerliste?

Als Grundlage ja. Ein überprüfbarer Nachweis pro Person mit Datum und Inhalt ist aussagekräftiger.

Wer soll die Übersicht führen?

Die Personalabteilung oder eine benannte Verantwortliche, mit Stellvertretung. Führungskräfte melden Schulungen ihrer Teams.