Ausschreibung lesen: Anforderungen mit KI herausarbeiten

Das Problem

Eine Gemeinde schreibt einen Auftrag aus, oder ein Grosskunde verschickt eine Anfrage mit 60 Seiten Unterlagen: Leistungsbeschrieb, Bedingungen, Eignungskriterien, Formulare, Anhänge. Der Vertriebsleiter hat zwei Tage Zeit, um zu entscheiden: Machen wir eine Offerte, oder lassen wir es bleiben?

Wer sich in die Unterlagen vertieft, braucht Stunden. Wer sie überfliegt, übersieht leicht etwas, zum Beispiel, dass ein Referenzprojekt einer bestimmten Grösse verlangt wird oder dass die Offerte bis zu einer bestimmten Uhrzeit eingereicht sein muss. In Ausschreibungen können solche Formfehler zum Ausschluss führen, auch wenn das Angebot inhaltlich überzeugt.

Eine KI kann bei der ersten Durchsicht helfen: Sie liest den Text und sucht systematisch nach Anforderungen, Fristen und Nachweisen. Das ergibt in Minuten eine Checkliste. Wichtig ist: Die KI kann etwas übersehen oder falsch zusammenfassen. Verbindlich ist immer das Originaldokument.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Unterlagen vollständig beschaffen. Laden Sie alle Dokumente herunter, auch Anhänge, Formulare und Fragen-und-Antworten-Runden. Öffentliche Ausschreibungen finden Sie oft auf der Plattform simap.ch.

1. Vertraulichkeit klären. Sind die Unterlagen öffentlich oder vertraulich? Bei vertraulichen oder mit Geheimhaltung versehenen Dokumenten prüfen Sie zuerst, ob ein KI-Dienst zulässig ist.

1. Text vorbereiten. Arbeiten Sie dokumentweise und abschnittsweise. Sehr lange PDFs teilen Sie auf, sonst gehen Passagen verloren.

1. Checkliste erstellen lassen. Geben Sie den Text mit der Vorlage unten in die KI und lassen Sie Muss-Kriterien, Soll-Kriterien, Fristen, Formvorschriften und Nachweise auflisten, jeweils mit Fundstelle.

1. Fundstellen kontrollieren. Schlagen Sie jede gemeldete Anforderung im Original nach. Prüfen Sie besonders Muss-Kriterien, Fristen, Uhrzeiten und Einreichungsform.

1. Eigene Erfüllung bewerten. Gehen Sie die Liste mit dem Team durch: erfüllt, teilweise, nicht erfüllt, Nachweis vorhanden? Ein einziges nicht erfülltes Muss-Kriterium kann das Aus bedeuten.

1. Entscheid treffen. Offerte ja oder nein? Notieren Sie die Gründe. Wenn Sie anbieten, planen Sie die Arbeit rückwärts von der Frist.

1. Offene Fragen stellen. Wenn etwas unklar ist, nutzen Sie die offizielle Fragerunde der Ausschreibung. Fragen Sie nicht über andere Kanäle nach, wenn das Verfahren es nicht zulässt.

Vorlage zum Kopieren

Du unterstützt das Vertriebsteam eines Schweizer KMU bei der ersten Durchsicht einer Ausschreibung. Du verwendest nur den Text unten, erfindest nichts und bewertest nicht, ob wir den Auftrag gewinnen.

Auszug der Ausschreibungsunterlagen (Dokument: [Name], Seite [x–y]):
[Text einfügen]

Erstelle eine Tabelle mit diesen Spalten:
Nr. | Anforderung (kurz) | Muss oder Soll | Fundstelle (Dokument, Seite/Abschnitt) | Nachweis verlangt? | Wörtliches Zitat

Danach:
1. Liste alle Fristen und Termine (Eingabe, Fragen, Besichtigung, Zuschlag) mit Uhrzeit, falls genannt.
2. Liste geforderte Formulare, Anhänge und die Form der Einreichung.
3. Nenne Anforderungen, die unklar oder widersprüchlich formuliert sind.
4. Wenn du etwas nicht sicher zuordnen kannst, schreibe «unklar» statt zu raten.

Fügen Sie Abschnitt für Abschnitt ein und führen Sie die Tabellen zusammen; die wörtlichen Zitate machen die Kontrolle schnell.

Worauf Sie achten müssen

• Übersehene Passagen: Bei langen Dokumenten kann die KI Abschnitte auslassen oder Anhänge nicht beachten. Prüfen Sie das Inhaltsverzeichnis gegen Ihre Tabelle.
• Falsche Zusammenfassung: Aus «mindestens drei Referenzen» kann «drei Referenzen» werden, aus «bis 12 Uhr» ein «bis zum Abend». Prüfen Sie jedes Zitat.
• Rechtliche Wirkung: Ob eine Anforderung zwingend ist und welche Folgen ein Fehler hat, richtet sich nach den Ausschreibungsbedingungen und dem anwendbaren Recht. Klären Sie das im Zweifel mit einer Fachperson oder der Vergabestelle.
• Vertraulichkeit: Ausschreibungsunterlagen können Geheimhaltungspflichten enthalten. Geben Sie sie nur in zulässige Werkzeuge ein. Siehe Welche Daten gehören nicht in eine KI?.
• Eigene Zahlen nicht erfinden: Referenzen, Zertifikate und Kapazitäten tragen Sie nur ein, wenn sie belegt sind. Die KI darf nichts «ergänzen».
• Zeitplanung: Die KI beschleunigt die Durchsicht, aber das Erstellen der Offerte braucht trotzdem Zeit. Planen Sie rückwärts von der Frist.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Eine Firma für Gebäudeautomation in Aarau erhält eine Ausschreibung einer Gemeinde für die Erneuerung der Steuerung in drei Schulhäusern. Die Unterlagen umfassen 48 Seiten. Der Vertriebsleiter lässt die KI Kapitel für Kapitel die Anforderungen in eine Tabelle übertragen.

Beim Abgleich zeigt sich: Zwei Muss-Kriterien betreffen Referenzen aus den letzten Jahren in Gebäuden einer bestimmten Grösse. Die Firma hat nur eine passende Referenz, und für die zweite wäre ein Partner nötig. Die Frist für Fragen läuft in drei Tagen ab. Der Vertriebsleiter nutzt die Fragerunde, um zu klären, ob ein Partner als Nachweis gelten darf.

Die Antwort der Vergabestelle fällt positiv aus, und die Firma bietet an. Vorher hätte sie die Unterlagen erst nach Tagen gelesen und die Frist verpasst. Für die strukturierte Antwort hilft Antwortmatrix zur Ausschreibung erstellen.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Sie lernen möchten, wie Sie mit KI Dokumente systematisch auswerten und Ergebnisse prüfen, bietet absofort Kurse zu konkreten Arbeitsaufgaben an. Auf der Seite KI und IT für konkrete Arbeitsaufgaben sind unter anderem Vertrieb, Einkauf, Projektmanagement und Qualitätsprüfung beschrieben.

Die Kurse sind online und mit Praxisaufgaben aufgebaut. Rechtsberatung zu Vergabeverfahren gehört nicht dazu.

Häufige Fragen

Kann die KI entscheiden, ob wir anbieten sollen?

Nein. Sie liefert die Liste der Anforderungen. Ob Sie sie erfüllen und ob sich der Aufwand lohnt, beurteilt Ihr Team mit Blick auf Kapazität, Risiko und Strategie.

Was, wenn die Unterlagen in mehreren Sprachen vorliegen?

Arbeiten Sie mit der Fassung, die als massgebend gilt, und prüfen Sie Übersetzungen nicht blind. Bei Abweichungen fragen Sie bei der Vergabestelle nach.

Dürfen wir Ausschreibungsunterlagen öffentlich einsehbarer Plattformen in die KI geben?

Öffentliche Unterlagen sind unkritischer als vertrauliche. Beachten Sie aber trotzdem interne Regeln und lassen Sie eigene Angaben wie Preise und Kundendaten aus der Anfrage heraus.